091 – Los checklist en GTD

Uno de los temas recurrentes en nuestras comunidades de Slack y Telegram, es la utilización de los checklist, también llamados en la última edición de “Organízate con eficacia” como “Listas de verificación” y su integración en nuestro Sistema GTD. 

En su libro, David Allen define los Checklist o Listas de verificación como:

“(. . .) esas “recetas de posibles ingredientes” para proyectos, procesos y métodos de trabajo, actividades y áreas de valor, interés y responsabilidad (. . .)” y añade que: “(. . .) no son sólo una relación de contenidos de un tema, método (. . .) destinado a ser utilizado en un momento concreto (. . .), sino que pueden abarcar desde la descripción general de las áreas de enfoque en tú vida o trabajo, hasta las instrucciones detalladas de cómo descargar fotos en un sitio de la Red”.

Es decir, un Checklist es un concepto muy amplio y puede ser tan complicado o simple como se desee o la situación requiera. Por otro lado, el tema de los Checklist, plantean nuevas preguntas como:

• ¿Es conveniente, o no, integrarlos en nuestro Sistema?
• ¿Qué disparadores necesitamos para acudir al Checklist?
• ¿Cómo almacenamos los Checklist no integrados en nuestro Sistema?
• ¿Podemos automatizar nuestra herramienta para generar nuestros Checklist de forma automática o estaríamos sobrecomplicando?

 ¿Para qué surgen las Listas de verificación?, o dicho de otra manera ¿Para qué necesitamos Listas de verificación?

Indudablemente, como hemos comentado en muchas ocasiones, el fin último de tener recordatorios es facilitar que nuestra vida avance del modo que deseamos con la menor fricción posible, tanto a nivel profesional como personal. Todos los días nos enfrentamos a tareas repetitivas que requieren nuestra atención, y la buena práctica es que siempre que lo necesitemos estén en nuestra mente extendida. Siguiendo estas Listas de verificación minimizamos los olvidos, los errores, o nos aseguramos seguir procesos correctamente. En el caso de procesos, por ejemplo seguimos un manual para cambiar una pieza de nuestro coche, o una receta de cocina para elaborar un plato. Nos aseguramos tener presente cada uno de los pasos que deberíamos que seguir.

En GTD se podrían hacer diferentes clasificaciones de checklists dependiendo de a qué factor atendamos para clasificarlos:

• Si es temporal, podría hablarse de checklists periódicos, recurrentes, puntuales, etc. Ejemplos sencillos podrían ser un checklist diario o semanal, un checklist contable para cada trimestre fiscal, o un checklist para el verano.
• Si el factor se basa en su utilidad, entonces podría hablarse de checklists de procesos o procedimientos, de soporte a la acción o al proyecto, e incluso de soporte a revisiones. Ejemplos cotidianos podrían ser un checklist para hacer la compra, o uno muy utilizado como el checklist para llevar a cabo tu revisión semanal.
• Si el factor en que te apoyas para clasificarlos se centra en qué función están cumpliendo en este momento en tu sistema, y por tanto dónde los tendrías organizados, pues podríamos hablar de checklists de acción (diario), de apoyo (a la acción o proyecto, plan de un proyecto), archivados (hacer la maleta, cuando no hay viajes a la vista), etc.

Y así podríamos seguir un buen rato, dependiendo de qué factor contemples como base de su clasificación. Sin embargo, al final lo que realmente aporta valor y utilidad a tu vida no es disponer de una clasificación perfecta en diferentes cajas de cada uno de ellos, sino disponer de los que necesitas, tenerlos el lugar apropiado y a disposición, y hacer uso de ellos en el momento en que te resultan útiles.

¿Deben revisarse todos los checklist en la revisión semanal?

No, no todos. La distinción entre checklists que representan algo «vivo» en tu sistema actualmente y los que no lo hacen cobra sentido en este aspecto (ejemplos: Cuando ocurra X tiene sentido revisarlo, checklist para hacer la maleta no tiene sentido si en estos momentos no preparas un viaje)

Llegado a este punto, vamos a ver ejemplos de algunos de los Checklist que utilizamos a diario y cómo los integramos en nuestro Sistema.

Ejemplos Checklist Francisco

• Checklist periódicos: Rutinas y próximas acciones que quiero ejecutar con periodicidad. Automáticos. (Diario, Semanal, Mensual)
• Checklist de procesos: Workflows que se activan desde el archivo de seguimiento y se ejecutan en base a una plantilla predefinida. Temas fiscales, laborales, de operaciones…
• Checklist esporádicos: Workflows a los que no acudo de manera recurrente pero que me hacen falta de vez en cuando. Temática diversa (pasos para encender el sistema de riego de cada finca, cómo limpiar la depuradora de la piscina, listado de invitados predefinidos a una fiesta…)
• Listas “Ad hoc”

Ejemplos Checklist Sergio

• Periódicos (diario, semanal, mensual, estudio anual de la biblia)
• Recurrentes (antes de salir; contables mensuales, trimestrales o anuales; cuando ocurra X…)
• De procesos (rellenar ciertos tipos de documentación, actuación ante diferentes tipos de incidencias en mi trabajo…)
• De soporte (en ocasiones varían en función a los recordatorios que tengo en mi sistema, en otras son fijos y están generalmente archivados para poder rescatarlos cuando un elemento de acción o proyecto lo requiera; ejemplos: suministros —tipos de bombillas halógenas en casa o la oficina, para cuando sea necesario adquirir—, de comprobación de existencias —ejemplo: material de oficina—, de situación —ejemplo: qué hacer cuando esté en…—, etc.)
• Revisiones (semanal, trimestral, anual; de proceso o de disparadores)
• Libros que quiero releer

Ejemplos Checklist Pablo

• Podcast «previo a grabar”
• Checklist diario, semanal, mensual y trimestral
• Revisiones GTD (la diaria no, que esa no existe)
• Excel de Mateo
• Visita al PdV – Formación para noveles
• Llamada formal al PdV – Formación  para noveles
• Proceso de Apertura PdV
• Viaje «antes de salir de viaje»
• PLV Maletero
• Maleta
• Limpieza fin de semana
• Limpieza anual
• Listas de Reyes, de regalos, de caprichos
• Listas de Excursiones / Viajes, Para leer, Gastro, Para ver
• Blog

Ejemplos Checklist Luis

• Periódicos: Semanal, Mensual, Trimestral y Anual
• Recurrentes: Antes de salir, trimestres de impuestos, revisión anual
• Copias de seguridad de varias webs
• Publicación episodio Aprendiendo GTD
• Altas / Bajas de personal en la empresa
• Ajustes de relojes por el cambio de hora
• Documentación para inicio / final de una obra
• Puntuales o de Apoyo (Compras para el Blackfriday, Publicaciones en redes sociales para una campaña)
• La próxima vez en… Veterinario / Sevilla

Ejemplos Checklist Manolo

• Recordatorios. Lista de la compra.
• Equipaje.
• Procesos del banco (cuadre cajeros, tramitación de un préstamo, etc.).
• Recetas. Papikra.
• Generación códigos QR cajas trastero.
• Felicitaciones a clientes.
• Inventario de cada mochila de cámaras y drones.
• Checklist antes de volar el drone.
• Libros que quiero leer. Películas y series que quiero visionar. (Repetitivo).

Otros ejemplos comunes de Checklist 

• Inventario de un pequeño comercio
• Procedimiento para hacer un pedido a diferentes proveedores
• Qué hacer si salta la alarma
• Qué hacer si un cliente pide que elimines sus datos de tus bases de datos
• Checklist para preparar una fiesta de cumpleaños
• Checklist para preparar unas vacaciones o un viaje de trabajo
• Procedimiento para preparar una formación
• Checklist para preparar la maleta en viajes de ocio/trabajo
• Procedimiento para configurar un ordenador nuevo desde cero
• Cómo dar de baja un servicio determinado
• Comprobaciones si te quedas sin servicio de Internet
• Checklist para procedimientos como poner la lavadora o secadora
• Comprobaciones antes de grabar un podcast
• Lista de miembros de un determinado grupo
• Temario a estudiar antes de un exámen
• Materiales que necesito para hacer un trabajo de plástica
• Libros a leer para la asignatura de literatura en el curso 2021-2022
• Lista de citas motivaciones de las cuales leo una a diario
• Pasos a dar para sustituir el router que me ha instalado mi operadora por uno neutro de prestaciones más amplias

Te animamos a unirte a nuestro grupo de Slack sobre productividad, o al grupo de Telegram del podcast. También puedes suscribirte al feed del podcast. Puedes buscarnos en  iTunes, iVoox, Spreaker y YouTube. Puedes ponerte en contacto con nosotros por twitter en  @aprendiendoGTD

La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman