Una forma de implantar GTD desde CERO en Todoist – Las revisiones

Índice de la serie de post sobre GTD en Todoist:

1. Implantación del sistema GTD en Todoist
2. La lista de Proyectos
3. La lista de Siguientes acciones
4. Listas A la espera, lista de Seguimiento y lista Algún día/Tal vez
5. Los niveles de perspectiva
6. Las revisiones
7. La revisión mensual – Áreas de responsabilidad o enfoque
8. La revisión trimestral – Metas y Objetivos
9. La revisión anual – Visión

Como decíamos en el post anterior las revisiones dependen del nivel de perspectiva que estemos revisando.

De los tres contenedores que quedan por ver (Revisiones, Rutinas y Metas) veremos ahora el de «REVISIONES», cuántas, con qué frecuencia, qué ítem revisar…

GTD con Todoist – (6) Las Revisiones

Así es como lo tengo implementado en Todoist. Simple, simple.

¿Porqué sólo un ítem en cada Revisión?. Porque Todoist para gestionar listas con fecha de vencimiento es malo.

Tras muchas consultas y contrastando como lo hacían otros usuarios de los grupos de Telegram y Slack llegué a la conclusión que la “lista” de ítem a controlar quedaría enlazada, pero fuera del sistema.

Así el único elemento que tengo en mi “Revisión diaria” es un enlace a una nota de Apple en la que hay un checklist.

Lo mismo aparece en el resto de Revisiones: un enlace a una nota tipo checklist externa.

Revisión Diaria – nivel siguientes acciones

Jerónimo Sánchez la llama “la revisión operativa” y dice en su “GTD para dummies“:

“La revisión operativa es la que nos permite mantener nuestro sistema bien engrasado y listo para que podamos ser productivos en cualquier momento y a cualquier hora.”

En mi caso esto es lo que hago, si puedo 2 veces al día, una al inicio de la jornada y otra al final.

Siempre con tiempo suficiente, porque una de las tareas es “procesar” las bandejas de entrada y eso implica tomar decisiones y reflexionar. Generalmente 15-20min

Tengo la suerte de capturar bien, por lo que nunca necesité incluir algo del tipo “vaciar la mente”, lo hago por sistema. Anoto prácticamente todo. Reconozco que puede ser necesario incluir un ítem para ello.

La bandeja física la proceso una vez a la semana, en la rutina semanal, a diario, reviso por si algo de lo que deposito requiere acción inmediata o antes de la próxima revisión, que no suele ser el caso.

Por supuesto, también actualizo aquellas tareas realizadas, que no taché, lo que me obliga a dar un repaso rápido (muy rápido) a todas las “siguientes acciones” de todos los contenedores.

Aunque ahora no entraré en detalles, después de la “Revisión diaria” tengo una “Rutina diaria”, de trabajo, en la que reviso otro checklist pero de cosas que no son el sistema, sino Tablas excel de ventas, etc, que junto con la Revisión me toman 45min diarios.

Ese tiempo lo tengo, si puedo, bloqueado en mi calendario, ya que necesito de un entorno de trabajo que sólo tengo en unos momentos concretos del día.

• Enlace al Blog de Óptima Infinito: Perspectiva GTD Las siguientes acciones

Revisión Semanal – nivel proyectos

Jerónimo Sánchez la llama “la revisión de control”, pero añade que “es una revisión operativa extendida”. Cito su párrafo completo, porque creo que resume perfectamente el espíritu de esta revisión:

“La revisión de control es una revisión operativa extendida. Además de hacer limpieza general de nuestras listas, debemos revisar los frentes abiertos –proyectos–, asegurándonos de que todos tienen al menos una próxima acción definida. También es el momento de sacar de la lista “algún día” las acciones y proyectos inactivos que sean necesarios, y poner a “dormir” aquellos que hayan perdido prioridad o urgencia.”

Todos los que escriben de GTD, consideran esta revisión como la más importante, tanto tanto que está protegido por copyright el termino GTD Weekly Review®

Yo le reservo 90min, y la realizo el fin de semana. El momento lo elijo en función de cómo se presente ese fin de semana en concreto en cuanto a planes, pero nunca la dejo sin hacer.

Mi lista, ahora, es así:

En mi caso incorporé algunas cosas que Sergio Pantiga hacía, que eran de carácter más introspectivo y que hoy ya considero indispensables. Cada uno tiene que hacer la suya, como hacíamos al hablar de los contextos. Pregunta a otros cómo lo hacen compara, interioriza, filtra y tendrás la tuya.

Un guía muy bien detallada nos la da, de nuevo, el blog de Óptima Infinito: Cómo se hace una revisión semanal

• Enlace al Blog de Óptima Infinito: Perspectiva GTD: Los Proyectos