Una forma de implantar GTD desde CERO en Todoist – A la espera, Seguimiento y Algún día

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Como habíamos visto en el post anterior sobre cómo implantar GTD en Todoist, las «siguientes acciones» (las que podemos hacer ya y nos hemos comprometido a hacer) las tendremos agrupadas por «contexto» en la lista de «Siguientes Acciones«.

Ese contexto, esa lista, será la que consultemos en el momento de hacer/ejecutar, por tanto es MUY importante que sólo tengas acciones que podamos hacer ya.

También es muy importante, aunque eso lo veremos en el capítulo de las Revisiones que cada «Proyecto» tenga, al menos, una siguiente acción: así nos aseguramos de que todos los proyectos avancen.

Puede haber proyectos que sólo tengan una «Próxima Acción» porque las futuras acciones (las que aún no hemos definido) dependerán que se haya completado esta acción previa; pero habrá otros proyectos con varias «Próximas acciones» que podrán realizarse en paralelo, cada una en un contexto, por ser independientes entre si, aunque ayuden igualmente a obtener el resultado.

En GTD trabajamos por contextos (sé que ya lo dije, estoy haciendo un repaso). Eso quiere decir, que cuando disponemos de una herramienta que para nosotros es limitante (contexto), o estamos con una persona determinada con la que tenemos cosas que tratar (agenda) o estamos en un lugar que es determinante para llevar a cabo ciertas tareas, lo que se hace en GTD es ir a la lista del contexto correspondiente, consultar las siguientes acciones que allí organizamos (que sólo estarán allí si se pueden realizar ya) y en función de los criterios que mencionamos en el post sobre siguientes acciones (circunstancia, tiempo, energía y compromiso), ELEGIMOS cuál EJECUTAR.

GTD con Todoist – (3) A la espera

En este contenedor (que también se le suele llamar «A la Espera» sin más) anotamos aquellas acciones cuya realización depende de otra persona. Es indistinto que expresamente se lo hayamos encargado nosotros o no. Si el avance en un proyecto depende de una acción de un tercero y sabemos que vamos a tener que reclamarlo, lo podremos tendremos en nuestra lista «A la Espera / Delegadas«. Puede ser porque (1) hasta que no obtengamos respuesta o sepamos su resultado no podemos proseguir o (2) porque hemos de hacer seguimiento por ser responsabilidad nuestra el resultado final.

Es conveniente que al redactar cada ítem de esta lista nos aseguremos de que contenga CUÁNDO, A QUIÉN y QUÉ se delegó.

De nuevo cito a José Miguel Bolívar:

“La lista “A la espera” es una potente herramienta o para evitar que la falta de productividad ajena influya negativamente en tu propia productividad.
Si usa bien la lista “A la espera”, y utilizas los contactos, siempre sabrás qué estás esperando y de quién”

GTD con Todoist – (4) Archivo de seguimiento

Las acciones que podemos ejecutar YA, son “Próximas acciones”, independientemente de que tengan fecha de vencimiento o no, e irán a la lista del contexto correspondiente. Las acciones futuras que tienen una fecha CONCRETA para realizarse, van directamente al calendario. Pero hay otras acciones futuras que se pueden iniciar a partir de una fecha y no antes. Tenerlas en un contexto no tiene sentido ya que aún no las podemos hacer. Tenerlas en el calendario, tampoco ya que no hay que hacerlas en una fecha determinada.

No dependen de personas aún (no están delegadas o a la espera), no están limitadas por ningún contexto (aún) pero SI DEPENDEN de que llegue determinada fecha para poder iniciarlas, o al menos decidir acerca de ellas.

En este caso yo las nombro poniendo al principio la fecha (en formato AAAA/MM/DD, las llevo al «Archivo de Seguimiento» y las ordeno alfabéticamente (hay que hacerlo manualmente cada vez que lo queramos consultar). De esta forma aparecerán arriba las acciones más cercanas a la fecha actual y eso nos permitirá ver con suficiente antelación ciertas «cosas» que se avecinan.

¿No sería más práctico ocultarlas y poner un alarma, que crear un contenedor sólo para eso? 

tic tac, tic tac… NO.

Como ya dijimos (y veremos con detenimiento) el sistema (nuestro GTD) tiene que resultarnos fiable (como si fuese (de hecho es) una extensión de nuestra memoria), y esa fiabilidad reside en las REVISIONES; eso es incompatible con ocultar cosas hasta que nos salte una alarma. REPITO: INCOMPATIBLE.

Lo que pide el sistema es que sepamos en qué cosas estamos, cuánto tenemos entre manos y qué se nos viene, encima, qué tenemos en el horizonte. Y esto lo vamos a evaluar semanalmente, mensualmente, etc en las REVISIONES, pero para eso tenemos que tener las cosas a la vista, que no molesten, pero a la vista

GTD con Todoist – (5) Algún día / quizá

Este es generalmente la GRAN lista (por tamaño).

Aquí aparcamos (decimos que está en la incubadora, que suena mejor) todo aquello que una vez capturado, no le vamos a prestar atención por ahora, pero algo nos dice que es posible que en algún momento sea de nuestro interés.

Repito «es posible» y «en algún momento».

¿Y si no nos sirve para qué lo guardamos?

Porque en las revisiones de «Algún día/Tal vez«, nos será muy útil toparnos con las cosas que en su momento nos llamaron la atención y decidimos posponer, que son cosas que «es posible» que sea de nuestro interés echarlas a nadar «en algún momento»

Yo la tengo, esta sí, organizada por «carpetas». Cada carpeta (subproyecto según Todoist, o como lo queramos llamar) es un «área de responsabilidad», «las áreas de tu vida que están mereciendo tu atención» según puntualiza acertadamente José Miguel Bolívar. Utilizo actualmente las siguientes áreas: Trabajo, Personal, Salud, Casa, Niños/Matrimonio, Laboral/Finanzas, Formación, Ocio y Relaciones Sociales.

Algunas de esas áreas las tengo subdivididas, incluso a 3 niveles; En total podrían contabilizarse 60/70 áreas de interés, pero sé de quién tiene 130 y de quién tiene 25; aquí no hay norma, estructúralo como te sientas más cómodo.

Nota: Los «niños» tienen 25 y 20 años

Como dije antes es mi gran contenedor, mi VIVERO de proyectos. Hay que mimarlo.