Mi sistema GTD® en el entorno Apple
- Declaración de intenciones
- Herramientas
- Capturando
- El aclarado (parte I)
- El aclarado (parte II)
- Organizando: ¿Dónde lo pongo?
- Reflexionando: Las revisiones del sistema
- Ejecutar: ¡Haciendo con cabeza!
¡Hola amig@s! Hoy afrontamos el último paso para controlar el flujo de trabajo con GTD®, ¡ejecutar!
Según el maestro José Miguel Bolívar, ejecutar consiste en:
“Elegir con confianza qué hacer – y también qué no hacer – en cada momento”
Por tanto, en primer lugar vamos a decidir:
- Hacer el trabajo según surge.
- Dedicar tiempo a definir tu trabajo.
- Hacer el trabajo que ya has definido previamente.
Nos centraremos en este último tipo de trabajo, “Hacer el trabajo que ya has definido previamente”
Para hacer este trabajo tenemos que decidir sobre nuestras próximas acciones. Recordad que solamente podremos hacer algo con respecto a nuestras siguientes acciones, nuestros proyectos no se hacen, se alcanzan. Os dejo un en lace a un magnífico post al respecto del maestro Bolívar.
Para ello, tendremos que acudir al lugar de nuestro sistema donde se encuentran nuestras siguientes acciones, es decir, a nuestras listas de siguientes acciones y a nuestro calendario.
Como vimos en la entrada anterior, durante la revisión diaria echamos un ojo al calendario, donde tendremos las siguientes acciones que tenemos que hacer “si o si” hoy.
A continuación tendremos que decidir sobre nuestras siguientes acciones basándonos en lo que podemos hacer (contexto), cuánto tiempo tenemos, de cuanta energía disponemos y finalmente, por nuestras prioridades. Estos criterios se deben aplicar en este mismo orden.
El primer criterio es el contexto. Recordemos que los contextos son “lo que necesitas para poder completar una acción determinada”. Así mismo, contextos son las categorías organizativas (listas) donde tenemos organizados los recordatorios que requieren acción, que tenemos que hacer nosotros y que llevaría más de 2 minutos hacer. Pues poco mas que comentar, sólo tenemos que acudir a la lista correspondiente para encontrar un listado homogéneo de siguientes acciones que solamente podremos ejecutar haciendo uso de una herramienta, estando en una ubicación o con una determinada persona. Muy bien, supongamos que tengamos entre 10 y 25 siguientes acciones… ¿cuál elegimos?
Aquí entra en juego el segundo criterio, el tiempo del que disponemos. Más o menos podemos dilucidar que siguientes acciones nos llevarán más o menos tiempo completar (recordad que hay que hacerlas de una tacada) y, teniendo en cuenta nuestro calendario que delimita nuestra disponibilidad, pues volvemos a filtrar.
Después de aplicar este segundo criterio, nos pueden quedar algunas siguientes acciones. El próximo criterio a aplicar es la energía. ¿Estamos con las pilas suficientemente cargadas para manejar esa hoja de cálculo con tropecientas mil variables o damos solo para una ligera llamada de teléfono?
Por último, y ya que nuestras opciones han disminuido notablemente tras pasar por 3 filtros, puede que aún nos queden 3 o 4 posibilidades entre las que elegir. ¿Con cuál nos quedamos?. Aquí entra en juego el último criterio, la prioridad. Este criterio hace referencia a los niveles de perspectiva.
¿Cuáles de las opciones que me quedan me va a aportar más para la consecución de mis proyectos, alcanzar mis objetivos y lograr estar más cerca de materializar mi visión para hacer un poco más tangible mi propósito?
Parece complicado, pero hay que dejarse llevar por el sentido común y tener confianza. Os dejo un enlace muy clarificador de Paz Garde al respecto.
Tened en cuenta que, mientras que para aplicar el primer criterio tenemos nuestras listas de contextos, para los criterios tiempo, energía y prioridad filtramos sobre la marcha, en segundos, y pese a que puede parecer algo largo y complicado, es algo que, con la práctica se hace de forma inmediata.
Con este último paso damos por terminada esta serie. Mi intención no ha sido otra que mostrar como gestiono mi sistema de listas, archivo y calendario utilizando (mejor o peor) la metodología GTD® utilizando sólo aplicaciones nativas de Apple de una forma sencilla pero eficaz.
Espero que esta serie os haya resultado de utilidad, agradezco al equipo de “Aprendiendo GTD” la cesión de este espacio y su inestimable labor gracias a la cual somos más efectivos cada día y pido disculpas por las molestias ocasionadas por la edición y publicación de estos post.
Agradezco, igualmente, a todo el equipo de Optima Lab sus publicaciones y su continua búsqueda de la excelencia en todas las facetas de su trabajo.
Y a todos vosotros… ¡Hasta pronto!
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