Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:
- Implantación del sistema GTD en Todoist
- La lista de Proyectos
- La lista de Siguientes acciones
- Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
- Los niveles de perspectiva
- Las revisiones
- La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
- La revisión trimestral – Metas y Objetivos
- La revisión anual – Visión
Una vez hemos preparado la implantación de nuestro sistema GTD en Todoist y hemos preparado la Lista de proyectos, pasamos tratar otra de las listas principales, la lista de siguientes acciones.
GTD con Todoist – (2) Siguientes acciones
Si un «Proyecto» se define como un «resultado que queremos conseguir (y que va a necesitar varias acciones), una acción es (esta vez tomo la definición de Paz Garde):
«Una «próxima acción» o «siguiente acción» en GTD es toda actividad física, concreta, visible y orientada a la consecución de un resultado que realizamos en un contexto y en una unidad de tiempo determinados. Además, su ejecución no puede tener ninguna dependencia de otras acciones previas que aún no estén finalizadas..»
Una buena definición ¿no?
Una matización más directa y coloquial (de José Miguel Bolívar):
«La próxima acción que debes realizar sobre una «cosa» es la siguiente actividad física, visible y necesaria para que la situación de esa «cosa» avance»
Según José Miguel Bolívar (hoy lo tengo machacado) las próximas acciones se pueden clasificar en 3 grupos:
- Las que deben hacerse en un momento concreto o a partir de un momento concreto, que anotaremos en el calendario o en el archivo de seguimiento respectivamente (ya lo detallaremos)
- Las que deben hacerse lo antes posible (las que nos ocupan en este punto y anotaremos en nuestra lista de «Siguientes Acciones)
- Las que deben hacer otras personas (irán a “A la espera / delegadas”)
Ahora vamos a tratar las acciones que deben hacerse lo antes posible.
En GTD se trabaja por contextos.
Por tanto, la metodología exige / sugiere que las acciones que ya se puedan hacer y que hayamos decidido hacer irán agrupadas en una misma lista, su contexto a modo de «Siguientes acciones». Lo más fácil en Todoist es crear “subproyectos”, uno por contexto. Cada «Siguiente Acción» irá en la lista/contenedor del contexto en el que se va realizar. De paso se acaba con el dilema de si se pueden poner varios contextos a una acción.
Recuerda que un contexto debe ser un factor limitante a la hora de ejecutar. Cada uno debe identificar sus contextos, son cosa muy particular. Sin embargo, en las puestas en común en el grupo de Telegram, casi todos coincidíamos en @Recados, @Llamadas, @Ordenador, @Casa (domésticas)…
Un contexto muy importante pero que suele pasar desapercibido, es el de «personas (Agendas). Podemos:
- Crear un subproyecto Agendas y subdividir en otros subproyectos por cada persona con la que tengamos acciones que realizar de manera frecuente (Subproyecto Luis, subproyecto Ángela, subproyecto Sofía…) o
- Crear un subproyecto Agendas y allí enumerar las siguientes acciones ordenadas alfabéticamente y empezando por el nombre del interlocutor/a
El resultado es el mismo, depende del volumen de acciones y de la cantidad de personas.
Un inciso… ¿dije agenda?… ¿Pero una agenda no es otra cosa?
Vale. Vuelvo a citar a José Miguel Bolivar, que en un artículo muy reciente aclara:
“Resumiendo, estos son los significados correctos de los conceptos «Calendario» y «Agenda» en GTD®:
Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer en un momento o fecha concretos, así como información referente a una fecha concreta ➜ «Calendario».
Recordatorios de siguientes acciones que tienes que hacer la próxima vez que hables o te reunas con una persona concreta, o con un grupo definido de personas concretas ➜ «Agenda».”
Tras la aclaración, os recomiendo pasar por el canal de GTD -contextos y leed, preguntad… porque una buena parte del éxito de conseguir realizar las acciones es, en mi opinión, que los contextos estén bien definidos; de esta forma sabemos qué podemos hacer en cada momento y tendremos las herramientas adecuadas a mano.
Mi lista de “Siguientes acciones” está así:
La captura es de diciembre de 2017, con el sistema recién implantado, que ahora ha sufrido leves variaciones, ajustes.
Cuando implanté inicialmente el sistema, TODAS mis «Siguientes acciones» tenían etiqueta de tiempo (5min, 30min, 60min) y energía (low, high). Actualmente ya no las utilizo.
Para que esto sea fluído y cumpla el objetivo hay una serie de pautas que cumplir.
1.- Todo Proyecto debe tener al menos una “Próxima acción” (esto lo veremos al hablar de la “Revisión Semanal«)
2.- Las próximas acciones deben estar correctamente identificadas, correctamente enunciadas y deberían integrar todo el material de apoyo preciso para ejecutarla. Por ejemplo, «quedar con alguien para hablar de algo» no es una acción. ¿Cuándo vas a quedar? ¿Cómo lo vas a confirmar? ¿Por e-mail? ¿Tienes ya la dirección o debes pedírsela aún a la otra persona?
3.- Para escoger la Próxima Acción a realizar, si está en el contexto correcto y cumple el paso 2, bastará con aplicar estos 4 pasos:
- Situación (Vamos al contenedor del contexto – persona (agenda) en el que estamos)
- Tiempo disponible (Las acciones están ordenadas por tiempo)
- Energía disponible (Las acciones están ordenadas por tiempo energía)
- Prioridad (que aquí se refiere sólo al compromiso que tenemos de hacer “eso”)
PRIORIDAD es un término que también tiene un significado levemente distinto al que estamos acostumbrados. Sirvan estos 2 ejemplos para puntualizar.
Primero, una nota:
Por añadir un par de matices. La prioridad viene definida por con qué nivel o niveles de perspectiva está relacionada la siguiente acción.
Además, a la hora de elegir qué hacer, hay que tener también en cuenta las tres formas de trabajar (trabajo según surge, trabajo ya definido o definir el trabajo)
Nota de José Miguel Bolívar en el canal de Slack
Y segundo una captura, en la que respondiendo a un usuario de Slack aclara cómo se utilizan (o mejor, como NO se utilizan) en GTD los conceptos de importancia e urgencia a la hora de elegir qué hacer en cada momento:
Nota de José Miguel Bolívar: Al texto le faltan un par de matices importantes, que me gustaría que incluyérais:
Por una parte, que hay un paso 0) previo: Decidir en cuál de las 3 formas de trabajar voy a trabajar (trabajo según surje, trabajo definido, definir el trabajo).
Por otra parte, que la forma concreta de considerar «qué contribuye de manera más significativa a los resultados que quiero conseguir» es empleando los 6 niveles de enfoque.
Ya sabemos qué tenemos que hacer: YA estamos haciendo GTD! (bueno, no, pero era para dar ánimos)
Nota: Recuerda que no estoy explicando el «flujo» de GTD, sino la configuración básica de una aplicación, la estructura. Pero verás que todo va a encajar.
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Ahora podemos pasar a estudiar la organización de las Listas: A la espera, Seguimiento y Algún día/Tal vez.
Buenas,
Desde ya les felicito por el Blog. Muy instructivo.
Tengo una pregunta…por qué eligieron hacer los contextos de las «siguientes acciones» mediante subproyectos y no como etiquetas?
He leìdo que lo ponen como factor limitante, para acabar con el dilema de si se puede o no poner varios contextos
Pero, acaso ese no es la flexibilidad de los contextos lo que hace que el GTD sea una herramienta versátil y que ayude a responder en los escenarios cambiantes? Tenía entendido que cuanto más contextos en una acción, más posibilidades de realizarla en la mejor oportunidad
Estoy en ese dilema actualmente, y no he encontrado los mensajes en el grupo de telegram cuando se habló al respecto, por lo tanto mis disculpas si ya fue un tema tratado varias veces
Sigan así y felicitaciones por la iniciativa
Gracias por tus comentarios Rogelio.
Los contextos como contenedores es, para mí, la forma más fiel a GTD. Al ser una guía para empezar desde cero, me pareció que podía romper mejor con los vicios heredados que trajese quién buscase implantar el sistema. También creo que permite que se entienda mejor la metodología.
También es un impedimento para poner más de un contexto. Ahí soy tajante: un único contexto para una acción..
Si tienes una «siguiente acción» en varios contextos, quizá no estén correctamente definidos.
Aprovecho para invitarte a que te unas a nuestro canal de Slack, en el que verás que también hay bastante actividad.
Allí podemos entablar debate.
https://aprendiendogtd.slack.com
Hola Pablo.
Después de tener tiempo puliendo mi sistema de GTD quise pasarme por aquí para revisar nuevamente el tema de los proyectos (Que cómo me ha costado integrarlo a mi sistema). Yo uso los contextos con etiquetas y filtros de etiquetas. No creo que cambie esa manera porque me está funcionando muy bien. Sin embargo me gustaría implementar la lista de proyecto solo como una lista. Ahora si me queda una duda, y es:
¿Cómo relacionas las acciones y/o próximas acciones si no es colocándolas dentro de un proyecto? ¿Tienes etiquetas con el mismo nombre del proyecto?
Si no se tiene asociado el una acción a un proyecto no se tiene visibilidad a qué proyecto pertenece cada acción. Si nosotros cuando estamos procesando metemos una tarea en un proyecto o creamos un nuevo proyecto y colocamos tareas dentro, igual vamos a tener una lista de proyectos de referencia, y vamos a poder ver esa tarea en otro lado (Bandeja de entrada o en el contexto que le hayamos puesto a esa tarea).
Saludos, excelente post! Por cierto parece que necesito una invitación al grupo de slack.
Esa duda es la misma que tengo yo, y diría que es la que más me dificulta, entender completamente el sistema GTD.
Espero impacientemente que puedan responder.
Hola Marlon…
En GTD las próximas acciones no están dentro de los proyectos. Eso es cosa de las aplicaciones, no de la metodología. La solución a esto es nombrar correctamente las próximas acciones.
Si quieres acceder a nuestra Comunidad de Slack puedes hacerlo desde: https://www.aprendiendogtd.com/slack
Hola Luis! hace tiempo sigo sus entradas, hacen un trabajo increible. Ahora bien, mi duda tiene que ver con que si coloco las acciones dentro de contextos en vez de estos mismos usarlos de etiqueta, termino dudando si establecí las acciones correspondientes al proyecto o no, y no veo que Pablo haya nombrado que hay que establecer las acciones especificando proyectos, tipo «PROYECTO BLOG, redactar entrada teniendo en cuenta x, x».
actualmente coloco acciones dentro de proyectos, uso tarjetas para los contextos, y un filtro que me une lo de «esta semana» con el contexto al que pertenece. En la practica termino revisando el filtro «esta semana en pc» y veo la lista de acciones del contexto.
Tiene algún problema, o genera alguno, mi método?
Hola Alessandro,
Lo primero aclararte que esta entrada es de Pablo Paredes y no mia. Yo no soy usuario de Todoist, aunque me parece una app estupenda.
La lista de proyectos es independiente de las listas de siguientes acciones. El hecho de tener siguintes acciones anidadas dentro de los proyectos es algo a lo que nos empujan las apps pero que no funciona así en la metodología. Lo ideal como te decía es tener la lista de proyectos separada de las siguienets acciones, como una lista de resultados a conseguir en los próximos 12 meses y que llevan más de una acción para completarse.
¿Cómo saber entonces la vinculación entre proyectos y siguientes acciones?
Sencillo, nombrando correctamente las próximas acciones. En lugar de «Imprimir facturas» seguro que es mejor «Imprimir las facturas para el informe anual de 2021» y así no hay duda que esta próxima acción pertenece al proyecto «Informe anual de 2021 entregado»
Efectivamente. A mí me pasa igual. Veo mucho más lógico ‘conectar’ las acciones a los proyectos.
Y no es una cuestión de la aplicación, al menos en mi caso. La razón, como comenté en el grupo de Telegram, es que me permite conocer rápidamente la siguiente acción de ese proyecto, una vez realizada la anterior (suponiendo que las acciones del proyecto se realizan de forma secuencial).
Si no, hay que saber a qué proyecto pertenece y mirar (¿dónde?) qué acciones tenía pensadas hacer una vez que, al capturar, decidí que un ítem era proyecto.
En el grupo de Telegram se habló de que, quizás, lo que yo tenía se podía considerar una checklist. En mi opinión, una checklist debería tener como entidad una lista ‘reutilizable’.
En fin, aunque gestiono bien mis listas de esa forma, ciertamente me genera inquietud y cierta zozobra saber que no lo estoy haciendo de forma ‘pura’ y, también, no entender el por qué no es así.
Aprovecho para felicitaros por el blog y, sobre todo, por el podcast. Está siendo de mucha ayuda.
Un saludo.
Sinceramente siento que esto es mucho más enredado :/
Aunque no me le he leído el libro porque no tengo dinero para comprarlo ni una biblioteca donde pueda leerlo, he visto varios resúmenes y puestas en prácticas, ésta una de las que más me ha enredado sinceramente.
Supongo que más que seguir al pie de la letra es ver lo que a uno le funcione, ¿no?
Igual seguiré leyendo los post y agradezco tu trabajo, quizá en algún momento me sea de más ayuda. <3
Hola Vanessa,
La explicación de Pablo parece compleja porque es exaustiva y además repasa los conceptos de la metodología. Por otro lado va contra la forma de uso que propone la app (tareas anidadas dentro de proyectos) frente a lo que Pablo propone (usar los proyectos de la app como listas). Al usar los proyectos de la app como meras listas podemos equipararlas a las listas propuestas or la metodología.