004 – Los 5 pasos del GTD

En su libro David Allen define estos 5 puntos como básicos para dominar nuestro flujo de trabajo y controlar las tareas y proyectos que queremos realizar.

Los 5 pasos del GTD

1. Recopilación
2. Procesar
3. Organizar
4. Evaluación
5. Hacer

Texto de la Wikipedia

En este episodio repasaremos por encima estos 5 puntos básicos del GTD que estudiaremos con más detalle en próximos episodios.

Recopilar

Depositar en nuestras bandejas de entrada (ya sean físicas o digitales) todo aquello que necesitemos recordar, realizar o seguir de cerca. David Allen define como bandejas de entrada los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas o cuadernos de notas. El objetivo es sacar todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todas las bandejas de entrada deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Procesar

Cuando estés procesando tus bandejas de entrada es muy importante seguir un orden. Este es el más recomendado, aunque con el tiempo cada uno acaba desarrollando su propio flujo de trabajo.

1. Empezar siempre por el principio.
2. No procesar más de un elemento a la vez.
3. No enviar de vuelta a la bandeja de entrada ningún elemento.
4. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
   • Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
   • Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
5. Si un elemento no requiere una acción:
   • Archívalo como referencia.
   • Deséchalo si no es procedente.
   • Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
6. Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa que está para revisarlo por el área correspondiente

Organizar

David Allen describe el conjunto de listas sugeridas para mantener el orden de tu sistema:

• Acciones próximas – Lista de todo aquello que necesita tu atención y que debes hacer para que tus diferentes proyectos avancen. Cada proyecto debería tener siempre al menos una acción próxima definida para que avance.
• Proyectos – Lista de objetivos o deseos que se quieren lograr.

Revisar

Llevar un listado ordenado de todo lo que tenemos que hacer y que hemos ido apuntado no sirve de nada si no lo revisamos periódicamente para ir haciendo cada una de las tareas. Esta revisión de las listas de acciones y recordatorios es recomendable hacerlo de forma diaria. En función de las herramientas disponibles, el tiempo y nuestras energías seleccionaremos aquellas que podemos hacer en cada momento.

Además en el método GTD es muy importante la revisión semanal del sistema en el que se analice como se está comportando, como podemos mejorarlo y planificar las próximas acciones que debemos realizar.

Hacer

El paso final del sistema es el más importante porque a fin de cuentas es para lo que estamos organizando todo, para hacer nuestras tareas. No hay ningún secreto oculto que nos permita hacerlas pero si una serie de consejos y rutinas que pueden ayudarnos.

Además en este episodio anunciamos el ganador del sorteo del libro de Javier Cristobal «Productividad con Omnifocus 2» entre todas las personas que nos han dado reseñas en iTunes.

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