Mi sistema GTD® en el entorno Apple - Organizar: ¿Dónde lo pongo?

Mi sistema GTD® en el entorno Apple

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El aclarado (parte I)
El aclarado (parte II)
Organizando: ¿Dónde lo pongo?
¡Reflexionando (las revisiones del sistema)!

Hoy vamos a adentrarnos en el tercer paso para controlar nuestro flujo de trabajo con GTD®, organizar.

Aunque aclarar y organizar se ven como dos pasos independientes, que lo son, se ejecutan en forma de bloque en la práctica, es decir, para cada elemento que sacamos de las bandejas de entrada, primero lo aclaramos, después lo organizamos y ¡a por otro elemento!

Organizar consiste, según el maestro José Miguel Bolívar, en: “depositar las cosas ya transformadas en un sistema estructurado de contenedores en función de la decisión tomada”.

Por tanto, ya sabemos que significan las cosas y ya hemos decidido qué hacer con ellas. Ahora toca depositar esas cosas en contenedores (con un contenido homogéneo) conforme a las decisiones que tomamos en el aclarado anterior.

Organizar en GTD®

Recordemos que podíamos tomar 6 decisiones distintas, por lo que conllevarán los contenedores siguientes:

Eliminar: Papelera
Archivar: Archivo
Incubar: Lista “Algún día/Tal vez”
Delegar: Lista “Delegadas” o “A la espera”
Hacer: No necesita contenedor, ya que no llega a entrar en nuestro sistema.
Aplazar: Listas de “Siguientes Acciones”, Lista de “Proyectos”, Archivo de Seguimiento y Calendario.

Creamos pues la estructura de listas en recordatorios:

Como podéis ver, aparte de la bandeja de entrada, tengo 4 listas (o grupos de listas). Los grupos se pueden crear bien arrastrando una lista sobre otra o bien “Archivo/Nuevo grupo”. Cuando aclaramos nuestra bandeja de entrada cambiamos el nombre al ítem que estamos aclarando y lo arrastramos a la lista correspondiente. Vamos a verlas una a una.

Lista de Proyectos: Al estar aclarando un ítem, después de tener claro “qué es” y decidir que SI requiere acción, debemos preguntarnos si al ejecutar esa próxima acción hemos conseguido lo que nos proponíamos. De no ser así, necesitaremos más ítems para completar lo que queremos conseguir. Ese “queremos conseguir” es nuestro proyecto. Debe estar redactado como si ya estuviese conseguido (Libro Don Quijote de la Mancha leído). Por tanto, nuestra lista de proyectos contendrá sólo un listado de cosas que queremos conseguir, sin más vínculos, ni acciones contenidas dentro de él ni nada más. Recordad, en GTD® los proyectos se alcanzan, no se hacen. Cuando se activa un proyecto, yo suelo abrir una nota en la app “Notas” con el mismo nombre del proyecto dentro de la carpeta “Material de apoyo a acciones y proyectos”. Abro sólo una noto porque, para mí suele ser más que suficiente para almacenar temporalmente texto, imágenes, documentos y cualquier otra cosa que vayamos a necesitar con respecto a ese proyecto. Así, en la carpeta mencionada, tenemos un listado de notas con el mismo nombre de los proyectos, todo muy accesible y fácil de encontrar.

Lista A la espera: Contiene todas las acciones derivadas de la decisión “Delegar”. ¿Cómo se deben nombrar las acciones contenidas en esta lista? Yo personalmente sigo la siguiente taxonomía “@Nombre de quién espero – Lo que espero – desde cuándo lo espero”.

Listas Incubadas: Este contenedor contiene 2 listas, lista algún día/Tal vez y lista Archivo de seguimiento. Os cuento.

La lista Algún día/Tal vez contiene los elemento que decidimos que vamos a incubar, es decir, que decidiremos sobre ellos más adelante. ¿Cómo se nombran estos elementos? Los elemento incubados se deben renombrar antes de organizarlos. Os remito a un interesantísimo post sobre el tema escrito por David Sánchez.
El archivo seguimiento, según el maestro José Miguel Bolívar, “es el contenedor en el que depositamos próximas acciones que no pueden hacerse hasta que no llegue una fecha o momento concreto”. ¿Cómo lo gestiono? Pues muy sencillo, al aclarar el ítem, le pongo fecha de vencimiento (en Recordatorios es recordar en un día concreto) y me olvido de él hasta que me aparezca en la lista inteligente “Hoy”. Cuando aparece lo vuelvo a aclarar y ya va a una de mis listas de próximas acciones, proyectos o a la espera. Os remito al post de Jordi Fortuni donde se explica esta utilización del archivo de seguimiento.

Listas de Siguientes Acciones: Este contenedor contiene una lista distinta para cada contexto. En mi caso utilizo 4. Los contextos son algo muy personal ya que son los factores limitantes que van a determinar la posibilidad de hacer algo en un momento determinado. Yo utilizo los criterios persona y ubicación. El criterio herramienta no lo utilizo porque, dada la naturaleza de mi trabajo, suele conllevar una ubicación. El criterio energía lo utilizo a la hora de ejecutar. Procuro que todos los elementos que hay en cada contexto sean homogéneos.

Lista agendas: Contiene las siguientes acciones para las que necesito estar en contacto con una persona (física o jurídica). Las acciones que van en esta lista las nombro “@Persona – Tema a tratar”. No distingo si el tema tiene que tratarse de forma presencial o telemática por lo que, cuando hablo por teléfono con una persona tengo delante el listado filtrado por su nombre, lo que me permite abordar todos los temas pendientes con ella.
Lista Somewhere: Contiene las siguientes acciones para las que necesito estar en un lugar determinado. Las acciones que van en esta lista las nombro “#Ubicación – Acción”. De esta lista, en base a mi propia experiencia, han surgido dos nuevos contextos (despacho y casa) por ser los que normalmente mas acciones acaparan.
Lista Despacho: Contiene todas las siguientes acciones para las que necesito estar en mi despacho. En mi despacho tengo el iMac, la impresora, el archivo físico y mi mesa de trabajo, por lo que esta categoría engloba todas las herramientas mencionadas.
Lista Casa: Contiene todas las siguientes acciones para las que necesito estar en mi casa. Aunque mi despacho está dentro de mi casa, lo considero una ubicación independiente por mero sentido práctico.

Antes de entrar en el calendario, me gustaría abordar el tratamiento de las fechas. GTD® nos aconseja utilizar siempre fechas objetivas. Partiendo de esa base podemos encontrar elementos de distintos tipos:

Con fecha de inicio pero no de vencimiento. Estos elementos irían al archivo de seguimiento.
Con fecha de vencimiento pero no de inicio. Estas acciones son peligrosas, pueden estar en las listas de próximas acciones o incubadas esperando su activación. Mi tratamiento para ellas es incluir su fecha de vencimiento al nombrarlas (#Lucena – Presentar Documento sobre liquidación de herencia ANTES DEL 26.05.2020), y para tenerlas controladas, las marco con una banderita. Esto no es muy GTD®, pero me ayuda acudir a la lista inteligente “Marcado” para saber qué acciones tienen vencimiento.
Con fecha de inicio y vencimiento en días distintos. Estas acciones van al archivo de seguimiento hasta su activación, con su vencimiento en el nombre y marcadas con su banderita.
Con fecha de inicio y vencimiento en el mismo día. Estas acciones van al calendario.

Lista Calendario: Contiene las siguientes acciones que han de realizarse en un día concreto o en un día concreto a una hora determinada. Estas acciones no se encuentran en Recordatorios, sino en la app Calendario como eventos. Yo las nombro como cualquier siguiente acción (@persona- tema a tratar) o (#Ubicación – Acción).

Aclarar, antes de terminar, que esta es la estructura que yo utilizo, que puede o no adecuarse al más puro GTD® y que, como la vida misma, es dinámica y cambia según cambian mis necesidades y circunstancias. Espero que os sirva de ayuda.

Esto es todo por hoy. Nos vemos en la próxima entrada: ¡Reflexionando (las revisiones del sistema)!