Mi sistema GTD® en el entorno Apple – El aclarado (parte I)

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

1. Declaración de intenciones
2. Herramientas
3. Capturando
4. El aclarado (parte I)
5. El aclarado (parte II)
6. Organizando: ¿Dónde lo pongo?
7. Reflexionando: Las revisiones del sistema
8. Ejecutar: ¡Haciendo con cabeza!

¡Hola a tod@s! Hoy vamos a empezar con el segundo paso del flujo de trabajo de GTD®: Aclarar

Antes de meternos en faena, quisiera haceros un par de puntualizaciones.

Al aclarar vaciamos totalmente las bandejas de entrada. ¿Cuántas Bandejas de entrada debemos tener? Las mínimas posibles pero todas las necesarias. Por todo ello os voy a detallar un listado de mis bandejas de entrada y la periodicidad mínima con la que las aclaro, ya que, en función del trabajo de cada persona, esto puede variar.

Bandejas de entrada físicas:

• Manuales:
  • Bandeja de escritorio (2 veces al día)
  • Cartera/Billetera (1 vez al día)
• Automáticas:
  • Buzón de correo postal (1 vez a la semana)

Bandejas de entrada digitales:

• Manuales:
  • Lista “INBOX” en Recordatorios (2 veces al día)
  • Carrete en app “Fotos” (1 vez al día)
• Automáticas:
  • Buzón “Entrada” en Mail (1 vez al día)
  • Registro de llamadas (2 veces al día)

Al aclarar vaciamos nuestras bandejas de entrada, por lo que cada ítem permanece en su bandeja hasta que es aclarado. Digo esto porque no tiene sentido mover elementos entre bandejas de entrada. Se aclara cada bandeja individualmente hasta que quede a cero, por ejemplo, nunca enviaremos nada de la bandeja de Mail a la de Recordatorios.

Aclarar consiste en pensar y decidir. Para ello haremos uso del flujograma publicado por José Miguel Bolívar en su libro “Productividad personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD”.

Siguiendo este flujograma vemos que solamente podemos decidir hacer 6 cosas con los ítems que aclaramos:

• Eliminar
• Archivar
• Incubar
• Delegar
• Hacer
• Aplazar

Hoy veremos las 3 primeras decisiones, es decir, todo lo que derivada después de decidir que no requiere acción.

ELIMINAR es consecuencia de, tras preguntarnos “qué es”, decidir que no requiere acción y que no nos va a servir en un futuro. Desde la bandeja de entrada que sea (Recordatorios, Mail, Fotos, Bandeja de Escritorio) lo tiramos a la papelera directamente.

ARCHIVAR es consecuencia de, tras preguntarnos “qué es”, decidir que no requiere acción, que nos va a servir en un futuro y que no debemos revisarlo más adelante. ¿Qué hacer?  Pues en función de los tipos de Archivo que tengáis, allí que lo lleváis.

En mi caso tengo tres archivos, uno físico de carpetas colgantes para el material físico (normalmente documentación oficial que debo conservar), y dos digitales; el primero de ellos es el archivo de material de referencia (iCloud), el segundo es un archivo temporal de material de soporte a la acción o proyecto (Notas de Apple).

Con respecto al archivo habría mucho que comentar. La premisa es que debe ser fácil archivar y fácil encontrar. La forma, al menos para mí, más sencilla de conseguirlo es mediante un sistema de carpetas que contengan elementos homogéneos (facturas, garantías, instrucciones, seguros, recetas). La pregunta que yo me hago a la hora de archivar es ¿qué es esto? Y si no existe una carpeta como tal, pues la creo. Intento no crear un sistema de carpetas muy profundo en niveles, pero no me preocupa el número de elementos por nivel. Los potentes buscadores existentes en la actualidad hacen que encontrar un elemento sea bastante rápido. También es importante renombrar el ítem que vayamos a archivar siguiendo una taxonomía homogénea que facilite su posterior búsqueda. Para los que tenemos un poco de “Diógenes digital” es conveniente purgar el archivo anualmente. Os dejo el enlace a dos interesantísimos podcast sobre el tema.

• Sistema de archivo en GTD
• Material de soporte a la acción y al proyecto en GTD

INCUBAR es consecuencia de, tras preguntarnos “qué es”, decidir que no requiere acción, que nos va a servir en un futuro y que debemos revisarlo más adelante. La principal diferencia entre Incubar y archivar es que incubamos algo sobre lo que tendremos que decidir más adelante, mientras que lo que va al archivo sólo se consulta, no hay que pensar más sobre él.

Esto es todo por hoy amigos, nos vemos en la próxima entrada: ¡El aclarado (parte II)!