Una forma de implantar GTD desde cero en Todoist – Revisión trimestral – Metas y Objetivos

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Si en la revisión diaria nos centramos en las tareas, en la semanal en los proyectos, en la mensual en las áreas de atención (áreas de responsabilidad), ahora, en la revisión trimestral, lo haremos en los objetivos.

Ya en la revisión mensual miraba de reojo que los objetivos progresasen adecuadamente, pero en esta revisión eso será lo principal.

Como dice David Torné (de forma un poco enrevesada, hay que reconocerlo):

“Al definir un objetivo tenemos que ser capaces de parametrizar con exactitud qué debe cumplirse para que la meta pueda considerarse conseguida, y fijar una temporización que esboce la duración de dicha empresa. Aparte de la revisión anual, realizaremos revisiones trimestrales que permitan recalibrar nuestra planificación, teniendo en cuenta imprevistos y otras desviaciones”.

Queda claro ¿no?

Todo objetivo debe tener hitos, puntos intermedios, alcanzables, que nos indican que progresamos. Este es el momento de confirmar que vamos alcanzando esos hitos.

No deja de ser, como en la revisión mensual, un alto en el camino. Pararse, subirse a un poste (por decir algo) y mirar atrás y adelante, para comprobar que estamos en ruta y en la dirección correcta, comprobando además en qué punto estamos: cuánto hemos recorrido (qué proyectos hemos completado) y cuánto nos falta (qué proyectos debemos completar aún).

David Torné lo explica mejor:

“Centrémonos en reflexionar a un nivel más alto, preguntémonos si la línea de nuestra actividad se está desviando y qué correcciones tenemos que aplicar, dicho de otro modo, revisamos la lista de proyectos a realizar desde el la última revisión trimestral y preguntémonos por qué no hemos sido capaces de acabarlos a tiempo, y como gestionaremos el trabajo atrasado + los siguientes proyectos en los tres próximos meses.”

Aprovecho esta revisión para echarle un vistazo algunos ítem del propio sistema para asegurarme de que cumplen correctamente su razón de estar: contextos y rutinas.

Me centro en los siguientes puntos:

• Repaso los objetivos que tengo marcados, a fondo, y hago las modificaciones oportunas, marcando lo cumplido, eliminando lo que ya no tenga sentido, corrigiendo lo que necesita modificación, etc. Y si es necesario incorporo novedades.

• Repaso los Checklist que tengo con rutinas diarias, semanales y mensuales. Es muy posible que si un objetivo ha cambiado, también tenga que añadir o eliminar algún ítem de las listas de control.

• Reviso si los contextos son correctos, que tengan un número adecuado de siguientes acciones. 

La finalidad en este caso, es confirmar que las metas a medio plazo (2 años) van camino de alcanzarse.

Enlace al Blog de Óptima Infinito. Perspectiva GTD: Metas y Objetivos