Desaprendiendo: Time Blocking vs. Timeboxing

La necesidad de reservar un momento

En esta entrada vamos a desaprender hablando de Time Blocking vs. Timeboxing.

Quienes no conocen GTD pero se preocupan por la productividad, suelen utilizar su calendario o agenda, especialmente si es digital, para anotar las cosas, para que no se les olviden; Anotan allí tanto lo que tienen, lo que quieren y lo que podrían hacer. Anotan todo. 

Obviamente el calendario no es la herramienta adecuada, ya que lo primero que nos preguntaríamos es ¿dónde lo pongo? ¿Para el lunes por la mañana? ¿A las 11? ¿Lo podré hacer mejor el jueves?; Si lo hay que anotar, en algún sitio habrá que ponerlo. 

Seguro que tú, iniciado/a en GTD, intuyes que la cosa, procediendo así, no va a acabar bien, sobre todo cuando haya que asignar 15, 20, 30 tareas/compromisos/recordatorios/citas que seguro acabarán apiladas llenando los días venideros de franjas de colorines. 

Por eso en GTD habitualmente no utilizamos la reserva de tiempo en el calendario salvo para los compromisos objetivos, los ineludibles a priori. 

Aún cuando el volumen de siguientes acciones sea elevado, sabemos que lo podemos afrontar con éxito, al menos en gran medida, si aplicamos GTD de manera correcta y a la hora de ejecutar, trabajamos por contextos (ya sabes, “libérate de estrés”).

Sin embargo, hay temas, asuntos, que necesitan de un poco de calma / tranquilidad y también de TIEMPO; hay que pensar, darle una vuelta, un enfoque, necesitan una planificación natural, necesitan inspiración, o sencillamente nuestra agenda nos está haciendo imposible trabajar en nuestras listas. 

Necesitamos, en estos casos, darnos tiempo de reloj, reservarnos tiempo. 

Iba a decir tiempo de calidad, que queda muy bien, pero no sería honesto, ya que podemos decidir (y no siempre con garantías) darnos tiempo de reloj, pero el tiempo “de calidad” no depende de una decisión previa, depende de estar correctamente motivado, enchufado, de encontrar el “momento de flujo” y eso no se puede saber con antelación, ni mucho menos se puede programar. 

Los anglicismos: Time Blocking vs Timeboxing

Habitualmente encontramos dos términos para designar estos artificiales “oasis” de tiempo. Como sucede a menudo, son dos anglicismos: Time Blocking y Timeboxing. 

Pero ¿realmente algo las diferencia? ¡Se llaman prácticamente igual! 

Pues sí, suenan tan parecido, que podrían confundirse, (de hecho se confunden en numerosísimos artículos) sin embargo emanan de filosofías de trabajo diferentes. 

Tanto el Time Blocking como el Timeboxing implican la asignación de períodos de tiempo fijos (decididos con anterioridad) para realizar algo, pero, hay diferencias de concepto profundas entre ambas. 

Intentaré explicarlas y ver si son compatibles o no con GTD y de serlo en qué medida.

¿Las vemos? 

Time Blocking (Bloqueo de tiempo) 

Cal Newport acuñó el término Time Blocking en 2013 (Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day) y lo populariza en 2016 en su libro Deep Work: Rules for Focused Success.

Se basa en reservar tiempos prefijados para dedicar a una actividad, sin necesidad de que haya que completarla. 

Los períodos de tiempo se denominan «bloques de tiempo”. Cada bloque se dedica a realizar una tarea específica, o grupo de tareas, y sólo esas tareas específicas.
Time Blocking propone que, en lugar de mantener una lista abierta de cosas que harás en la medida de lo posible, comenzarás cada día con un programa concreto que establezca en qué trabajarás y cuándo. 

Al final de cada bloque de tiempo, evalúas si fuiste capaz de terminar la tarea antes del final del período de tiempo prescrito; si no lo fuiste, simplemente asignas más tiempo a la misma tarea la próxima vez. 

Se busca eficiencia y concentración: en vez de dedicar tiempos dispersos a una misma actividad, buscamos hacerles un mismo bloque de tiempo.

Teóricamente el Time Blocking está concebido para conseguir la máxima concentración (Deep Work).

Si os fijáis, reunimos las tareas/los temas para trabajar sobre ellos y no dispersar esfuerzos y concentración. 

Sin embargo, al profundizar más, encontramos lo que llamamos sobreplanificar. 

Va a ser muy complicado seguir los planes trazados con antelación; me explico: 

Con Time Blocking, se divide con antelación el día (todo el día) en “períodos de tiempo” (bloques de tiempo) para “poder lidiar con todo lo que está en tu agenda, todo lo que temes que de otra manera no tendrías tiempo de hacer”. 

Se aconseja que los bloques sean holgados, para tener cierto margen ante imprevistos y el sistema (y el planner que les puedes comprar) contempla la forma de actuar frente a imprevistos (hasta 4 reajustes).

Su filosofía se puede resumir en una frase: 

Schedule it so it happens: the art of Time Blocking 

Timeboxing

La técnica de Timeboxing es una técnica utilizada en Extremme Programming, trabajar contra reloj para obtener el resultado antes de que el tiempo previsto se acabe.

Fue descrita por primera vez, dentro del mundo del desarrollo de Software en Rapid Iterative Production Prototyping (Scott Schultz’s , 1988). Por otra parte, en 1991 sería descrita en profundidad por James Martin en su libro Rapid Application Developtment. 

Elon Musk manifestó que la utiliza, cosa que ayudó a que alcanzase más popularidad. 

Actualmente forma una parte vital de los procesos Agile y Scrum.

Con el Timeboxing, se asignan períodos de tiempo para poner un límite estricto a las actividades que se teme que, de otro modo, se alargarían en exceso, dicho de otra forma, a combatir la Ley de Parkinson.

Son, por tanto, bloques de tiempo limitados y dedicados a trabajos concretos. 

Es fácil ver que la Técnica Pomodoro está totalmente en esta línea (aunque Pomodoro se limita a periodos cortos, en torno a media hora).

En el Timeboxing los períodos de tiempo se llaman «Timeboxes» (ejem) y pueden implicar períodos de tiempo más grandes, que abarcan desde 15 minutos hasta varios meses. Un timebox siempre tiene plazos y objetivos específicos asociados a él, y también puede implicar productos a entregar, un presupuesto e hitos. 

Al final del Timebox, se declara el trabajo realizado, sin importar qué, y luego se evalúa si se fue capaz de cumplir los objetivos, ya sea completa o parcialmente. 

Generalmente de utiliza para conseguir que dé tiempo a concluir proyectos largos y/o proyectos tediosos. Si estimo que concluir un proyecto (obra / encargo) me va a llevar 50h y tengo 50 días hábiles para hacerlo, si le dedico 1h al día llegaré a completarlo a tiempo, si escribo 30min cada día, podré sacar adelante el artículo semanal, también he leído casos en los que gracias a Timeboxes culminan con éxito las compras de navidad. 

Por lo general, estas son tareas abrumadoras que sabes que te llevarán mucho tiempo y esfuerzo, como escribir una novela o terminar un trabajo de investigación, organizar la bandeja de entrada del mail. Sabes que no puedes terminar estas tareas rápidamente, así que lo pospones hasta el final. 

Ha sido concebido, por tanto, como una manera de hacer avanzar cosas que de otra manera, por ser indefinidas en su duración, nunca encontraríamos el momento de hacerlas al completo. 

Al dividir ese trabajo en trozos más pequeños y manejables con sus propios plazos e hitos separados, esencialmente haces que la tarea sea menos desalentadora: sólo tienes que motivarte para alcanzar el siguiente plazo o hito, lo cual es mucho más manejable. 

También aplica a tareas en las que no quieres pasar demasiado tiempo. Estas suelen ser tareas necesarias pero desagradables, como limpiar tu habitación o ordenar tus correos electrónicos. O bien se alargará el tiempo antes de abordar estas tareas, o se pasará demasiado tiempo en ellas. 

Al establecer un plazo estricto para este tipo de trabajo, limitas el tiempo que le dedicas desde el principio. 

Qué dice GTD

En GTD trabajamos por contextos. Esta es la diferencia fundamental con las técnicas que acabamos de nombrar, y en general con prácticamente todas la técnicas/métodos de productividad y efectividad. 

A priori, desde GTD no se contemplan ni el Time Blocking ni el Timeboxing porque se asimila a sobreplanificar:

• Jugamos a anticipar el tiempo y la energía de las que vamos a disponer. 
• Nos aventuramos a reservar tiempo y despreciar imprevistos. 
• Jugamos a no cumplir tiempos y empezar a amontonar bloques de tiempo, montando un Tetris (R) en toda regla. 

Block Your Time or Lose It Forever 

Ahora bien. 

Imaginemos que un proyecto, una siguiente acción se atasca y necesitamos artificialmente sacar delante “un asunto”. O que hay determinadas cosas que sabemos que debemos hacer pero que nuestra agenda plagada de compromisos no nos está impidiendo a causa de copar todo nuestro tiempo. 

Lo primero que deberíamos hacer es “capturar” que posiblemente nuestro sistema esté empezando a fallar; probablemente toque revisar a fondo nuestro flujo de trabajo, nuestro nivel de compromisos, la calidad de nuestro aclarado… 

Lo segundo, como indiqué antes, podemos decidir darnos tiempo de reloj, no tiempo de calidad, ¿Time Blocking o Timeboxing? 

Si (a) el Timeboxing incluye la limitación del tiempo que se dedica a una actividad, pero no presupone cuáles son las tareas concretas que se van a ejecutar (dedicaré una hora a sacar adelante mi lista @email si no presenta nada más urgente), y (b) el Time Blocking propone la reserva estricta de tiempo para una actividad concreta (de 10:00 a 11:00 voy a redactar y enviar el email X, y y Z), parece claro que (b) Time Blocking tiene todas las de perder ante los principios que rigen GTD. 

Pero cuidado, recurrir al Timeboxing debe ser una medida excepcional para resolver necesidades concretas y puntuales.

Creo que todos superamos esa fase, y sabemos por experiencia, que NO es una técnica válida para afrontar el trabajo diario y que estar moviendo tareas de un sitio a otro en nuestro calendario no es trabajo productivo.

Nota malvada. En Wikipedia (en inglés) hace esta mención: 

David Allen, autor de Getting Things Done, una época defendió un enfoque sin contemplaciones para la organización del calendario, abogando por poner sólo vencimientos en los calendarios. Sin embargo, en los últimos años, ha expresado dudas sobre su anterior enfoque de la gestión del calendario, ignorando su ideología anterior. 

En una entrevista en 2014, ha defendido el bloqueo de tiempo afirmando: «ayer bloqueé mi calendario para dos franjas horarias diferentes para trabajar en un proyecto». 

Otras técnicas

Nota no malvada.
Otras técnicas que nombro por si os las topáis por ahí: 

Task Batching 

Consiste en agrupar tareas similares, e ir haciéndolas todas a la vez para evitar el cambio de contexto. 

Se agrupan tareas similares (normalmente pequeñas) y se programan bloques de tiempo específicos para completarlas todas a la vez. Al abordar tareas similares en un grupo, limitarás la cantidad de cambios de contexto que tienes que hacer a lo largo del día, ahorrando un tiempo precioso y energía mental. Por ejemplo, programar dos bloques de 20 minutos para procesar el correo electrónico durante el día es más eficiente que revisar la bandeja de entrada cada 15 minutos. 

Day Theming 

Dedicar cada día de la semana a un área específica de enfoque o responsabilidad. 

Es la versión más extrema de la agrupación de tareas para personas que tienen muchas áreas de responsabilidad que compiten por su atención. Por ejemplo, un empresario a menudo tiene que prestar atención a la comercialización, las ventas, el desarrollo de productos, el apoyo al cliente y los recursos humanos, todo al mismo tiempo. En lugar de reservar bloques de tiempo para cada área de responsabilidad cada día, dedica un día completo cada semana a cada responsabilidad. 

Foto de William Iven en Unsplash