Un proyecto paso a paso con Todoist – Presentación

HACIENDO desde CERO. Un proyecto paso a paso

• Episodio 0.- El de la Presentación
• Episodio 1.- El de las Capturas
• Episodio 2.- El de los Aclarados (parte 1)
• Episodio 3.- El de los Aclarados (parte 2)
• Episodio 3.- El de la Organización
• Episodio 4.- El de la Reflexión
• Episodio 5.- El de Hacer
• Episodio 6.- El del Resumen

En esta ocasión voy a recorrer (espero que con acierto), mediante un ejemplo, la vida de un proyecto desde que capturamos una idea hasta que alcanzamos el resultado propuesto: Un trayecto por los 5 pasos de GTD.

La serie la he bautizado «HACIENDO desde CERO. Un proyecto paso a paso«

Intentaré ilustrar mediante un caso ficticio lo que transcurre desde el principio, cuando capturamos algo, para luego ir dando los pasos en que lo transformamos para terminar haciéndolo. El ejemplo es 100% inventado, aunque me esforzaré en que parezca real (novelaré un poco, si se me permite 😉, quizá debería escoger un tema que me fuese especialmente cercano, o que creyese dominar, pero al buscar un ejemplo, decidí que me gustaría que:

• Fuese largo, porque nos obligará a poner tareas en espera, poner tareas en seguimiento.
• Intervengan varias personas, así tendremos oportunidad de delegar tareas, utilizar el contexto agenda
• Fuese complejo, para poder crear subproyectos, utilizar checklist, utilizar mapas mentales, recurrir a material de referencia.
• Fuese de ámbito personal, para convencer a los que dicen que GTD solo tiene sentido en cuestiones de trabajo y fuera de ahí no tiene utilidad.
• Fuese de interés general, que sea algo que todos hicimos, quisimos hacer o haremos algún día, para que cualquiera pueda participar, analizar si los pasos son correctos.

NO, no será cambiar el aceite al coche ja,ja. 

Ese sería un ejemplo tan bueno como otro cualquiera, pero no cumple los criterios que enumeré.

Al explicar, supondré un sistema GTD implementado de forma estándar. No utilizaré etiquetas (salvo tiempo y energía cuando sea preciso); también me referiré a los diferentes contenedores por su nombre en GTD, que es el que contemplan todas las Guía de Implementación:

1. Lista de Proyectos
2. Siguientes Acciones (agrupadas por contextos, incluida agenda)
3. A la espera
4. Archivo de seguimiento
5. Algún día

Utilizaré también un calendario cuando sea preciso.

Por motivos obvios el artículo estará dividido a priori en 5 “episodios”, los 5 pasos de GTD, aunque seguramente alguno lo enfoque en Parte I, Parte II… ya veremos. 

En cualquier caso, mi idea es que no haya 5 partes estancas, independientes, inconexas. Vale que hay que estar a lo que hay que estar, eso es indiscutible; Cuando estamos en el paso de ACLARAR, aclaramos. Pero en un proyecto complejo, conviven “cosas” recién capturadas, con cosas en fase de aclarado, con acciones y subproyectos en fase de organización y con acciones en fase de hacer.

Espero ser capaz de plasmarlo correctamente.

De hecho capturar, lo hacemos continuamente y de manera automática.

Es obviamente el punto de partida de cualquier proyecto, pero no hay un MOMENTO establecido para hacerlo, debe ser una acto continuo e instintivo.

Es verdad que hay un momento en el que podemos DECIDIR hacer un BARRIDO MENTAL, VOLUNTARIO, pero ese ejercicio está pensado (1) al empezar a hacer GTD, a modo de gran recopilación inicial o (2) para paliar un déficit de captura automática, cuando tenemos sensación de que todo falla. Aunque pueda ser necesario a veces (en la Revisión Semanal tiene perfecta cabida un BARRIDO MENTAL), la captura como tal no tiene un momento concreto para hacerse. 

Los otros pasos (aclarar, organizar, reflexionar, hacer) responden mejor al concepto de paso o fase tradicional, más definido en el tiempo, que se hace en un momento escogido.

Quizá también HACER, que tiene la particularidad de que al trabajar por contextos (además de los criterios de tiempo, energía y compromiso), hacemos cuando se puede y cuando se quiere. Creo que en la serie tendremos oportunidad de HACER en cualquiera de los episodios.

¿Vamos a por ello?

• Nota: las fotografías que acompañan el artículo son propiedad del que os escribe. No se muy bien cómo va eso de las licencias, pero lo digo, por si acaso.