Un proyecto paso a paso con Todoist – Aclarar (Parte 1)

Después de una jornada recopilando (capturando), o una mañana o el tiempo que sea, si lo hicimos a conciencia, podemos encontrarnos con veinte, treinta “cosas”, con las que puede que haya algo que hacer… o puede que no.

Esto es lo que vamos a hacer en el paso de “Aclarar”

No hay una frecuencia marcada para aclarar, pero la mayoría suelen (solemos) hacerlo una o incluso dos veces al día, depende del volumen de capturas. Lo óptimo es que el número de ítem sea manejable para nosotros. En cualquier caso, aunque hayas capturado pocas cosas, no dejes pasar demasiado tiempo, o es posible que lo capturado te resulte irreconocible.

Yo intento centralizar todo lo que capturo en el inbox de Todoist, llevando allí obviamente lo que me pasa por la cabeza, y también lo que pasa por mi radar digital. Es decir, si hay un Whatsapp relevante (en mi trabajo se utiliza como herramienta de comunicación), en el momento en que lo veo lo paso al inbox (en el momento en que lo veo, quiere decir que teniendo las notificaciones desactivadas, si paro a tomar un café o me siento en un banco en un parque o incluso mientras camino, puedo aprovechar para revisar lo que va llegando). En ese sentido, no espero a repasar mis bandejas de entrada todas en un mismo momento, sino que  si veo que tengo acumulado correo, mensajes de Telegram o de Whatsapp, y tengo tiempo, le dedico unos minutos.

Lo hago así, precisamente para que no se me convierta en inmanejable. Y puedo asegurar que todas mis bandejas de entrada están a cero a diario.

Los objetos físicos (hoy día para mí son muy, muy pocas cosas) los deposito a diario en una bandeja para documentos que tengo en mi escritorio, que está en mi casa (mira que bien, me ahorro una bandeja de entrada).

Esto es importante: hay muchas posibles bandejas de entrada, que tenemos necesariamente que tener identificadas. Para profundizar un poco más en este aspecto, recomiendo un excelente post de Miguel Albizu, dónde repasa lo que dicen y hacen al respecto Jeroen Sangers, Berto Pena, Jesús Serrano, David Torné, David Allen y José Miguel Bolívar, da su punto de vista respecto de cada uno de ellos y acaba explicando cómo lo hace él mismo. Muy instructivo.

Cada cual debe decidir cuáles son sus bandejas de entrada, contemplar todas las necesarias, pero el mínimo imprescindible y hay que revisarlas también con la frecuencia que precisen.

En mi caso, al aclarar hoy me encuentro  con una lista de este tipo:

• Reloj calentador
• GripeNet: estadísticas
• Foto inbox
• Scrivener
• Viaje NYC
• Santander
• COLORS en Spotify
• DESORDEN DE PERSONALIDAD MÚLTIPLE: Entrevista psiquiátrica real con Eve White, Eve Black y Jene – YouTube
• Scanner Pro Víctor
• Gasolina
• Contrato Óscar
• PdV van bajos
• Tarjetas de visita
• Té ceremonial
• Beca Erasmus
• The Fallacy Fallacy | Idea Channel | PBS Digital Studios – Youtube
• IVA en tabla liquidaciones

No sé si parece mucho o poco, pero ahí está solamente lo que capturé durante una parte del día. Algunos ítem, contienen enlaces que Todoist genera automáticamente al capturar de la web.

El proceso para hacer bien el aclarado requiere PENSAR (si, PENSAR, a veces no queda otro remedio) porque lo que vamos a hacer ahora es:

“Vaciar (las) bandejas de entrada pensando sobre las cosas que hay en ellas y tomando decisiones al respecto“ (José Miguel Bolívar).

Repito: TOMANDO DECISIONES. Eso no es mover una cosa de aquí y ponerla allí en el contexto email, NO.

En un proceso vital (como todos los demás, cierto), pero vital. Por tanto en cada una de nuestras bandejas de entrada seguiremos estos pasos:

1. Empieza por el primer ítem; si crees que es mejor empezar por el cuarto ítem por que tiene mas sentido, la respuesta es NO; Empieza por el PRIMERO, aunque prefieras empezar por otro, vamos a ir en orden, con un sólo ítem (o cosa) cada vez; ojo, lo que sale de la bandeja NO VUELVE A ENTRAR (esto debemos grabárnoslo a fuego)
2.  Escogido ese elemento nos preguntamos ¿Qué es? ¿Qué significa para mi? ¿Requiere acción?

Y en este punto copio la síntesis / esquema que tiene Jordi Fortuny en su Blog (http://efectivitat.com), atentos, porque sólo hay seis posibilidades:

Si no requiere acción: 

• Eliminar si no nos aporta nada.
• Archivar si puede ser útil en el futuro.
• Incubar: si es algo que quizá quiera hacer algún día. 

Si requiere acción: 

• Hacer y olvidarse, si hacerlo te lleva menos tiempo que gestionarlo. (La famosa regla de los dos minutos…) 
• Delegar, si alguien es más adecuado que tú para hacerlo. 
• Aplazar, si debes hacer algo lo antes posible. 

Las cosas que has decidido aplazar, debes definirlas como “siguientes acciones”

Bien, en realidad para “aplazar” correctamente (si, aplazar porque no vamos a hacer nada AHORA mismo) todavía nos queda evaluar si es una tarea simple o es un proyecto, pero estamos ya muy cerca  del paso 3 de GTD que es “ORGANIZAR”. De hecho este sería el momento tanto de nombrar el proyecto, si procede,  como de definir su primera “próxima acción”; recuerda que estamos tomando decisiones sobre cada uno de los ítem de las bandejas de entrada.

Vamos a ponerlo en práctica y vamos a “aclarar” la lista que puse de ejemplo… vaya qué tarde se hizo.

Ya sé, ya sé… prometí un caso práctico y de momento sólo vemos teoría. Prometo que en la segunda parte de este “episodio” (la siguiente) me volcaré en el ejemplo práctico.

• Nota: las fotografías que acompañan el artículo son propiedad del que os escribe. No se muy bien cómo va eso de las licencias, pero lo digo, por si acaso.