032 – Fallos comunes al iniciarse en GTD

Getting Things Done es una metodología que nos obliga en cierta manera a salir de nuestra zona de confort y hacer las cosas de otro modo, porque si seguimos haciendo las mismas cosas de siempre obtendremos los mismos resultados de siempre. Por este motivo a una persona joven le suele costar mucho menos implantar GTD, porque puede aplicarlo en toda su extensión rápidamente porque tiene menos hábitos creados al respecto.

Muchos de los ejemplos que contaremos son cosas que nos han ocurrido a nosotros mismos y otras muchas se han extraído de los comentarios que nos ha hecho José Miguel Bolívar o que incluso menciona en su libro Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD.

Hacer tu propio GTD o “mejorar” GTD

Como hemos dicho implantar la metodología GTD en tu vida conlleva varios cambios en tus hábitos y cambiar la forma en la que venías haciendo las cosas (para poder obtener resultados diferentes). Esto nos resulta incomodo y somos reacios a hacerlo por lo que tendemos a quedarnos con las cosas buenas de la metodología y eliminamos las cosas malas, adaptando GTD a nuestra forma de trabajar. Realmente lo que estamos haciendo es quedarnos con las partes que nos resultan cómodas, generalmente porque coinciden con lo que veníamos haciendo, y desechamos aquellas que nos suponen un esfuerzo y nos generan rechazo. 

“Lamento decirte que las personas somos mucho menos únicas y específicas de lo que creemos. Precisamente por eso funciona GTD®. Porque está basado en principios universales, que funcionan siempre, en cualquier parte del mundo, independientemente de a qué te dediques o de tu edad, género, educación o nivel económico. Nadie en el mundo empeora su productividad personal cuando mejora la calidad de su proceso de decisiones, o cuando desarrolla los hábitos de transformar[…]”

Pasaje de Productividad personal de José Miguel Bolivar

Adoptar parcialmente GTD

Es muy común escuchar que alguien usa GTD para sus tareas de trabajo pero no para su vida personal… incluso hay personas que solo lo usan para aquello que consideran importante. Esto lleva indudablemente al fracaso ya que nuestro sistema no vacía nuestra mente, no se convierte en esa mente extendida en la que confiar ya que sabemos que no está todo. Si lo piensas fríamente… si tienes que hacer una llamada y tienes 5 minutos y el teléfono en la mano, ¿qué más da que sea una llamada de trabajo o personal? Estas en el momento de hacerla y tu decidirás cuál debes hacer de entre todas las opciones disponibles. 

No entender la metodología GTD

Es un error bastante común y que suele llegar al fracaso en la implantación y al abandono. Vemos que no hay mejora y lo dejamos de lado cuando realmente hemos intentado implantar algo que no era GTD, era otra cosa. Hay que decir que cómo está escrito el libro de David Allen y sus traducciones al español no ayudan demasiado. 

Seguir haciendo lo mismo que antes

Cómo decíamos más arriba, seguir haciendo lo mismo y obtener los mismos resultados, con la diferencia que se hace todo el proceso de la metodología GTD sin aprovechar sus ventajas porque al final del todo haremos lo mismo que veníamos haciendo. 

“Un error habitual que cometen muchas personas al empezar a usar GTD® es llevar a cabo todo el trabajo que hemos visto hasta ahora y luego seguir haciendo las mismas cosas de siempre.”

Pasaje de Productividad personal de José Miguel Bolivar

Mala interpretación de la regla de los dos minutos

Es una regla traicionera con la que debemos tener mucho cuidado. No se trata de ponernos a hacer tareas a lo loco que nos saquen del proceso de clarificar nuestras bandejas de entrada, sino de evaluar si nos lleva más tiempo meterla en el sistema que hacerla. José Miguel Bolivar en su blog nos explicaba hace tiempo lo arriesgada que considera esta regla. 

Curiosamente la regla de los dos minutos es una de las partes más conocidas (si no la más conocida) de la metodología GTD.

Simplificar el sistema hasta tener una lista única de tareas

La lista de tareas que usan muchas personas, en las que apuntan todo lo que tienen pendiente, es uno de los primeros pasos que resulta muy sencillo pero que carece de utilidad. Por un lado tenemos en un mismo sitio mezcladas tareas de diversa índoles, unas que podemos hacer en ese momento junto a otras que no, dificultando ver de forma clara qué es lo que puedo hacer ahora y por lo tanto haciendo más complicado que seleccionaremos la tarea más idónea sobre la que trabajar. 

Al estar todo mezclado el resultado es una lista muy extensa, que nos da pereza consultar o que llegará a agobiarnos “por todos los temas pendientes que tenemos” y que nos llevara a dejarla de lado y centrarnos en lo primero que nos pase por delante, que generalmente no suele ser lo que más nos conviene hacer. 

Buscar la herramienta perfecta que trabaje por nosotros

Es unos de los errores más comunes, centrarse en buscar la herramienta perfecta que nos facilitará el trabajo (ya sea para recopilar/capturar, procesar/aclarar y organizar) y realmente el caso es el contrario. Perdemos tanto tiempo saltando de unas herramientas a otras y probando la última novedad del momento que nos centramos más en eso que en nuestro sistema. 

Normalmente la búsqueda de la herramienta perfecta comienza cuando ni hemos empezado a implantar GTD en nuestra vida, por lo que realmente no conocemos lo que realmente necesitamos. ¿Os imagináis un mecánico que está buscando un destornillador para apretar un tornillo pero que desconoce el tipo de tornillo que debe apretar? No sabrá si buscar un destornillador de relojero o uno más grande, si necesita uno de estrella o de pala… incluso si le conviene más que sea manual o eléctrico. 

Fracasar por utilizar la tecnología

Si, lo decimos nosotros que somos los primeros enamorados de la tecnología, pero esto pasa y es así. Esa herramienta perfecta que nos “facilita” tanto el trabajo se convierte en un obstáculo para asimilar los hábitos necesarios que componen la metodología GTD ya que no hay ninguna app perfecta para GTD. Aunque se anuncien como “GTD friendly” la realidad es que tienen que ser lo más universal posibles para poder tener el mayor público posible. 

Si te decides a utilizar la tecnología no podemos dejar de recomendarte que le des un vistazo a las guías de configuración de las principales apps que la David Allen Company tiene a la venta. Además de aclarar la aplicación de la metodología GTD con esa aplicación te ayudará a dejarla configurada para que funcione lo más parecido a como debería hacerlo. 

Por otro lado, no desestiméis el uso de papel y bolígrafo en los primeros momentos. Aunque hay muchas cosas que nos parecerán repetitivas es justo esa repetición y la calma de la escritura a mano la que nos ayudará a que la metodología deje poso en nosotros.

¿Y tú? ¿Qué fallos implantado GTD has cometido hasta la fecha?

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es