019 – Los contextos en GTD

Hoy vamos a hablar de los contextos en GTD, lo qué son, la aplicación que le podemos dar y por supuesto pondremos varios ejemplos de cómo los aplicamos nosotros en el día a día. Dentro de los 5 pasos del GTD el momento de aplicar los contextos llega en el segundo paso, en el de procesar tareas, momento en el que no solo organizamos las tareas sino que les asignamos un contexto.

¿Qué son los contextos en GTD?

David Allen en su libro Organízate con eficacia define contexto como el lugar, herramienta o persona necesarios para poder completar una acción determinada.

“A lo largo de muchos años, he descubierto que la mejor forma de acordarse de algo que hay que hacer «en cuanto pueda» es mediante el contexto particular que se necesita para esa acción (es decir, la herramienta, situación o persona que se necesita para llevarla a cabo). Por ejemplo, si la acción requiere un ordenador, debería ir en la lista de «Al ordenador». Si la acción debe llevarla a cabo mientras está en el coche (como, por ejemplo, ir al banco o a una tienda de informática), el lugar apropiado para colocarla sería en la lista de «Recados». Si el siguiente paso es hablar cara a cara con su socia Emily, lo más sensato es ponerlo en una lista o una carpeta titulada «Emily».”

David Allen. “Organízate con eficacia”.

Mientras que José Miguel Bolívar, en su recomendado libro «Productividad personal» nos aclara lo siguiente:

«Los contextos son siempre y únicamente respuestas a la pregunta «¿qué necesito para poder hacer esto?», de tal forma que, si no se da el contexto, la acción no se puede hacer.» 

José Miguel Bolívar. “Productividad Personal”

¿Qué utilidad tienen los contextos en GTD?

Sobre como seleccionar nuestra próxima acción, David Allen indica que lo primero en lo que debemos fijarnos es en la situación en la que estamos, claramente nos indica la utilidad de los contactos para elegir esas próximas acciones.

“Situación. Aunque existen varias acciones que se pueden llevar a cabo en cualquier lugar (como escribir un borrador en papel de las ideas acerca de un proyecto), la mayoría requieren una localización específica (la casa, la oficina) o tener alguna herramienta de productividad a mano, como por ejemplo un teléfono o un ordenador. Por lo tanto, estos son los primeros factores que van a limitar sus elecciones sobre qué puede hacer en un determinado momento.”

David Allen. “Organízate con eficacia”.

Trabajar por contextos, o filtrar las tareas por contextos, nos ayuda a eliminar de nuestra vista por un momento tras aquellas tareas que en estos momentos no podemos hacer ya que no estamos en el lugar debido o no tenemos las herramientas o datos necesarios. Así dejamos que el sistema nos muestre aquellas tareas que si podemos realizar en este momento. Se trata de conseguir que el sistema nos ayude en cada momento y en cada situación a saber que acciones disponibles podemos hacer.

“La revisión correcta en el contexto correcto Existe la posibilidad de que deba acceder a cualquiera de sus listas en cualquier momento.”

David Allen. “Organízate con eficacia”

¿Cuantos contextos hay que tener?

Pues como muchas cosas de la vida… depende. El mejor consejo que os podemos dar es los mínimos necesarios. Si por ejemplo tenéis 20 contextos y cada uno con una sola acción realmente  poco os va a ayudar. Lo mismo ocurre si solo tienes dos contextos y cada uno de ellos tiene 30 acciones. Lo ideal es que los contextos por una lado definan tus situaciones, herramientas o personas con las que interactuar y por otro que al consultarlos te permita tener varias tareas en cada una de ellas.

¿Qué contextos usamos nosotros?

Al usar nosotros Omnifocus estamos limitados a un contexto por acción, pero otros programas como Things o Todoist llaman a los contextos “etiquetas” (aunque es lo mismo) con la ventaja que podemos tener varios contextos para una misma acción. Por un lado esto nos facilita la clasificación pero por otro, tener que elegir solo uno nos permite ser más certeros.

Los contextos que usamos nosotros son los siguientes:

Luis: Antes de este episodio tenía los contextos organizados por lo que son personas, lugares y herramientas. Pensando en este guión y haciendo análisis de como los organizo he pensado una forma mejor de aprovecharlos. Ahora mismo tengo unas categorías principales basados en la situación Casa, Oficina, Obras y Calle y dentro de cada una de ellas tengo las herramientas que necesito: ordenador, compañero de trabajo o tipos de acciones pagos, presupuestos… Esto lo he hecho porque básicamente el contexto “Oficina” suponía muchísimas acciones de diferente índole que ahora puedo sementar mucho más, sin ampliar el número de contextos.

Manolo: Mis contextos principales son Casa, Oficina, Movilidad y Personas. Dentro de estos Contexto incluyo unas subdivisiones. Por ejemplo, en Oficina, distingo, entre Ordenador y Teléfono. En contexto Casa, incluyo el iMac, de modo que si tengo que trabajar en la edición de un vídeo, tengo necesariamente que hacerlo desde el iMac, y en cambio voy a colgar un cuadro, con el concepto Casa me bastaría. No incluyo cosas menos habituales como taladradora, etc., porque entonces saldría, 1.000 contextos. El Personas, tengo un contexto para mi mujer, otro para cada una de mis hijas, otros para cada miembro de mi Equipo, mi Jefe, etc. En Movilidad, distingo si necesito el iPad o no. Por ejemplo, si tengo una reunión en Dirección de Zona o una entrevista con un cliente, necesito el iPad.

¿Qué contextos usas tú?

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es