Mi sistema GTD® en el entorno Apple

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

Hoy toca hablar sobre las herramientas.

Antes de meternos en faena quisiera comentaros algo importante. Que no os cuenten rollos, la herramienta ideal no existe, y si alguna se acerca a ese ideal es precisamente la que estáis utilizando en este momento, ¡no cambiéis!. Una herramienta no es mejor por tener más funciones “pro”, ni por ser más bonita. Una herramienta no va a tomar las decisiones por nosotros y, cuanto más compleja sea, más fácil es que nos perdamos intentando maximizar sus prestaciones ¿para qué? ¿realmente necesitas todo eso?
Hay que tenerlo claro, la mejor herramienta de que dispones es tu sentido común. ¡Piensa!

Una vez aclarado el asunto, veamos los equipos de los que dispongo para hacer uso de las herramientas:

iMac 27’
iPad Pro
iPhone X

Con cada uno de los tres equipos se puede hacer todo lo que se tratará en esta serie pero, como veremos más adelante, hay procesos que es aconsejable hacerlos en el iMac o Macbook. Imprescindibles, por tanto el iPhone más un iMac o Macbook, y como alternativa a estos últimos el iPad.

Me dedico a la Consultoría de Dirección y a la Agricultura por lo que, o estoy trabajando desde el despacho que tengo en casa, donde tengo el iMac, o estoy en itinerancia, ya sea en el campo o en las instalaciones de las empresas clientes, donde llevo el iPhone y el iPad.

Como consecuencia de esta doble modalidad de trabajo, cuando estoy en itinerancia utilizo el iPhone como herramienta de captura y el iPad para consultar mi sistema de listas, mi archivo de referencia y consultar y editar el material de apoyo de acciones y proyectos. Cuando estoy en casa, capturo con el iPhone y el resto de pasos los llevo a cabo con el iMac. Los pasos de Aclarar/Organizar y Revisar intento ejecutarlos siempre en el iMac, salvo que esté de viaje o vacaciones, donde no me queda más remedio que usar el iPad.

Vistos los equipos, pasemos a las aplicaciones que constituyen el “Núcleo Duro” de mi sistema. Todas ellas vienen de serie con los equipos y, pese a tener sus limitaciones, a mi me prestan un servicio magnífico:

Siri: El asistente virtual que recoge la mayoría de mis capturas y las deja en una de mis bandejas de entrada.
Calendario: “Zona Sagrada” del sistema. Dentro de él se encuentran calendarios compartidos con mi padre, mi mujer, etc. además de un calendario personal.
Recordatorios: El “Sistema Nervioso”. Contiene el conjunto de listas de distinta naturaleza que me ayudan a ejecutar, a saber lo que hago y lo que he decidido no hacer.
Notas: El contenedor del material de apoyo de acciones y proyectos.
iCloud: Mi sistema de archivo digital.

Con respecto a los equipos y aplicaciones, me gustaría hacer varias aclaraciones:

He mencionado las aplicaciones que utilizo para la gestión de mi sistema. Utilizo otras muchas aplicaciones, unas de serie (Mail, Safari,…), otras no (WhatsApp, Slack, MindNode,…), que van a generar “incompletos” que hay que capturar e incorporar al sistema. Lo iremos viendo cuando llegue su momento.

Vamos a adentrarnos en la parte de mi sistema que utilizo para el control del flujo de trabajo. No entraremos en la parte de perspectiva, pues daría para escribir otra serie.

Es importante tener actualizados los equipos y que sean compatibles entre si. Me explico. Hubo un periodo de tiempo en que la aplicación “Recordatorios” de iOS estaba más actualizada que la de macOS, lo que hacía que no se sincronizaran las listas del iMac con las del iPhone ni del iPad. ¡Mucho cuidado con estas cosas!

Estamos viendo sólo la parte “Digital” de mi sistema. Existe una parte “Analógica” compuesta por una bandeja de entrada, un archivo de referencia y un contenedor de material de apoyo. A esta parte solamente haremos referencia cuando sea necesario.

Y esto es todo por hoy. Nos vemos en la próxima entrada: ¡Capturando!