Una forma de implantar GTD desde cero en Todoist – Revisión mensual – Áreas de enfoque y responsabilidad

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Ya toca ir un poco más allá del día a día. 

Aunque la revisión mensual sigue siendo una revisión “de nivel operativo”, subimos un peldaño más en nuestro nivel de altitud.

La Revisión Mensual, según David Torné, «es una forma de tomar conciencia del estado de los proyectos, evitar el desorden y fijar hitos de control».

Nos facilita comprobar el equilibrio entre las diferentes áreas de responsabilidad (áreas de atención como acertadamente las llama José Miguel Bolívar). 

Equilibrio, es este caso, significa que los proyectos y acciones en las estás enfocado, estén adecuadamente repartidas entre las diferentes áreas de atención de la manera que hayas definido, la que creas oportuna. Insisto: lo que tú hayas elegido es lo que cuenta. No se trata de que te dividas de manera equitativa entre tus áreas de atención, sino que lo hagas de la manera adecuada. Habrá áreas que en un momento dado requieren mucho interés y otras menos. Por eso es importante esta revisión (bueno, todas las revisiones), porque las prioridades cambian, a veces por nuestra iniciativa otras veces por imposición.

Yo centro esa revisión en estos aspectos

• Valoro si hay alguna nueva área de atención, nuevas responsabilidades, quizá hayan aparecido nuevos encargos, necesidades o ambiciones que impliquen nuevas responsabilidades.

• Repaso los proyectos en marcha, todos, al completo. Elimino, matizo, redefino…

• Repaso Algún día / Quizá por si es el momento de darle forma a alguno de los ítem allí aparcados

• Confirmo que esos proyectos avanzan y van alineados con los objetivos trazados (con aquellas metas que me propuse a uno y dos años vista).

• De los proyectos finalizados, almaceno el material de apoyo y de referencia que utilicé y creo que puede todavía ser útil y elimino el que no voy a utilizar más.

• Vuelvo a repasar el archivo de seguimiento para tener una idea de lo que está por llegar en los próximos 30 días

Principalmente busco confirmar que todo avance según el plan trazado o en su caso, actualizar las líneas de acción, de forma que todo siga bajo control. Es echar un vistazo atrás, limpiar, despejar y engrasar, y echar un vistazo adelante y tomar conciencia.

Generalmente intento hacer la revisión semanal y la mensual en la misma sesión, aunque a veces no puedo, pero creo que una es extensión de la otra y necesariamente van a coincidir o casi.

Como podéis ver en la captura anterior, a priori le dedico 60min, pero obviamente depende del volumen de proyectos que tengamos entre manos en ese momento.