Serie Olivares efectivos (IX), Siguientes Acciones

Francisco de Paula

nihil difficile volenti

Afrontamos, en esta última entrada de la serie, el último nivel operativo de la perspectiva, las siguientes acciones. Bajemos al barro porque aquí se desarrolla el día a día del usuario de GTD, donde damos los pequeños pasos que nos acercan a los horizontes superiores.

Las Siguientes Acciones y los Contextos

Por definición, una siguiente acción es “toda actividad física, concreta, visible y orientada a la consecución de un resultado que realizamos en un contexto y en una unidad de tiempo determinados”. En multitud de blogs podemos encontrar desgranada esta definición, por lo que voy a intentar dar un giro a la misma para tomar un poco de altura sobre este concepto.

Para tener una siguiente acción en nuestro sistema, hemos tenido que realizar una captura mediante una herramienta elegida para tal fin o dicha captura se ha realizado de forma automática. Dicha captura ha ido a parar a una de nuestras bandejas de entrada. Cuando hemos acudido a aclarar estas bandejas de entrada, tras preguntarnos qué significa para nosotros esta captura, hemos decidido que requiere acción por nuestra parte y ¡por fin! Podemos decir que estamos ante una siguiente acción.

Dependiendo de la decisión que tomemos con respecto a la misma, esta siguiente acción irá a una lista de nuestro sistema, a otra o no irá a ninguna.

Ejemplos de Siguientes Acciones y listas

Decidimos qué ejecutar esta siguiente acción nos va a llevar menos tiempo que terminar de aclararla (regla de los 2 minutos). Ejecutamos y fin del asunto.
Decidimos que lo ideal es que otra persona ejecute esta siguiente acción por nosotros, es decir, la delegamos. Generaríamos, en mi caso, una nueva captura con el recordatorio de la acción de delegar propiamente dicha y la siguiente acción original iría a una lista “A la espera”.
Decidimos que nosotros tendremos que ejecutar personalmente esta siguiente acción. Si tenemos que hacerlo en una fecha concreta iría a la lista “calendario”, si no la ejecutaremos “lo antes posible”.
Si hemos decidido que habrá que ejecutar la siguiente acción “lo antes posible” tenemos que preguntarnos que factor limitante podemos encontrarnos a la hora de la ejecución (personas, herramientas o lugares) y en función del mismo incluiremos nuestra siguiente acción en su lista de contexto correspondiente.

Mis listas de siguientes acciones

El maravilloso mundo de los contextos es, bajo mi punto de vista, una de las grandes fortalezas de la metodología. Una herramienta lógica, flexible y personalizable que nos va a permitir adecuar el sistema a nuestra realidad actual, dotándolo de un criterio de ordenación homogéneo que nos facilite la ejecución de siguientes acciones y, por tanto, el avance de nuestros proyectos y desarrollo de áreas de responsabilidad, la consecución de nuestros objetivos, la materialización de nuestra visión y, por último, el acercamiento al alcance de nuestro propósito.

Muchas opiniones tachan la metodología como obsoleta precisamente por el uso que el maestro Allen propone de los contextos atendiendo al uso de herramientas, personas o lugares como factor limitante a la hora de ejecutar. En un tiempo donde las aplicaciones son nuestra caja de herramientas, donde nos movemos entre entornos virtuales y físicos, cada persona y sus circunstancias deberá, en función de las mismas, aplicar este concepto “limitante” de forma que le aporte el mayor valor para el fin último, que no es otro que facilitar la toma de decisiones a la hora de elegir qué ejecutar, siendo la toma de decisiones un concepto atemporal que, tengo la esperanza, la tecnología no va a sustituir en su naturaleza ni especie.

Como podréis imaginar, mis contextos han ido cambiando según mis necesidades lo han ido requiriendo y seguirá haciéndolo.

Ejemplos de mis listas de Siguientes Acciones

A fecha de hoy, mi sistema consta de las siguientes listas de próximas acciones:

Calendario: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones que han de ejecutarse en una fecha concreta o en una fecha y a una hora concreta.
Ordenador: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones que para ejecutarse requieren del uso del ordenador, ya sea el Macbook o el iMac.
Casa: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones que para ejecutarse requieren que me encuentre físicamente en casa. Aquí podemos encontrar tanto arreglos que tengo que hacer en la cocina, como documentos que tengo que imprimir (la impresora la tengo en el despacho de casa) o trabajos que tengo que realizar en el iMac y que no puedo realizar en el Macbook. ¿Por qué no tengo un contexto despacho? Porque el volumen de recordatorios no es tan elevado como para incorporar otra lista. Recordemos que el maestro Allen propone utilizar todos los contextos necesarios, pero los mínimos posibles.
Recados: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones que tengo que llevar a cabo en cualquier ubicación física que no sea mi casa.
Agendas: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones para las que necesito interactuar física o telemáticamente con otra persona o colectivo. Esta lista está atomizada en varias (General, papá, mi mujer, mi encargado y Aprendiendo GTD).
Comunicaciones: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones en las que tengo que utilizar una herramienta (teléfono, mail, redes sociales) para dirigirme a una persona o colectivo.
A la espera: Contiene los recordatorios de las siguientes acciones que he delegado a terceros, con las fechas en que se ha producido la delegación y actuaciones de reclamación de lo delegado. Esta lista la reviso semanalmente durante la revisión, pero tengo una lista “A la espera” específica para mi encargado que reviso cada día.

Otras listas

Existen otros lugares en mi sistema que contienen Siguientes Acciones, como son los Checklists activos, que no vamos a ver en esta serie por contener elementos de distinta naturaleza.

También cohabitan en mi sistema otras listas consecuencia de haber decidido en el aclarado que la captura no requiere acción por mi parte en este momento. Hablamos de los elementos incubados. Actualmente tengo tres tipos de listas:

Archivo de seguimiento: Posibilidades a evaluar cuándo llegue una fecha determinada. Están integrados en mi herramienta de calendario.
Lista algún día/Tal vez: Contiene las posibilidades que quiero volver a revaluar en un futuro. La reviso semanalmente, por lo que procuro mantener un volumen manejable.
Listas “Ad Hoc”: Contiene listas del tipo “libros para leer”, “Gadgets que comprar”, “Apps que probar” que no son mas que listados de posibilidades segmentados por su naturaleza.

Epílogo

Comentaba allá por el mes de febrero que mi intención no era dar clases magistrales de nada, sino mostrar cómo manejo los distintos niveles de perspectiva en la práctica con el fin de que sirvieran para que otras personas pudiesen “aterrizar los suyos”. Quería demostrar, así mismo, que si un simple agricultor que tiene el atrevimiento de exponer sus gadgets a las inclemencias meteorológicas del medio rural es capaz de capturar, aclarar, organizar, ejecutar y revisar en medio del campo sin cobertura, cualquiera puede hacerlo.

GTD es para todo el mundo

Para todo el mundo que adquiera el compromiso de seguir el siempre difícil camino de desarrollar unos hábitos para dominar la metodología y disfrutar con ello de una vida mejor.

Ha sido un camino reconfortante para mí por haber podido compartir todas estas intimidades imperfectas con vosotros. Espero de corazón que os haya resultado de utilidad. Ruego me perdonéis los errores metodológicos, los retrasos en las entregas y los numerosos fallos que seguro he cometido en el desarrollo de esta serie. Quedo a vuestra disposición para cualquier duda, consulta o comentario que tengáis a bien plantearme.
¡Un placer!

PD.- Con toda la buena intención del mundo no os he hablado en esta estrada de aplicaciones de gestión de recordatorios. Como comenté al inicio de la serie, todos cambiamos y evolucionamos. Y mi sistema no iba a ser menos. Durante esta travesía que hemos recorrido juntos por los distintos niveles de perspectiva, he usado distintas aplicaciones para la gestión de mis recordatorios. Omnifocus, Things, Recordatorios de Apple y Google Keep han sido algunas de las Apps con las que me he peleado a lo largo de este tiempo. Una pelea apasionante, a veces desesperante y a veces reconfortante, pero siempre entretenida. Ampliaré esta cuestión próximamente.