Un proyecto paso a paso con Todoist – Capturar

HACIENDO desde CERO. Un proyecto paso a paso

• Episodio 0.- El de la Presentación
• Episodio 1.- El de las Capturas
• Episodio 2.- El de los Aclarados (parte 1)
• Episodio 3.- El de los Aclarados (parte 2)
• Episodio 3.- El de la Organización
• Episodio 4.- El de la Reflexión
• Episodio 5.- El de Hacer
• Episodio 6.- El del Resumen

Tengo una visita a la una. Me gusta la puntualidad y entiendo que a mis clientes aún más. Aunque en la ciudad suelo desplazarme andando, hoy tuve una reunión que me obligó a coger excepcionalmente el coche; veo que tengo poca gasolina (capturo “gasolina”). 

Nos convocan mañana a un curso que me va a obligar a madrugar mucho más de lo que acostumbro. Tengo que adelantar el reloj del calentador (capturo “calentador”).

Como voy con tiempo; aparco cerca de mi domicilio y caminaré hasta el lugar de la cita. No serán más de 20min y el día, aunque frío, lo permite. Podría aprovechar el paseo y hacer alguna llamada (consulto el contexto “en el teléfono”), pero no, decido ponerme los auriculares y escuchar el EXCELENTE podcast “Aprendiendo GTD” de unos chicos muy majos, que me vendrá bien para distraerme un poco. Hoy hablan de los errores más frecuentes al implantar GTD, hmmm interesante… ahora que lo pienso, se acerca La Navidad, dispondré de una semana libre… igual le pego un meneo profundo a mi sistema (capturo “sistema GTD en vacaciones”).

Me paro en el semáforo en rojo. Hay un operario cambiando los carteles de un MUPI, ¡saca nueva película -pon tu actor o actriz o director o directora favoritos-, esa no me la pierdo! (Capturo “película Carlos Vermut”). 

Ya estoy llegando a mi destino, sólo me dio tiempo a escuchar la mitad del podcast. Fuera auriculares. Tengo 5 min para cambiar el chip y repasar la estrategia a emplear en la visita. Justo al lado hay una agencia de viajes con “entrante” me paro ahí y mientras saco el iPad, por cierto, necesita funda nueva (capturo “funda iPad”); la última actualización de una de las aplicaciones, creo que hace algo raro, contactaré con el desarrollador (capturo), pero me estoy poniendo nervioso, no consigo abrir el documento que necesito… Aún tengo tiempo, pero… ¿Y ese cartel que estoy viendo en la agencia de viajes?, qué gozada, siempre tuve ganar de ir, pues, no sé, ¿y si…? (Capturo “viaje NY”).

Me centro en lo que me tengo que centrar y entro a ver a mi cliente.

¿Ya está? ¿Esto es un episodio? ¿Pero, hombre, nos estás tomando el pelo?

Pues no, señoras y señores. Es que esto es el primer paso: CAPTURAR.

Quiero hacer notar dos cosas. Independientemente de lo poco interesante que sea el relato, (1) SIEMPRE llevo encima algo con lo que capturar (2) intento capturarlo TODO (obviamente, si llama mi atención) (3) intento NO ANALIZAR lo que estoy capturando y para ello capturo de la forma más neutra posible, intentando no utilizar verbos que condicionen el “aclarado” posterior.

Por ejemplo si hubiese anotado “comprar una funda nueva para el iPad”, no necesitaría aclarado, estaría creando directamente una acción (o un proyecto). Sin embargo quizá la funda sólo necesite una limpieza, o un poco de pegamento; eso lo decidiremos cuando toque aclarar.

El resumen perfecto nos lo trae Jordy Fortuny: 

“No debes pensar ni analizar lo capturado. Ya llegará el momento. Ahora sólo recógelo y guárdalo. La captura es un proceso rápido. Si no lo es, lo estás haciendo mal.” (Jordi Fortuny)

“Ya llegará el momento” significa que debes confiar en tu sistema y llegará el momento de ACLARAR, y ahí (no antes) veremos si lo capturado es basura, o si tiene significado, si se convierte en acción o en proyecto. 

La vuelta de tuerca para comprender mejor y tener un punto de vista más amplio nos trae José Miguel Bolívar en un post de hace un año.

De obligada lectura, pero no me resisto a anticipar esto:

“En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo. 

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.” (José Miguel Bolivar)

Espero que haber cumplido con las expectativas respecto al episodio; en breve el siguiente paso, y mientras tanto abrimos hilo en Slack para discutir acerca de lo dicho hasta ahora.

• Nota: las fotografías que acompañan el artículo son propiedad del que os escribe. No se muy bien cómo va eso de las licencias, pero lo digo, por si acaso.