Serie Olivares efectivos (VIII), Proyectos

“Mi misión es hacer de este mundo un lugar donde no hay problemas, sólo proyectos” — David Allen

Con esta entrada nos adentramos en el primero de los niveles operativos de perspectiva, los proyectos. Su propia denominación hace que los recién llegados a GTD tengan problemas de concepto por las acepciones de este término en otros ámbitos de la vida.

Algunas definiciones de proyecto

Según la RAE:

• Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia.
  Designio o pensamiento de ejecutar algo.
• Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería.
• Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.

Como vemos, estas definiciones son un tanto abstractas e imprecisas, por lo que nos ceñiremos al concepto que el maestro Allen define en “Organízate con eficacia”:

• Un proyecto en GTD es un resultado que requiere más de una acción para alcanzarse y que puede completarse en el plazo de un año.

Si analizamos esta definición, podemos sacar algunas conclusiones. Empecemos por el final:

• El horizonte temporal de un proyecto es, por término general, menor o igual a un año. Esto no es ley, pero si un proyecto se prolonga mucho más tiempo puede que estemos tratando un objetivo aunque, como he comentado, no es algo absoluto.
• Un proyecto se alcanza, se logra, no se hace ni se ejecuta.
• Todo proyecto en GTD debe tener, al menos, 2 siguientes acciones para poder completarse.
• Un proyecto es un resultado.

Tipología y clasificación

No existe una clasificación “oficial” para segmentar los proyectos según su tipología. El segmentarlos o no depende principalmente de la utilidad que nos reporte o del tratamiento que debamos darle; así, es muy común utilizar criterios como áreas de responsabilidad (personales, laborales, familiares) o estado del proyecto (activos, delegados, inactivos).

Personalmente, como veremos más adelante, yo no utilizo ninguna clasificación. Mi lista de proyectos es eso, un listado de todos los resultados que quiero alcanzar en un año.

Hay dos salvedades a las afirmaciones que acabo de hacer:

1. Cuando es necesaria la Planificación Natural de Proyectos (PNP).
2. Cuando los proyectos son tan complejos o tienen un volumen tal que es necesario fragmentarlos en subproyectos.

Existe un criterio de segmentación que distingue los proyectos entre evidentes/no evidentes o simples/complejos o autogestionados/no autogestionados. Según este criterio, existen proyectos (evidentes) cuya siguiente próxima acción es fácilmente imaginable una vez completada la anterior; son la mayor parte de ellos. Sin embargo, existen otros en los que nos cuesta mucho más identificar el siguiente paso, se nos hace bola, y tenemos que acudir a un potente modelo (PNP) para resolver nuestro problema.

No voy a tratar la PNP en esta entrada, sólo deciros que con independencia del tipo de proyecto que sea, va a mi lista de proyectos como uno más. Para el que quiera profundizar más sobre el tema, le dejo dos enlaces al podcast:
– Episodio 54
– Episodio 79

La segunda excepción es cuando un proyecto tiene una complejidad o volumen tales que hay que atomizarlo en subproyectos. El tratamiento que le doy es incluir el proyecto padre/madre en mi lista de proyectos y anidar los subproyectos bajo la raíz. Con este tratamiento consigo tener a la vista tanto el proyecto principal como sus derivadas durante la revisión semanal o en el momento que tenga la necesidad de consultarlo.

Utilidad de la lista de proyectos

Tener un listado con los resultados que quieres alcanzar en el plazo máximo de un año tiene tres utilidades principales:

• Tomar consciencia de los frentes que tienes abiertos y del estado de avance de los mismos.
• Evaluar el grado de implicación con tus áreas de responsabilidad.
• Servir de disparador de capturas.

Las tres utilidades mencionadas se hacen efectivas durante la revisión semanal que es, salvo contras excepciones, cuando acudimos a nuestro inventario de “frentes abiertos” para evaluar y revaluar es estado actual de cada uno de ellos.

Por último, pero no por ello menos importante, incidir en la idea de que nuestra lista de proyectos contiene un inventario de los recordatorios de los resultados que queremos alcanzar en el corto plazo, por lo que un proyecto no es un “contenedor” de próximas acciones.

Mi lista de proyectos

Llegada la hora de la verdad, siento mucho desilusionaros con mi tratamiento de los proyectos. Tengo una lista única, sin segmentación alguna y son minoría los proyectos que tengan subproyectos anidados dentro de mi lista. En el pasado utilicé la segmentación por área de responsabilidad con el convencimiento de que durante la revisión consumiría menos exigencia mental el no tener que ir saltando de una área a otra, pero no me resultó de utilidad.

Con respecto al número, como mi sistema está vivo, y durante la recolección diría que muy vivo, el volumen es muy variable, pues cada día consigo lograr algunos y otros nuevos aparecen… entre 50 y 150 son los números en los que me muevo. Comentar también que el uso de Checklist de procesos ha menguado considerablemente mi lista de proyectos, pero ese es un mundo que no voy a afrontar en esta serie.

El tratamiento que doy al material de apoyo es muy sencillo también. Dentro de un directorio específico para el mismo incluyo una carpeta con el nombre del proyecto (a veces simplificado) y dentro guardo lo necesario para el proyecto. Ni todos los proyectos necesitan material de apoyo ni tengo enlazadas estas carpetas a mi sistema de listas en modo alguno. Cada revisión semanal reviso por encima esta carpeta y, cuando logro alcanzar el resultado su contenido va al archivo de referencia o a la papelera.

Termino hablando de la forma de enunciar los proyectos. Al igual que en las próximas acciones, la redacción es algo fundamental y signo de madurez en el uso del sistema. Procuro no escatimar en la descripción de lo que quiero conseguir y quién intervendrá en ello y lo formulo como si ya lo hubiese logrado. Se trata de que, mediante un buen aclarado, a la hora e revisar no haya el menor resquicio para la duda en el desempeño que nos hemos propuesto; y si además el verlo como si hubiésemos alcanzado el éxito nos motiva, pues mejor que mejor.

Espero que os haya resultado de utilidad el uso que hago de los proyectos. Vamos llegando al final y en la siguiente entrada nos mancharemos los pies de barro. ¿Os animáis?

¿Quieres leer más? Continúa con la serie:
– Serie Olivares efectivos (I), Declaración de intenciones
– Serie Olivares efectivos (II), Un poco de historia
– Serie Olivares efectivos (III), El Propósito
– Serie Olivares efectivos (IV), Los Principios
– Serie Olivares efectivos (V), La Visión
– Serie Olivares efectivos (VI), Metas y Objetivos
– Serie Olivares efectivos (VII), Áreas de Responsabilidad
– Serie Olivares efectivos (VIII), Proyectos
– Serie Olivares efectivos (IX), Siguientes Acciones