Una forma de implantar GTD desde CERO en Todoist – Los niveles de perspectiva

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Una vez tenemos configuradas la lista de proyectos, la de siguientes acciones y el resto de listas en Todoist pasamos a ver cómo vamos a revisar nuestro sistema.

Para empezar, el contenido susceptible de revisión (y su frecuencia), varía en función de qué «nivel de perspectiva» estamos revisando.

¡Para, PAAARA, STOP!

¿Nivel de qué?… Con lo bien que íbamos con las cajitas y eso (bueno, contenedores que es lo mismo), ahora vamos con cosas raras?

Pues si. GTD habla de Niveles de Perspectiva; a ver si consigo explicarlo, porque cuando se entiende correctamente, es cuando GTD adquiere el sentido que realmente tiene; Así que un pelín de paciencia y vamos a ello.

GTD con Todoist – (5) Los Niveles de Perspectiva (muy somero)

Nota: utilizaré símiles de dudosa idoneidad, pido disculpas.

Hemos visto el esqueleto del sistema de contenedores, lo elemental para construir nuestro sistema GTD. 

Con esa estructura (plasmada en papel, en aplicación o como sea) tenemos la maquinaria, el vehículo, lo necesario para iniciar el viaje.

Pero viajar ¿a dónde?.

Lo que vimos hasta ahora, está más bien centrado lo concreto, en tareas, que podríamos llamar bits de GTD (por la similitud con elemento mínimo). Pero las tareas sin una finalidad, posiblemente no conduzcan a nada.

Toda acción / tarea debería ir encaminada a conseguir un fin, un objetivo, un destino si seguimos con la similitud de viaje.

Podría pensarse que el objetivo de las tareas es completar el proyecto del que forman parte. Vale, pero todo proyecto debería también tener una finalidad ¿no?. Correcto, si, seguramente ayudar a que ese área de enfoque esté debida atendida.

¿Vale, y qué conseguimos atendiendo correctamente nuestras áreas de responsabilidad?.

Hombre, posiblemente ayudar a cumplir los objetivos (en terminología GTD) y metas que nos trazamos.

Todavía podemos subir 2 peldaños más, de los que hablaremos después, pero por ahora ya estamos dónde quería, pensad: ¿Y si hacemos el recorrido inverso? ¿Qué? ¿Cómo?

Veamos. En nuestra vida, hay unas líneas maestras que rigen nuestras acciones, y en parte condicionan nuestras prioridades, metas, objetivos. Para alcanzarlas trazamos unos planes, de ocio, de trabajo, de finanzas, de pareja, de aprendizaje…

¿Os suena?, pues eso es GTD, es lo personal y lo laboral, lo abstracto/genérico y lo más concreto. Si entendemos esto, entendemos la filosofía que debe regir nuestro funcionamiento para hacer GTD

Retomo el inicio del hilo, y a continuación enlazaremos revisiones y niveles.

El esquema que solemos encontrar es similar al que copio a continuación, que además sigue la analogía de la altitud del avión para ilustrar cada nivel de perspectiva.

• Propósito: ¿por qué hacemos lo que hacemos?  15.000 metros o más
• Visión: Resultados a largo plazo y escenarios ideales 12.000 metros
• Metas y Objetivos: ¿Qué necesitamos hacer en los próximos 12-24 meses para llegar a la visión? 9.000 metros
• Áreas de atención y responsabilidad: 6.000 metros
• Proyectos actuales: Resultados a conseguir en menos de un año que requieren más de una acción: 3.000 metros
• Acciones actuales: Pista de aterrizaje

Los 2 niveles que están por encima (La Visión 5º, y Los Propósitos 6º) están, como ya vimos, fuera del Workflow de GTD. Por eso es tan importante tenerlos en cuenta, porque al no pelearos a diario con ellos, corremos el riesgo de centrarnos exclusivamente en realizar tareas y perder el foco.

A modo de aclaración dejo esta reflexión de José Miguel Bolívar.

«…en mi opinión, el modelo de 6 niveles de perspectiva sigue siendo […] una herramienta muy potente y aprovechable para ganar perspectiva, además de ser un complemento imprescindible de la parte de control. La presión del día a día a menudo nos «atrapa» en el corto plazo, llevándonos a olvidar en ocasiones las cosas que realmente son importantes y tienen sentido para nosotros. La forma de contrarrestar esta tendencia es mantener la perspectiva.”

Control y perspectiva, esa es la esencia. Enlazo un post reciente de David Torné que junto con José Miguel Bolívar son los dos autores de GTD que desde mi punto de vista más “inquietos” son y por tanto más aportan.

En el próximo post voy a enlazar, en orden, desde el nivel más bajo al más alto, cada revisión con su nivel de perspectiva. Creo acercarse a los niveles de abajo arriba va en contra de lo que buscaba, pero al querer enlazarlos con las revisiones, creo que es más práctico, empezar por lo más frecuente.