Mi sistema GTD® en el entorno Apple – El aclarado (parte II)

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

1. Declaración de intenciones
2. Herramientas
3. Capturando
4. El aclarado (parte I)
5. El aclarado (parte II)
6. Organizando: ¿Dónde lo pongo?
7. Reflexionando: Las revisiones del sistema
8. Ejecutar: ¡Haciendo con cabeza!

En la entrada de hoy vamos a terminar el temido paso de Aclarar.

A modo de recordatorio:

• Aclarar consiste en pensar y decidir
• 6 posibles decisiones: Eliminar, archivar, incubar, delegar, hacer y aplazar.

Hoy veremos las 3 últimas decisiones, es decir, todo lo que derivada después de decidir que requiere acción.

A continuación debemos preguntarnos ¿cuál es la siguiente acción?. Personalmente, cuando defino cuál es la siguiente acción es el momento en que cambio el nombre a la captura. Al renombrar las capturas debemos ser suficientemente precisos y completos, es decir, explicar exactamente en que consiste, como si otra persona tuviese que afrontar este ítem. La razón es muy simple, cuando consultemos nuestras listas no debemos pensar sobre el significado de los elementos que contienen, para eso estamos aclarando.

Ahora si, podemos tomar varias decisiones:

DELEGAR: Decidimos que la próxima acción tiene que realizarla una persona que no eres tú.

HACER: Decidimos que la próxima acción la tenemos que hacer nosotros pero que, como vamos a tardar más en organizarla que en hacerla, la hacemos directamente. Me refiero a la famosa “Regla de los 2 minutos”. Aquí hay que tener mucho sentido común, pues estamos rompiendo el proceso de aclarado para ponernos a ejecutar.

APLAZAR: Decidimos que la próxima acción la tenemos que hacer nosotros, y que la haremos lo antes posible. Importante: No nos ponemos a hacer como locos, debemos seguir aclarando nuestras bandejas.

¿Y ya hemos terminado? Pues no. Después de decidir sobre cada ítem, debemos hacernos una última pregunta. Cuando se lleve a cabo lo que acabo de aclarar ¿he conseguido lo que me proponía? Si la respuesta es “SI” no hay problema, pero si la respuesta es “NO” nos encontramos ante un nuevo elemento: ¡Un proyecto!

En  GTD®, un proyecto es aquel resultado que quiero conseguir y que requiere varios pasos para completarse. Estamos aclarando, por lo que debemos definir qué queremos conseguir, ponerle nombre al proyecto y hacerlo como si ya estuviese conseguido. (Ej: Serie sobre GTD® en mi sistema Apple publicada en “Aprendiendo GTD®”). En GTD® los proyectos se alcanzan, no se hacen.

Y con ésto, hemos terminado el temido paso de aclarar, no ha sido para tanto ¿verdad? nos vemos en la próxima entrada: Organizando: ¿dónde lo pongo?