Mi sistema GTD® en el entorno Apple – Reflexionando: Las revisiones del sistema

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

1. Declaración de intenciones
2. Herramientas
3. Capturando
4. El aclarado (parte I)
5. El aclarado (parte II)
6. Organizando: ¿Dónde lo pongo?
7. Reflexionando: Las revisiones del sistema
8. Ejecutar: ¡Haciendo con cabeza!

¿Hola amig@s! Hoy vamos a ver el paso de “Reflexionar”, es decir, las distintas revisiones que mantienen intacta la confianza en el sistema.

Personalmente realizo 3 revisiones principales en mi sistema:

• Revisión diaria
• Revisión semanal
• Revisión anual

Vamos a verlas con detalle.

Revisión diaria

Lo primero que hago cada día es aclarar las bandejas de entrada. Es importante entender que tal y como tenemos configurado el archivo de seguimiento, cuando nos salte el indicador “Programado” tenemos que tratarlo como una bandeja de entrada más y aclarar el ítem, en algunos casos se activará, entrando en nuestro sistema de listas y en otros lo desecharemos directamente.

Después abro la app Calendario y veo cómo se presenta la jornada. Si somos medianamente estrictos y el calendario para nosotros es territorio sagrado, encontraremos varios tipos de asuntos:

• Asuntos que tienen que ser atendidos hoy, en una hora determinada.
• Asuntos que tienen que ser atendidos hoy, a lo largo del día.

Con esto tenemos una idea de las cosas que hay que hacer hoy si o si, de la carga de trabajo que tenemos comprometida y de los huecos que nos quedan para trabajar, ya sea definiendo nuestro trabajo, ejecutando trabajo definido o trabajando según surge.

Según los contextos que contengan las siguientes acciones del calendario, reviso si hay otras acciones que puedo ejecutar aprovechando que si o si voy a estar en ese contexto. (Imaginaros que tengo en calendario una reunión en Écija, que está a una hora en coche de casa, pues miro mi contexto “Écija” para ver si hay algo más que pueda “tachar” por allí. Lo mismo con las agendas.

A continuación, y creo que esto no es muy “ortodoxo”, compruebo si existe alguna Siguiente Acción con fecha de vencimiento que esté activa. Utilizando el buscador de Recordatorios, mecanizamos “ANTES DEL” y, si seguimos las indicaciones de taxonomía para las Siguientes Acciones con vencimiento que vimos en el post anterior, la búsqueda nos mostrará todos las Siguientes Acciones que se pueden hacer ya y que tienen que hacerse antes de una fecha.

El motivo por el que hago este uso es que prefiero “desactivar” las bombas que hay en el sistema antes de que me exploten. Las bombas importantes están en el calendario, a las que me refiero con esta mecánica son las bombas futuras, a las que aún queda bastante mecha, pero que explotarán más tarde o más temprano si no apagamos esa mecha.

Y punto y final a la revisión diaria. Como podéis comprobar, es una revisión totalmente operativa. Los contextos disponibles, el tiempo y la energía determinarán la ejecución de otras siguientes acciones durante el resto del día. ¡A trabajar!

Revisión semanal

Y llega el fin de semana, y nos ponemos a dar vueltas para evitar al “Coco” de GTD®: ¡La temidísima revisión semanal!

La revisión semanal es uno de los pilares fundamentales de GTD®. A lo largo de la semana, el sistema se va deteriorando y es necesario actualizarlo para poder seguir teniendo confianza en él. Existen multitud de referencias respecto a este poderoso hábito; os dejo el enlace al podcast dedicado al tema, no obstante, en cualquiera de los blogs de los nodos de Optima Lab podéis encontrar valiosísima información sobre la revisión semanal.

041 – Reflexionar en GTD tres años después

¡Pues vamos al lío! Para efectuar la revisión yo hago uso de un checklist que tengo alojado en Notas de Apple. Siguiendo y desarrollando los pasos uno a uno, concienzudamente, dejaréis el sistema como si fuese nuevo a estrenar.

Revisión semanal realizada

Aclarar

• • Recopila material y papeles sueltos
  • Vacía las bandejas de entrada
  • Vacía tu cabeza

Poner al día

• • Revisa las listas de Siguientes Acciones
  • Revisa información pasada del calendario
  • Revisa el calendario futuro
  • Revisa la lista “A la espera”
  • Revisa la lista de Proyectos
  • Revisa las listas de control relevantes

Aplicar la creatividad

• • Revisa la lista “Algún día/Tal vez”
  • Sé creativo y valiente

Revisión anual

Esta revisión es algo muy personal. Se trata de ganar un poco de perspectiva y revisar el sistema en su totalidad: siguientes acciones, proyectos, áreas de responsabilidad, objetivos, visión y propósito y principios. También se suele aprovechar para efectuar labores de mantenimiento sobre el archivo, los dispositivos, procesos y procedimientos.

Dado que las áreas superiores de perspectiva las tengo fuera de Recordatorios, hago un recorrido por las distintas aplicaciones (iCloud, Mindnode, Excel…) analizando el contenido y pensando sobre el uso que les he dado. Respecto al contenido, hay que plantearse si se está cumpliendo a corto y medio plazo con las áreas más elevadas, es decir, si nuestras acciones cotidianas están alineadas con nuestros objetivos y principios para alcanzar nuestro propósito y hacer realidad nuestra visión. Como veis tiene partes operativas, tácticas y estratégicas.

Os dejo otro enlace a un magnífico podcast sobre la revisión anual.

050 – La revisión anual en GTD – ¿Qué revisamos de forma anual?

Y esto es todo por hoy. Nos vemos en la siguiente entrada: “Ejecutar: ¡Haciendo con cabeza!”