Estoy seguro de que en este fin de semana largo no te aburrirás. Cuantas cosas por hacer aún, ¿verdad? Ponerte al día en mil frentes, disfrutar de tu familia y de esos pequeños momentos de ocio personal a los que quizá en tu día a día no les dedicas la atención que te gustaría… pero por si acaso, he decidido traerte un motivo más para que mantengas la actividad y no te oxides. Estos días de inactividad laboral brindan un marco excelente para la reflexión a muchos niveles, y tu sistema GTD® es también uno de ellos. Por eso he pensado en traerte esta pequeña guía 2021 GTD® & Todoist.
Esta guía no pretende profundizar sobre los fundamentos de GTD® ni ser tampoco un manual exhaustivo sobre Todoist. Asumo que conoces GTD® y también que conoces, al menos a un nivel básico, el funcionamiento de la aplicación. Me centraré solamente en mostrarte mi propuesta de configuración de la aplicación, de un modo sencillo y acorde a las mejoras que el gran equipo de desarrollo ha ido introduciendo en los últimos meses y años hasta llegar a lo que ofrece a día de hoy. Espero que te lleves ideas útiles y, si bien no adoptes esta configuración al completo, puedas implementar alguna de ellas y te haga la vida más fácil en su uso diario. ¿Comenzamos?
Guía 2021 GTD® & Todoist: Creación de las listas
Como ves en la imagen superior, para configurar las listas he optado por hacer uso de lo que Todoist denomina «Proyectos». He creado, inicialmente, seis listas principales (una por categoría): Listas de proyectos, A la espera, Siguientes acciones, Agendas, Checklists y Algún día/Tal vez.
Acompáñame y entremos en detalle sobre cada una de ellas. Veremos de qué particularidades las he dotado individualmente y para qué lo he hecho.
Listas de proyectos
Tras crear el «Proyecto» en Todoist llamado Listas de proyectos, he creado tres secciones en su interior: Una para la lista de proyectos en curso, otra para proyectos que han sido paralizados temporalmente, y otra para proyectos delegados. Bajo cada una de esas secciones, he creado los recordatorios pertinentes que encajan en cada una de las secciones.
Hacerlo de este modo te brinda la posibilidad de verlos todos o ver solamente la sección que en cada momento desees ver. La llegada de las secciones a Todoist es una de las features que más me han gustado de su última evolución, ya que permite crear listas desplegables dentro de otras listas.
Lista A la espera
Tras crear el «Proyecto» en Todoist llamado A la espera, lo que he hecho ha sido hacer uso de otra de las nuevas capacidades de la aplicación: Establecer un orden personalizado (en este caso, alfabético), que mantengo así de forma permanente.
Hacer esto implica que todos los recordatorios que organices en esta lista se ordenarán automáticamente por orden alfabético. De este modo, y si redactas tus acciones siguiendo una taxonomía del tipo [En quién he delegado] [Detalles sobre qué he delegado] [En qué fecha he delegado], podrás revisar estos recordatorios ordenados por persona o colectivo.
Listas de siguientes acciones
Como puedes apreciar, tras crear esta lista como un «Proyecto» en Todoist, he creado dentro diferentes secciones. Cada una de ellas es una sublista por Contexto.
Este modelo de organización subdividiendo tu lista de Siguientes acciones por Contexto haciendo uso de las secciones en Todoist brinda una ventaja que yo personalmente aprecio mucho. Se trata de poder ver en la misma pantalla (ya sea versión móvil, de escritorio o web) todas tus Siguientes acciones en listas desplegables.
Siempre he buscado poder hacer esto en todas las aplicaciones que a lo largo del tiempo he utilizado. No se trata de una necesidad, pero definitivamente es muy útil en determinadas circunstancias.
Por ejemplo, yo que trabajo durante un muy elevado porcentaje de mi tiempo frente al ordenador, este modelo organizativo me permite desplegar las listas que tiene sentido que vea en cada momento y plegar el resto eliminando el ruido. Puedo revisar en un espacio común todo lo que puedo hacer en un momento determinado y eliminar el resto.
Agendas
Para las listas por Agendas he utilizado la misma configuración que para las listas de Siguientes acciones, pudiendo plegar y desplegar los listados a mi voluntad. De nuevo me resulta útil. Cuando llego a mi oficina, desplego las listas de Agendas para cada persona presente o la general de mi empresa (en tu caso podría ser un departamento concreto, por ejemplo) y mantengo plegadas las de mi esposa o hijo.
Checklists
En el caso de los Checklists, me he servido de dos opciones.
Por un lado, dentro del «Proyecto» en Todoist llamado Checklists he creado varias secciones: Antes de salir, Diario, Semanal, Mensual, Trimestral y Anual. Habitualmente los mantengo todos desplegados menos el Trimestral y el Anual, que despliego si quiero revisar puntualmente.
Por otro lado, he creado más «Proyectos» en Todoist para otro tipo de Checklists que reviso con menor regularidad y los he alojado bajo el «Proyecto» general de Checklists.
Cuando alguno de estos Checklists requieren de una revisión muy regular, o diaria, los paso al «Proyecto» Checklists principal, que es el que reviso diariamente en multitud de ocasiones.
Cada día o semana (o mes, trimestre, etc.) hago uso de la funcionalidad de Todoist «Mostrar tareas completadas» oculta en el menú del «Proyecto» y desmarco las opciones que corresponda para volver a disponer de mis Checklists al completo, listos para tachar recordatorios de nuevo.
Algún día/Tal vez
Como puedes ver en la imagen, la configuración es muy similar a la anterior.
Dentro del «Proyecto» de Todoist llamado Algún día/Tal vez he creado dos secciones: Quizá la semana próxima (que reviso como mínimo semanalmente en mi Revisión Semanal), y No en un futuro cercano (que reviso a un plazo más amplio, mensualmente de media). Habitualmente la primera está desplegada y la segunda plegada.
Bajo este «Proyecto» principal he creado más «Proyectos» en Todoist, sublistas que reviso a mayor plazo o en momentos concretos de necesidad y que seguro que te resultan familiares como ideas para escribir en el blog, películas que quizá quiera ver o lugares que me gustaría visitar.
Otras listas
Puedes tener otro tipo de listas.
Por ejemplo, el Archivo de seguimiento yo lo tengo organizado en mi calendario. Pero si quieres tenerlo en Todoist, tan solo tendrías que crear un nuevo «Proyecto» en Todoist llamado Archivo de seguimiento. Y lo mismo aplica a cualquier otro de lista que consideres oportuno añadir.
Guía 2021 GTD® & Todoist: Favoritos
Ahora que tu estructura está creada (ajustándote más o menos a las ideas que te he aportado) puedes hacer uso de otra de las nuevas features de Todoist: Los favoritos.
Parte de las configuraciones que te he propuesto anteriormente buscan ajustarse de un modo óptimo a figurar en esta sección. De este modo, he añadido como favoritos mis «Proyectos» en Todoist A la espera, Siguientes acciones, Agendas y Checklists.
Diariamente y salvo cuando estoy aclarando y organizando alguna de mis bandejas de entrada, solo tengo desplegado el apartado de Favoritos. Tanto el apartado de Proyectos, como el de Etiquetas (que no uso) y de Filtros (que tampoco uso) están plegados.
En mi lista A la espera puedo ver todos los recordatorios que representan qué he delegado y en quién (ordenados alfabéticamente por nombre de la persona o colectivo). Si accedo a mis listas de Siguientes acciones puedo verlas todas en desplegables, plegando y desplegando las listas que tenga sentido en cada momento. En mis listas por Agendas lo mismo, con desplegables por persona o colectivo. Y si accedo a mis Checklists puedo ver en desplegables (para mostrar u ocultar contenido) todos aquellos Checklists que reviso sistemáticamente a diario para elegir qué hacer cuando voy a ejecutar.
Guía 2021 GTD® & Todoist: Resumen
Como ves, no se trata de una configuración compleja y toda la estructura puede crearse en unos minutos. Cuando te adaptas a este modelo para organizar tus listas, el acceso a lo que es necesario revisar sistemáticamente antes de ejecutar es muy rápido y simple, minimizando al máximo la fricción en cualquiera de la variantes de la aplicación (sea móvil, escritorio o web).
Ya existe material de mucha calidad sobre GTD® & Todoist, por ejemplo esta fantástica serie de mi amigo Pablo Paredes en esta misma web donde entra en mucho más detalle de lo que yo he hecho en esta entrada.
El modelo de organización que te propongo aquí no es ni mejor ni peor. La idea que me ha motivado a escribir esta entrada ha sido abrir la puerta de forma racional y moderada al uso de las nuevas características que han llegado a Todoist en los últimos tiempos. ¡Espero que esta guía 2021 GTD® & Todoist te resulte de utilidad!
¡Excelente! Otra forma de montar un sistema GTD en Todoist. Diferente a la de Pablo Paredes, como dices ni mejor ni peor.
Extrayendo lo más interesante de cada una y procurando ajustarse a la metodología lo Máximo posible creo que hay varias alternativas.
¡Otra más!
No será por falta de opciones 😉
Muchas gracias por tu comentario, Pablo.
Muy bueno! Super sencillo, conciso y útil. Gracias!!
Muchas gracias Daniel 🙂
Hola,
Estupendo artículo pero tengo una duda, en vez de generar tanto proyecto por persona como agente de esa persona o próxima acción con esa persona (mail) no crees que sería más práctico utilizar etiquetas de @mail o @persona y asociarlos al proyecto número x que tiene a su vez varios su proyectos como búsqueda información, localización de producto, etc etc y asignado a la etiqueta concreta?
Pienso que si no se duplican las tareas de proyecto (llamada) con el proyecto agenda @persona del día 1de enero…. ¿o estoy confundido y llevo lío de conceptos?
Saludos,
Roberto
Hola, Roberto
Muchas gracias por tu comentario.
Si tienes algo que tratar —decir, pedir, etc.— con alguien, tienes varias opciones para organizar ese recordatorio:
– Si es una persona de trato frecuente y tienes una lista de Agenda con ella, en principio y salvo excepción ésta sería la mejor lista para organizarlo independientemente de la vía que sigas luego para tratarlo. De este modo tienes todos los recordatorios de lo que has decidido tratar con esa persona en la misma lista y puedes tratarlo todo o la parte que consideres en cualquier situación (te la encuentras, vas a verla, habláis por teléfono, etc.).
– Si no se trata de una persona de trato frecuente o no tienes lista de Agenda, ese recordatorio debería organizarse en la lista que consideres más idónea en función a tu trato con ella y experiencias de interacción previa (@email, @teléfono, @oficina, etc.).
– Si se trata de algo que debes tratar sí o sí en un día o momento determinado su sitio sería el calendario, y si aún no puedes hasta un día definido (porque por ejemplo esté fuera) en una lista de seguimiento.
Esas son a grandes rasgos las opciones habituales y no existe ninguna necesidad de que ese recordatorio esté duplicado (un recordatorio, una lista).
Saludos.
Excelente artículo, Sergio. He incorporado bastantes de las sugerencias que indicas (evidentemente las que se adaptan a mi realidad), principalmente el uso de secciones y favoritos, y se ha quedado el sistema con una pinta bastante maja. Ahora queda lo importante, ver cómo se comporta en términos de usabilidad.
Un saludo,
Muchas gracias, Abraham 🙂
Ahora queda lo que dices, que pase la prueba de fuego del día a día. Ya me contarás.
Un abrazo.
¡Muy buena referencia! Cuando yo empecé, los ejemplos fue de lejos lo que más me ayudó de la comunidad GTD. Mi sistema en Todoist se parece a este, pero con muchos más emojis. Gracias por compartir 🙌🏻
«Verlo» ayuda mucho a aterrizar la teoría, estoy de acuerdo Irene.
Muchas gracias por tu comentario 🙂
Sergio, pero no habías vuelto a omnifocus?
Al margen de bromas, esto es una maravilla pero terrible para mí que sigo dudando de mi actual gestor de tareas cuando veo otra aplicación y lo bien que queda. Ya sé, lo he leído mil veces que lo importante es el hábito, pero joder (perdón), cuando veo esta app quiero cambiar. Es horrible que haya tanto donde elegir. Una duda, el material de referencia lo tienes en Drive o donde sea, mediante links desde la app, es así? Mil gracias por tu paciencia y ganas de ayudar
Hola José
No estoy usando Todoist. Y menos mal. No porque exista ningún problema con ella, que es fantástica, sino porque este tipo de affaire es tan agotador como enriquecedor 🙂
Mi archivo (y material de apoyo) digital lo tengo en Drive. No uso enlaces, simplemente acudo a donde se encuentra.
La única situación en que eventualmente utilizo enlaces de este tipo es con correos electrónicos a los que tengo que regresar. No por necesario, que el buscador es muy bueno, pero cuando aclaro y organizo la inversión en recursos que supone ese copy/paste antes de archivar el email es insignificante.
Espero que te ayude. Un abrazo.
Gracias Sergio!, es un placer leerte siempre.
Excelente Sergio: ha sido un antes y un después conocer la metodología GTD sigo aprendiendo, ayuda mucho ya que estoy ocupando Todoist
Muchas gracias, Miguel.
Encantado de que te haya resultado de utilidad 🙂
Así da gusto. Claro, claro. Siempre me has iluminado el camino en GTD. Me gusta tu visión útil del sistema. Gracias Sergio.
Un abrazo.
Es una satisfacción enorme recibir feedback así, José. Muchas gracias a ti por compartirlo conmigo.
Otro abrazo grande de vuelta.
Sergio, revisando tu listados en Todoist, observo una lista «read review» en Next actions. Esta lista no es más de Someday? O son tareas que tienes que leer por fuerza?
De nuevo, mil gracias por tu disponibilidad y ganas de enseñar.
José
Hola José
Son siguientes acciones, textos que he decidido leer lo antes posible.
Como siempre, gracias por tu comentario 🙂
Gracias Sergio. Estupendo post, como es habitual en ti. Es de gran ayuda.
Una pregunta a una respuesta que has dado anteriormente. Dices que sueles usar enlaces con algunos correos a los que tienes que regresar. Cómo lo haces? Uso Todoist y Outlook
Muchas gracias
Hola Paco
Yo utilizo Gmail, bien sea una cuenta personal o empresarial, por lo que únicamente necesito copiar la dirección web de la barra del navegador.
En el caso de Outlook, seguramente desde la versión web el proceso sea idéntico. La aplicación de escritorio nunca la he utilizado, desconozco si es posible o de que modo podría hacerse.
Muchas gracias por tu comentario y la confianza 🙂