Capturando en mi sistema GTD® en el entorno Apple

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

Hoy vamos a abordar el primero de los cinco pasos que propone David Allen para controlar el flujo de trabajo, capturar.

Personalmente, le doy una importancia crucial a este paso ya que, además de suponer el comienzo del proceso de GTD®, en mi opinión, es uno de los que mayores ventajas aporta ya que consigue, al menos de primeras, que vaciemos la cabeza y la utilicemos para lo que realmente sirve: Pensar creativamente. Digo “al menos de primeras” porque si no hacemos nada después de capturar o no confiamos en nuestro sistema, las “cosas” volverán a nuestra cabeza utilizándola como caótico almacén.

¿Qué necesitamos para capturar?

Muy sencillo, una herramienta de captura y una bandeja de entrada.

Mi herramienta de captura principal es el iPhone. Haciendo uso de Siri “Oye Siri, recuérdame…” añade tu recordatorio directamente a la bandeja de entrada que tengamos predefinida.

Recordad que se debe capturar sin hacer uso de verbos, utilizando las mínimas palabras posibles pero las necesarias para que tenga sentido la captura cuando vayamos a aclararla.

Creamos pues nuestra primera lista en Recordatorios nombrándola como “Inbox”, “Bandeja de Entrada” o como queramos y la definimos como lista por omisión. ¡Et voilà!

¿Cuándo debemos capturar?

¡En cualquier momento! Tenemos que preguntarnos en qué situaciones podríamos encontrarnos y buscar una manera de poder capturar en todas ellas. En mi caso, capturo mientras trabajo en el iMac, en el coche, caminando por la calle o el campo, haciendo cosas en casa o mientras hablo con otra persona.

Suelo utilizar Siri con el iPhone siempre que puedo, aunque esté trabajando en el Mac ya que, de los sistemas que he probado, es el menos “invasivo”. Encontraréis situaciones en las que, por cuestiones de cobertura, porque os de vergüenza hablar con un aparato, o por cualquier otro motivo no es viable utilizar Siri. En estos casos yo mecanizo directamente utilizando 3D Touch. He probado a configurar atajos y a añadirlo como widget a la pantalla de inicio, pero no me ha convencido, ya que no supone un gran ahorro de tiempo.

Existe otra forma de captura muy sencilla. En la mayoría de las aplicaciones tenemos la opción “compartir”, tras la que se nos abre un desplegable que permite enviar el enlace de lo que estemos viendo a nuestra bandeja de entrada de Recordatorios.

Pues ya que tenemos nuestra primera bandeja de entrada digital y una potente herramienta de captura, os propongo que hagáis un buen barrido mental y llenéis el saco para nuestra próxima entrada: ¡El aclarado (parte I)!