Un proyecto paso a paso con Todoist – Organizar

El de la organización

(aunque en parte seguimos aclarando)

• Episodio 0.- El de la Presentación
• Episodio 1.- El de las Capturas
• Episodio 2a.- El de los Aclarados (parte 1)
• Episodio 2b.- El de los Aclarados (parte 2)
• Episodio 3.- El de la Organización
• Episodio 4.- El de la Reflexión
• Episodio 5.- El de Hacer
• Episodio 6.- El del Resumen

Recordatorio, para no perder el hilo de dónde veníamos: aclarar y organizar van de la mano, aunque independientes, son pasos que se realizan de manera consecutiva. Por esto, aunque el título de esta parte es «Organizar», habrá mucho de «aclarar», de hecho podría ser el episodio 2c en vez del 3.

Retomamos, pues:

El ítem Viaje a NYC. Significa algo para mi, requiere acción, y más de una, por tanto… EUREKA. Tengo un proyecto

¿Tengo un proyecto, no?. ¿Es un Proyecto?

Pues si, parece evidente que «el viaje» es un resultado, que quiero conseguir y obviamente no se consigue con una acción aislada, necesitará varias.

Bien, pues si es un proyecto, procedemos como tal: (1) lo anotamos en la «lista de proyectos» y (2) creamos la primera acción, que sería … que sería… buf, espera…¿por dónde empiezo? ¿cómo lo organizo? ¿Cuándo podré viajar? ¿realmente puedo? ¿Cómo me desplazo? ¿cuánto puede costar?. Esto es un poco más complejo de lo que creía.

Efectivamente, así, a bote pronto, si queremos que un viaje como este acabe bien, deberíamos estimar duración su duración, barajar posibles fechas, decidir acompañantes, alojamiento, elegir actividades a hacer y lugares que visitar… hay muchas cosas a concretar.

Podríamos decir por tanto que es un «proyecto complejo»; de hecho, muchos de los avances en la consecución del objetivo, serán a su vez proyectos, porque requerirán varios pasos. Tendremos, por tanto, subproyectos que contribuirán a alcanzar el resultado descrito en el proyecto principal.

Los subproyectos pueden entenderse como proyectos independientes, pueden estar anidados o no, nos da igual es una cosa de sentido común más que de norma

Parece obvio que crear subproyectos es una buena solución para afrontar proyectos complejos; no deja de ser algo parecido a «divide y vencerás»

Voy a aprovechar este momento para introducir 2 conceptos (2 categorías de proyectos)

(1) Proyectos evidentes (o autogestionados), que serían aquellos en los que generalmente sólo hay una «siguiente acción» posible, que además emana de la realización de la acción anterior y suele ser obvia.

«Esto significa que no es preciso pensar sobre ellos durante la «revisión semanal» porque las nuevas «siguientes acciones» van apareciendo de forma natural y espontánea en la medida que vamos completando las anteriores.»

(José Miguel Bolívar)

(2) Proyectos no evidentes (o no autogestionados o también proyectos formales).

En este caso (gracias Sergio Pantiga) el modo por defecto a aplicar sería la planificación adaptativa: defino qué es lo próximo a hacer, y ejecuto; defino, y ejecuto; defino, y ejecuto, etc.

Pero si se da un caso de proyecto formal, en el que no está claro por dónde empezar porque las siguientes acciones no resultan obvias y por tanto requieren de una planificación más profunda, podremos hacer uso de la planificación natural de proyectos.

¿Y en qué consiste la planificación natural?

Pues según Jerónimo Sánchez, planificar de manera natural no es otra cosa que enfocar los proyectos de la manera en la que nuestro cerebro enfoca normalmente cualquier problema inconscientemente.

Fíjate en estos pasos

1. Definir propósitos y principios – pregúntate ¿porqué? ¿para qué?
2. Visualizar los resultados – pregúntate ¿qué beneficios?
3. Generar tormenta de ideas – pregúntate ¿cómo?
4. Organizar – identificar las partes del proyecto
5. Identificar próximas acciones

¿Complicado?, para nada. Es la manera en la que nuestro cerebro planifica habitualmente. Y si no me crees imagínate que tienes que preparar una barbacoa (vale, es un ejemplo tan manido como cambiar el aceite al coche, lo siento).

De modo muy muy esquemático:

(1) Qué celebras (2) Qué bien lo vamos a pasar (3) Cuántos, dónde, qué menú, qué bebida (4) Charcutería, carnicería, panadería (5) Comprar, encargar, repartir tareas.

Estoy seguro de que identificas a la perfección cada uno de esos pasos, es más, seguirás ese proceso de forma natural, aunque nunca hubieses leído nada al respecto.

Dice David Torné: «Invirtiendo tiempo* en realizar una planificación natural en condiciones, consigues descubrir el propósito real de tu proyecto, definir unos límites concretos del mismo y aquello que debes cumplir para convertir tu actividad en un éxito. Al final dispondrás de un mapa donde se definirá toda la actividad a realizar.»

* En el original dice 2 – 3 horas

Vamos por tanto a apoyarnos en la planificación natural para estructurar el proyecto del viaje/vacaciones que nos ocupa. Me inspiré (en realidad copio descaradamente) en un post de José Miguel Bolívar, de lectura obligada dónde lo explica a la perfección (además utiliza como ejemplo la organización de un viaje, lo cuál viene de perlas :/

Voy a intentar aclara cada uno de esos cinco pasos, viendo dos formas complementarias de explicar lo mismo.

Paso 1.- Definir propósitos y principios – encuentra el ¿porqué? ¿para qué?

Cito a Paz Garde:

«Responde con claridad la intención con la que llevas a cabo el proyecto: Responde el «por qué» y/o «para qué» lo haces, así como los límites de tu plan. Enumera también los principios básicos que estarán presentes en dicho proyecto»

Cito a José Miguel Bolívar:

«Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no, piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.»

Paso 2.- Visualizar los resultados – encuentra ¿qué beneficios me aporta? ¿Qué espero conseguir?

Esto nos ayuda también a definir el proyecto y a saber cuándo lo hemos completado

Cito a Paz Garde:

«Imagina ese resultado una vez conseguido con detalle. Hacer esto te dará información muy útil a la hora de decidir acciones.»

Cito a José Miguel Bolívar:

«…te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.»

Paso 3. Generar tormenta (lluvia) de ideas – encuentra el ¿cómo?

Cito a Paz Garde:

«Genera ideas, cuantas más mejor. No apliques ningún filtro a tu imaginación. Si quieres, puedes ir agrupándolas mediante «mapas mentales»

Cito a José Miguel Bolívar:

«Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.»

 

«Tu propósito es el porqué irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo.»

José Miguel Bolívar

Mapa mental

Este tercer paso, el cómo, es quizá el que más abruma, porque puede llegar a ser realmente amplio. Para desarrollarlo haremos uso de un «mapa mental», que una vez hecho y aclarado, podremos convertir en «material de apoyo al proyecto» principal y podemos mantener a modo de guía permanente, de principio a fin, hasta que se alcance el resultado.

El material de apoyo lo explicaré al final de este tercer «episodio».

Qué es un mapa mental y cómo nos puede ayudar

La wikipedia, define un mapa mental así: es un diagrama usado para representar palabras, ideas, tareas, lecturas, dibujos, u otros conceptos ligados y dispuestos radicalmente alrededor de una palabra clave o de una idea central.

Mira cómo define los mapas mentales su creador (Tony Buzan 1942-2019): Un Mapa Mental es un método de análisis que permite organizar con facilidad los pensamientos y utilizar al máximo las capacidades mentales.

Nota: Tony Buzan murió de infarto de miocardio el 13/04/2019 a los 76 años. Parece que tiene registrada la denominación Mind Maps®

Aplicado a lo que nos ocupa, un mapa mental nos va a permitir tener una visión global del proyecto principal y por tanto tener más claro cómo acometerlo.

El mapa mental será la expresión gráfica y ordenada, de la tormenta de ideas.

Cómo se hace un mapa mental

El propio Tony Buzan, da siete pautas. Partiendo de una hoja en blanco,

• Empezar en el centro
• Dibujar en el centro la imagen que simboliza la idea central
• Utilizar muchos colores
• Conectar alrededor de la idea central, las ideas más importantes
• Utilizar líneas curvas en vez de rectas
• Utilizar sólo una palabra clave por línea
• Utilizar muchas imágenes

Al final podremos obtener algo parecido a esto:

Qué queréis que os diga, a mi me parece una maravilla. El tiempo invertido, habrá merecido la pena por la claridad que se obtiene en la organización de las ideas.

Según el propio Buzan (que supongo que no será muy imparcial), los beneficios que obtenemos son:

• Ahorro de tiempo
• Ayuda al organizar y aclarar pensamientos
• Generar nuevas ideas
• Ayuda para recordar fechas y eventos
• Mejora de la memoria y la capacidad de concentración
• Estimula el cerebro
• Amplia horizontes
• Resulta muy divertido hacerlos

Nota: el libro al que hago referencia, se titula en español «Cómo crear Mapas Mentales ®«.

Pongo, a modo de curiosidad, 2 valoraciones totalmente opuestas (Amazon) acerca de lo que el libro aporta.

Quién prefiera utilizar una herramienta informática encontrará multitud de ellas, gratuitas, de pago, multiplataforma, etc.

En el caso que nos ocupa, yo voy a utilizar Scapple, que no traza líneas curvas, ni hace uso de otras de las recomendaciones de Tony Buzan, espero que sepáis disculparlo; se pueden hacer cosas llamativas (aunque para mi gusto demasiado recargadas) como esto:

Sin embargo, es este caso, lo veo poco práctico y prefiero algo más minimalista, aún a costa de perder inspiración.

Este es mi mapa mental inicial:

No olvidéis que es una «tormenta de ideas»; he anotado lo que me vino a la cabeza, con el fin de tener una visión más clara del proyecto y así poder determinar cuántos frentes debo abordar, por dónde empezar, etc.

El mapa mental, en este caso no es un fin en si mismo. Con esto quiero decir, que su cometido es ayudarme a afrontar el proyecto. Una vez conseguido esto, no sigo trabajando sobre el mapa mental, sino que lo haré sobre los proyectos / subproyectos que vaya creando.

Paso 4. Organizar – identifica las partes del proyecto

Con el mapa mental a la vista, este paso (identificar las partes del proyecto) es más fácil. Hemos conseguido trocear una cosa muy compleja en otras mucho más abordables.

Aún están en crudo, necesitamos un segundo aclarado que nos permita decidir qué convertimos en proyectos, en próximas acciones, que dejamos como material de apoyo o lo que corresponda.

Que veamos globos azules, verdes y amarillos, nos puede llevar a asociar unos con proyectos y otros con acciones, pero no es así. Sólo es la guía inicial para tener identificadas las partes del proyecto.

Voy a ir repasando (aclarando) desde la esquina superior izquierda en el sentido de las agujas del reloj, pero ahora si voy a ir ORGANIZANDO (por fin).

Todo lo que pueda y quiera hacer ya, podrán ser «siguientes acciones» sin más vueltas. Si algo requiere más de una acción, se convertirá en un proyecto y anotaré sólo la «siguiente acción correspondiente». Si lo creo oportuno, anotaré lo que crea que puede servir de material de apoyo (a la acción o al proyecto).

Otra cosa importante, que quedará mas clara a medida que avancemos en la lectura: Todo lo que obtengamos de las labores de «investigación», pasará a formar parte del «material de apoyo» del proyecto estelar «Organicé satisfactoriamente el Viaje a NYC», por cierto, voy a crearlo ya 😉

Vamos allá (por la esquina superior izquierda del mapa mental) Empiezo creando un proyecto al que llamo «Documentación» con tres subproyectos: (1) visado, (2) pasaporte, (3) seguro médico… ejem, EJEM, va a ser que no, NO.

¿Lo intentamos de nuevo?. Venga.

Paso 5. Identificar las próximas acciones

Voy a seguir un proceso similar al que vimos en el paso aclarar (que no es ni más ni menos que lo que estamos haciendo). Empezamos por el primer ítem «Visado» y me pregunto ¿lo necesitaré? ¿Quién o dónde me pueden dar información fiable? ¿Cómo lo consigo? ¿Cuánto tardarán en facilitármelo?. Salvo que seamos mochileros (y rumbo a NYC lo veo complicado), lo más probable es que pensemos pasar por una agencia de viajes, y creo que no hay mejor sitio para que nos orienten a este respecto (o al menos para intentarlo)

Por tanto se me ocurre crear adhoc en la agenda «Agencia de viaje NYC» y allí crear una siguiente acción del tipo «recabar información acerca de la necesidad de visado para viajar a EEUU, forma de obtenerlo y plazos aproximados»

Pasaporte. Creo una siguiente acción en contexto @casa, «localiza el pasaporte y comprueba la fecha de caducidad»

Seguro Médico. A la agenda de la «Agencia de Viaje NYC», «Consultar qué cobertura sanitaria da seguro médico asociado al billete o la tarjeta de crédito y preguntar que recomiendan en la agencia»

Roaming. Al contexto @iPad «Consultar en la web de Lowi las tarifas de voz y datos en itinerancia -EEUU-»

Cobertura. Al contexto @iPad «Consultar cobertura 4G en NYC, operadores locales que la ofrecen»

Equipaje – Checklist. Esto va a ser un proyecto (porque va a necesitar más de una acción).

En la «lista de proyectos» anoto [ORGANIZAR] He creado el checklist de viaje a NYC

En el contexto @iPad creo una siguiente acción «Genera las categorías del checklist del viaje a NYC» y en las notas, a modo de material de apoyo escribo: documentos, tecnología, ocio, botiquín, ropa, aseo…

Alojamiento. Irá a también a la agenda de la «Agencia de Viaje NYC», anoto «Consulta la diferencia de precio y la posibilidad de alquilar un apartamento en vez de ir a hotel».

Nota: alguna acciones pueden parecer un poco vagas, poco definidas, pero eso pasa en la «Agenda», al ser temas a tratar en un encuentro, las acciones persiguen un fin que es obtener determinada información o aclararla, por lo que son más dadas a una redacción poco concreta, y quizá llegado el momento si que se desarrollen dando lugar a nuevas acciones.

Presupuesto. Obviamente hay que hacer una estimación de gastos, pero aún no hemos decidido cuánto durará el viaje, ni el alojamiento, ni qué tipo de excursiones, visitas, etc. Lo dejaré, por tanto, incubando. Como lo quiero volver a revisar en breve, lo llevo a «Esta semana no» anoto «Presupuesto – estimación de gastos viaje NYC» y le añado una nota a modo de material de apoyo «Transporte, Alojamiento, Alimentación, Ocio-excursiones, Compras…» y un par de cosas más que se me ocurren ahora, que son el tipo cambio de moneda e información acerca de si los precios reflejan los impuesto (y su importe en caso de no contemplarlos) que me servirá de ayuda cuando retome.

Desplazamientos. Buscaré información, mapas de transporte, precios, posibilidad de bonos, etc. Todo aquello que me facilite el moverme por la ciudad.

Creo un proyecto «Recopilé información detallada de los medios de transporte urbano de NYC»

Crearé ya cuatro siguientes acciones (las puedo hacer de forma simultánea e independiente) idénticas una por cada medio de transporte urbano que identifique. Esta vez, las crearé en el contexto @ordenador ya que quiero poder descargar mapas, horarios, tarifas y almacenarlos

Estas son las cuatro siguientes acciones: Busca en la web de (1) MTA-metro (2) NYC Ferry (3) MTA-bus (4) TLC NYC-taxi de NYC, tarifas, horarios, recomendaciones y descarga mapa. Una siguiente acción por cada medio de transporte.

Nota: Si durante las búsquedas encuentras algo nuevo que llame tu atención, recuerda que estamos constantemente CAPTURANDO. A lo mejor lees algo acerca de vuelos nocturnos en helicóptero frente al skyline y te resulta atractivo, pues al inbox de capturas

Visitas / actividades. Aunque no es lo mismo viajar solo, que en pareja, que con toda la familia o con un grupo de amigos/as, creo que el 80% de las actividades en un viaje de este tipo son estándar. Por tanto creo que puedo iniciar este proyecto también «Realicé una lista preliminar de actividades culturales y de ocio que me interesaría hacer en el viaje a NYC». ¿Por qué preliminar? Porque ese es mi objetivo inicial, una lista de lo que me gustaría hacer allí. Después quedará valorar si se pueden realizar, si hay tiempo, si coincide con los gustos del grupo, etc, pero eso será otra cosa, ya llegará.

Al igual que hice con el transporte, crearé cinco «siguientes acciones» cada una referida a una de las áreas sobre las que yo creo que va a girar el ocio durante la visita.

«Haz una lista con los 10 (1) museos, (2) monumentos-edificios, (3) parques, (4) espectáculos, (5) rutas más recomendados de NYC»; Una siguiente acción por cada categoría.

Comidas. Aquí me asaltan muchas dudas. Sé que hay (1) restaurantes de cualquier nacionalidad, que posiblemente sean asequibles, también que los (2) puestos de comida ambulante son habituales y hay en cualquier parte. Desconozco si podría comprar en un (3) supermercado pan y fiambre/latería que me permitiese comer de bocadillo (typical spanish)

Por tanto hay que buscar info, que el presupuesto no es infinito.

En la «lista de proyectos» anoto «Identificadas en detalle, las opciones de comida tanto en calle como en locales»

Siguientes acciones:

«Haz una lista de 3 restaurantes con buena relación calidad precio en cada barrio que vayas a visitar».

Oh, vaya. No sé aún qué barrios o zonas voy a visitar.

Pues lo siento, pero esa acción entonces no es una «siguiente acción» ya que no se puede realizar.

Ok ¿Qué hacemos?, la programo para la semana que viene, que posiblemente ya sepa… NO, NO, NO.

Si no es una siguiente acción, pero es algo que creemos que lo va a ser, o sencillamente intuimos que es algo útil al proyecto, debe pasar a formar parte del «material de apoyo» al proyecto. Ya lo recuperaremos en la Revisión Semanal, al repasar los proyectos activos. Por tanto, así de bien redactado, lo añado a las notas del proyecto que creamos.

Respecto a los puestos callejeros si que puedo crear una «siguiente acción» en el contexto @iPad «recopila información acerca de los food trucks en NYC, tipos de comida y busca si existe alguna aplicación para localizarlos»

Ahora, en este momento, aclarando, desecho la opción de comprar en supermercado, veo una oferta tan inmensa que no creo que merezca la pena la complicación. Por tanto, lo tacho del mapa mental (no lo borro, lo tacho, para que quede constancia de que elegí no tenerlo en cuenta y no pensar que fue un olvido)

No podemos olvidar los típicos (4) Burguer King/Mc Donalds, aunque como creo que eso no necesita de mayor investigación, no voy a generar ninguna acción al respecto.

Sin embargo, es seguro que habrá cosas típicas que ahora se me escapen, recuerdo cosas acerca del (5) «brunch», de los (6) sandwiches de pastrami y una serie de cosas que quizá están fuera de los circuitos más habituales y sólo al alcance de los «NewYorkers».

Anoto en el contexto @iPad «Busca en internet y haz una lista de platos típicamente Neoyorkinos»

Posiblemente los tres aspectos restantes, debería haber sido los primeros a perfilar, pero son circunstancias tan personales que no creo pertinente analizarlos aquí:

Fechas Participantes Duración

Como podéis ver, estamos en una fase de recabar información, por lo que prácticamente todas los proyectos tienen una finalidad similar: crear listas que nos puedan ayudar a tomar decisiones.

Esa información y esas decisiones nos ayudarán a alcanzar el proyecto principal «Organicé satisfactoriamente el Viaje a NYC”

Hicimos referencia en varias ocasiones al Material de apoyo a la tarea y al material de apoyo al proyecto (o subproyecto). Intentaré explicar qué es.

Todo aquello que recopilemos y que sea específicamente relevante para una acción o para un proyecto, será material de apoyo.

Cito a José Miguel Bolívar:

«El material de apoyo puede ser de dos tipos:

• Por una parte, el material de apoyo para próximas acciones aisladas, que puede tener sentido agrupar en un único contenedor «material de apoyo para próximas acciones»
• Por otra parte, el material de apoyo para proyectos. En este caso, cada proyecto debe contar con su propio material de apoyo de forma independiente. Para ello, puedes utilizar una carpeta física o virtual y también una mezcla de ambas. Lo importante es no mezclar el material de apoyo de proyectos distintos

[…]

La naturaleza del material de apoyo puede ser muy diversa: un esquema de los pasos a seguir, notas sobre la estrategia o estrategias, materiales de todo tipo: artículos, folletos, enlaces a páginas Web, informes, datos históricos, estudios, bases de datos, datos de contacto de personas…»

Por tanto, además de la información digital, también será material de apoyo una guía de viajes que compremos, o un folleto, o un testimonio, consejo o sugerencia de alguien que haya hecho previamente ese viaje.

Todo lo que no sea específico para ese proyecto o acción NO SERÁ material de apoyo, aunque lo haya que usar, será parte del archivo o material de referencia.

Vuelvo a citar a José Miguel Bolívar:

«Es fundamental diferenciar con claridad el «material de apoyo de las acciones» de las acciones y los resultados:

• Lo que quieres conseguir es un resultado, que en GTD se llama proyecto

• Lo que tienes que hacer físicamente para conseguir un resultado o proyecto se llaman acciones

• Lo que tienes que utilizar de forma específica para realizar las acciones que conducen a tu resultado se llama material de apoyo”

*Nota: Las fotografías que acompañan el artículo (salvo el primer mapa mental) son propiedad del que os escribe. No se muy bien cómo va eso de las licencias, pero lo digo, por si acaso.