En este episodio vamos a hablar sobre los proyectos y los checklist en GTD. De qué función tiene cada uno y de cómo varía su uso según vamos haciéndonos al manejo de la metodología de GTD.
Proyectos en GTD
Cuando comenzamos en GTD una de las cosas que más nos cuesta entender es el concepto de proyecto en GTD.
“Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción para completarse, y que puede completarse en menos de un año.”
También nos cuesta entender la gestión de los proyectos como una simple lista sin acciones anidadas, solo una lista. GTD es una de las pocas metodologías, si no la única, que dispone de una lista de este tipo.
Es bastante normal tener entre 30 y 100 proyectos de GTD según el caso particular de cada uno, algo que nos vuela la cabeza porque hasta el momento teníamos solamente 10 o 12 en nuestra cabeza.
Checklist en GTD
Por otro lado están los checklist (o listas de procesos)
“Un checklist es una lista de ítems que quieres tener en cuenta, revisar o ejecutar cada vez que te enfrentas a una situación concreta.”
GTD no define todas las checklists como proyectos. Son recordatorios estructurados, no resultados. Te ayuda a no olvidar pasos, pero no genera por sí sola resultados deseados. Básicamente un checklist suele ser material de apoyo de un proyecto.
En mi caso cuando empecé a usar los checklist de forma intensiva, muchas veces no apunto el resultado en la lista de proyectos porque el propio checklist me sirve como recordatorio, pero lo ideal sería apuntarlo.
Diferencias entre proyectos y checklist en GTD
Aunque proyectos y checklist pueden convivir en un mismo sistema, tienen propósitos distintos. Saber diferenciarlos (y usarlos bien) marca una gran diferencia en la claridad y fiabilidad de tu organización personal.
Vamos a ver las principales diferencias entre ellos en función de lo que estamos deseando conseguir:
1. Resultado deseado único
El proyecto en GTD parte de una definición muy concreta: cualquier resultado que requiere más de una acción para completarse. Tiene un principio y un final claro. Por ejemplo: “Cumpleaños de mi hijo organizado” o “Propuesta para cliente redactada y enviada”.
El checklist, en cambio, puede o no tener un resultado único. A veces simplemente sirve como recordatorio de una secuencia de pasos sin que haya un objetivo final específico, como una lista para “preparar la maleta” o “comprobar antes de entregar un informe”.
2. Proceso repetitivo
Este es terreno natural del checklist. Sirve para asegurarte de que sigues siempre la misma secuencia en procesos que repites frecuentemente, con el menor esfuerzo mental posible.
Un proyecto, sin embargo, no siempre es repetitivo (aunque podrías tener proyectos recurrentes, como “Declaración de la Renta 2025”). Aun así, cada vez requerirá decisiones únicas según el contexto y las circunstancias.
3. Requiere múltiples decisiones
Aquí está una de las claves fundamentales: un proyecto implica múltiples decisiones a lo largo del tiempo. Planificar qué hacer, cuándo, con qué recursos… Un checklist no decide nada. Es una herramienta que ayuda a ejecutar algo que ya decidiste previamente.
4. Pasos fijos y recordatorios
Los proyectos no traen consigo una secuencia de pasos predefinida. Necesitas pensar las acciones una a una, con criterio. En cambio, el checklist sí contiene una secuencia fija de pasos que según el tipo deberás seguir en un orden o no. Pero los pasos son siempre los mismos y te ayuda a no estar reinventando la rueda cada vez.
5. Revisión semanal
Los proyectos se revisan obligatoriamente en la Revisión Semanal de GTD, ya que forman parte del inventario completo de compromisos abiertos. Los checklists, sin embargo, se consultan cuando toca o cuando tú quieras. Aun así, es recomendable revisarlos también en esa cita semanal contigo mismo para asegurarte de que siguen siendo útiles.
- Ejemplo: “Preparar la declaración de la renta” sería un Proyecto con checklist adjunta.
- Ejemplo: “Checklist de cierre mensual de proyecto de arquitectura” sería solo un checklist operativo.
Errores Comunes
- Usar un checklist como excusa para no pensar.
- Convertir un checklist en un proyecto: “Checklist de materiales para reformas’ no es un proyecto. No tiene un fin en sí mismo.”
- Tratar un proyecto como un checklist: “Planificar ‘preparar un viaje’ como si fuera un checklist fija, cuando cada viaje es diferente.”
- Ignorar las checklists por estar solo enfocado en acciones.
Cómo implementar los proyectos y los checklist en tu sistema
La lista de proyectos como una lista más de tu sistema GTD.
Los checklist pueden ir en varios sitios. En tu archivo (Evernote, papel, archivos digitales) donde tengas tu material de apoyo. Podrías tenerlo dentro de tu aplicación de tareas para que sea de fácil consulta. Incluso guardar plantillas que duplicar cuando sea necesario.
Conclusiones
Los proyectos te orientan al resultado. Las checklists te ayudan a no olvidar pasos en el camino. Entender esto puede transformar tu sistema GTD. Entender la diferencia entre un proyecto y un checklist te permite evitar confusiones y construir un sistema más robusto. Mientras que el proyecto te ayuda a dar forma y seguimiento a tus objetivos, el checklist es un aliado silencioso para ejecutar tareas recurrentes con precisión y sin desgaste mental.
¿Tienes checklists en tu sistema GTD?
¿Tienes claros todos tus proyectos activos?
¿Alguna vez los has confundido?
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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman
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