Una forma de implantar GTD desde CERO en Todoist – Lista de Proyectos

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

A lo largo de toda la serie, citaré mucho a José Miguel Bolívar. David Allen es el creador de GTD. Su libro “Getting Things Done” (Organízate con eficacia, original de 2001) es un hito, pero por un lado se dice que la traducción del contenido no es buena y por otro lado, quizá adrede, Allen deja muchos cabos sin atar en su libro. Eso se solucionó, en parte una segunda versión ”Making it all work” (Haz que funcione, original de 2008). El libro “Productividad Personal” (2015), de José Miguel Bolívar, que además está acreditado como “Exclusive official distributor of GTD® training services from The David Allen Company in Spain”, aclara y fija términos, conceptos , ideas y método, de forma categórica en muchos casos, por lo que se puede considerar la obra más importante de GTD en español y por tanto una de las principales referencias.

Ahora, vamos al lío. Una vez hemos comenzado a implantar GTD en Todoist, y ya que lo primero que voy a mencionar es la “Lista de Proyectos” quiero citar a José Miguel Bolívar que a menudo, como en este caso, es MERIDIANAMENTE CLARO, definiendo lo que es un proyecto en GTD:

“Un proyecto es un resultado. Punto. «Presupuesto para 2016 terminado y distribuido al comité de dirección» es tan proyecto en GTD como «aceite del coche cambiado». ¿Por qué? Porque en ambos casos vas a tener que «hacer» más de una «acción» para lograr el resultado esperado.”

José Miguel Bolívar

GTD con Todoist – (1) Lista de Proyectos

Aquí viene la primera sorpresa. La Lista de Proyectos es una lista, una enumeración de “todos los resultados deseados que requieren más de una acción”. Repito: sólo una lista, un índice de frentes abiertos, NADA más. ¿Y no pongo dentro de cada proyecto sus acciones?… NO.

Esta lista debe contener solamente los Proyectos, los resultados que queremos conseguir. Aquí no hay acciones.

¿Te suena raro?, no te preocupes, recuerda que DESDE CERO también implica desaprender. Lee lo que dicen los maestros al respecto:

“La lista de Proyectos es una lista de referencia de frentes abiertos. Sin acciones”

David Allen

“Otro aspecto que trata Allen es cómo organizar los proyectos. Lo ideal, según él, es gestionarlos en una lista, al igual que harías con una lista de llamadas. Yo comparto su opinión. A la mayoría de las personas esta propuesta le resulta extraña, ya que están acostumbradas a organizar conjuntamente los proyectos y sus acciones relacionadas. Sin embargo, hacer esto en GTD esto no tiene mucho sentido, ya que la lista de proyectos y las listas de acciones tienen finalidades distintas”

José Miguel Bolívar

Una vez enunciado un proyecto como resultado que queremos conseguir (y que va a necesitar varias acciones), si lo requiere, genero una carpeta de material de apoyo a ese proyecto. Utilizo Dropbox y allí meto los documentos, notas, reflexiones, ideas… toda aquella documentación que necesite para alcanzar el resultado (proyecto).

De esta manera, en la Revisión Semanal, consulto ese material de apoyo y es cuando decido cuál/cuales serán las próximas acciones que me lleven a culminar ese proyecto, a  alcanzar ese resultado; evidentemente no es necesario esperar a la Revisión Semanal, pero eso es otro cantar.

Pues eso es lo que vamos a hacer a la hora de implantar el sistema.

Revisar en detalle esa LISTA de «Algún día/Quizá» (donde había trasladado TODO el contenido de mi sistema anterior), e intentar identificar correctamente todos los proyectos, enunciarlos de forma clara como resultados y añadirlos a la «Lista de Proyectos«.

Si lo que me encuentro se hace en un paso, será una siguiente acción.

Si lo que me encuentro no se acaba con esa primera acción, será un proyecto.

Obvié indicar que en la «Lista de Proyectos» SÓLO tendremos los proyectos a corto plazo. Hay quien decide tener a la vista los resultados esperados para las siguientes semanas, hay quién aboga por incorporar los de los próximos meses; en ningún caso es conveniente tener tantos «frentes abiertos» que nos haga imposible avanzar.

Antes de pasar al siguiente contenedor (Siguientes Acciones), insisto de nuevo, a modo de repaso, en estos conceptos (y vuelvo a citar a José Miguel Bolívar):

Acción: Actividad física que empiezas y terminas de una vez, sin interrupciones. De todas las «acciones» que tienes que completar para alcanzar un resultado, aquellas que puedes hacer sin completar pasos previos se llaman «siguientes acciones».

Proyecto: Resultado simple que consigues cuando completas todas las acciones que lo forman. Todos los «proyectos» tienen que estar reflejados en una «lista de proyectos» y hay que revisar semanalmente su evolución durante la revisión semanal del sistema.

Objetivo: Resultado complejo que consigues cuando completas todos los proyectos que lo forman. Los «objetivos» están fuera del «workflow» de GTD y únicamente hay que revisarlos cuando es necesario.

Fijaos: Los Objetivos están FUERA del “workflow” de GTD. Por eso el sistema, en su flujo, tiene “Lista de proyectos” y “Lista de Próximas acciones”. Los objetivos están en otro nivel.

En el próximo artículo veremos cómo organizar La lista de Siguientes acciones en Todoist.