En este episodio vamos a hablar de uno de los aspectos más complicados de GTD. Complicados, pero no complejos, La revisión semanal.

La revisión semanal, tal vez sea el hábito con peor fama de GTD. Sin embargo, estamos aquí para desmitificar esto porque cuando se entiende bien la revisión semanal no es más que una “pequeña” puesta a punto. El problema es que tal y como está planteada, para alguien que la coja de nuevo, en plan novatada, puede acabar siendo un trabajo en sí mismo y no acabar haciéndola.

De hecho, la revisión semanal no es solo un paso más en el proceso, es lo que mantiene tu sistema funcionando de forma fluida. Sin ella, todo se desmorona. Yo por eso siempre decimos que es mejor una revisión semanal parcial que dejar de hacer una revisión semanal completa.

Revisión semanal… revisión infernal

Vamos a estructurar este episodio en las siguientes partes:

• Contar brevemente en qué consiste la revisión.
• Vamos a dar unos consejos que os ayudarán a enfocarla mejor
• Y por último el cotilleo que tanto nos gusta a todos. Contaremos cómo hacemos la revisión semanal nosotros.

Decimos siempre que nuestros sistemas deben estar completos, actualizados y ser confiables. Como cualquier cosa, con el uso, nuestros sistema se degradan y necesitan una puesta a punto. Mediante la Revisión semanal nos aseguramos de que todo esté en nuestro sistema a una fecha concreta, con lo que ganamos confianza para seguir utilizándolo.

El proceso de revisión semanal tiene 3 fases claramente diferenciadas:

1. Ganar claridad recopilando incompletos, vaciando bandejas de entrada e incluso haciendo algún tipo de barrido. Busca que nuestro sistema esté completo.
2. Poner al día revisando nuestras listas de calendario (hacia atrás y hacia adelante), próximas acciones, delegadas o a la espera, proyectos y checklist. Busca que nuestro sistema esté actualizado.
3. Aplicar la creatividad. Flower Power. En definitiva consiste en revisar nuestras listas de algún día/tal vez y reevaluar los elementos que contienen.

Algunos trucos o buenas prácticas para hacer la revisión semanal son:

• Rebajar la exigencia: es mejor cualquier revisión que ninguna revisión.
• Piensa en el siguiente paso, no en la revisión terminada. te dará menos pereza.
• No “hagas” nada en la revisión. Solo revisa. si te pones a hacer estas perdido. Este es el principal problema de la gente que abandona la revisión semanal.
• Hazla con un nivel de energia adecuado. No la hagas cansado.
• Pon una recompensa tras la revisión o Hazlo mientras disfrutas de tu bebida favorita.
• Hazla fuera de tu horario de trabajo (aunque “uses” tiempo personal, siempre digo que el beneficiario de la revisión personal soy yo).
• Dedica el tiempo adecuado. Por norma, trata de dedicarle tiempo entre 60´ y 90´ minutos. Si no puedes sacar ese tiempo, dividela en dos o hazlo parcialmente.
• Usa un checklist con los pasos y algunas notas para ayudarte o motivarte

Francisco cuenta cómo hace la revisión semanal.

• Entorno y día: Procuro hacerla en fin de semana, por la mañana temprano antes de que se despierte la tropa. En campaña la hago en el momento que siento que estoy perdiendo el control (durante la campaña ocurre con más frecuencia) encerrándome en el cortijo.
• Pasos que haces y pasos que no haces, o los haces por encima: La parte de recopilación la suelo hacer el día anterior. No realizo los barridos mentales a no ser que esté realmente perdido. El material de apoyo no suelo revisarlo. El resto, incluida la revisión de las listas de control (para mi, procesos) si la hago.
• ¿Qué es lo que más te cuesta?: Con anterioridad lo que mas me costaba era la revisión de la lista de proyectos. Ahora mismo lo que más me cuesta es decidir si “activar” algo de la incubadora, porque el día a día me come.
• Algo “inconfesable”: 2 Cosas, cuando no la hago no me siento culpable y, a veces la hago en el iPad incluso en el móvil y me quedo tan pancho.

David cuenta cómo hace la revisión semanal

• Entorno y día: Siempre la hago en fin de semana, sábado o domingo por la mañana. Me despierto pronto y lo hago, a veces por la noche.
• Pasos que haces y pasos que no haces, o los haces por encima: Reconozco que hace mucho que no hago una revisión semanal de manual, con todos los pasos.
• Cosas que no suelo hacer: El barrido mental, revisar listas de control, revisar algun día tal/vez, revisar material de apoyo.
• Cosas que sí hago: Vaciar bandejas de entrada (email, libreta y la del escritorio de casa), revisar el calendario futuro y pasado, actualizar la lista de proyectos, revisar lista a la espera, siguientes acciones.
• ¿Qué es lo que más te cuesta?: Sin duda ponerme a ello.
• Algo “inconfesable”: Sí, que como todos los usuarios de GTD… hay que semanas que no la hago 🙂

Consejos finales sobre la revisión semanal

• Mejor una mala revisión o una revisión parcial que ninguna revisión.
• Limitarse al checklist propuesto y no ampliarlo.
• Comprender que la parte de “poner al día” es mayoritariamente mental, especialmente en la revisión de la lista de proyectos.
• No agobiarse y que se haga bola, en especial para quienes estéis empezando

Recordad que para quienes estéis empezando o queráis ayuda más personalizada y directa tenéis la iniciativa Productividad Solidaria, en la que por una cantidad muy pequeña puedes tener sesiones con los miembros del equipo para resolver tus dudad. Además esas aportaciones van directa e integramente a dos ONG.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman