016 – Mejora tu productividad con la Matriz de Eisenhower

En el episodio de hoy hablaremos de la Matriz de Eisenhower, de que se trata y como puede ayudarnos en nuestra productividad.

¿Qué es la matriz de Eisenhower?

Dwight David Eisenhower, comandante de los aliados en la segunda guerra mundial y 34º presidente de los Estados Unidos, estaba obsesionado con la gestión del tiempo y creo una matriz de cuatro cuadrantes que facilitan la gestión del tiempo para tus tareas ya que las organizaba en función de su importancia y urgencia.

El uso de la matriz de Eisenhower lo popularizó Stephen Covey es su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

¿En qué consiste la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower consiste en hacer una cruz en el centro de un papel y dividir este en cuatro cuadrantes, dos arriba y dos abajo. Estos dos ejes que hemos dibujado representan la urgencia de la tarea y la importancia de la tarea. En función de si una tarea es más o menos importante y más o menos urgente la colocaremos en uno de los cuadrantes en la que se divide esta matriz de 2×2.

El eje vertical nos indica la importancia de las tareas, poniendo en la parte superior aquello que sea importante y en la parte inferior aquello que no lo es. Así mismo, en el eje horizontal reflejamos la urgencia de la tarea, poniendo en la parte de la izquierda las tareas urgentes y en la parte de la derecha las poco urgentes.

La importancia de una tarea la obtenemos cuando reflexionamos sobre nuestros objetivos y pensamos si es una tarea que te acerca a tu objetivo final. La urgencia nos habla del momento en el que debemos hacer la tarea y de las consecuencias que ello supone.

Esto nos deja el folio dividido en cuatro cuadrantes en los que ir colocando nuestras tareas para poder evaluarlas y decidir qué hacer con cada una de ellas.

Matriz de Eisenhower – © SuperYuppies

Cuadrante 1 (Arriba – Izquierda) – Importante + Urgente – Hazlo

El título lo dice todo… Si algo es importante y es urgente ¡Hazlo ya! no lo demores, es algo importante para tus objetivos y que se debe hacer ya. Este cuadrante debe estar lo más vacío posible ya que estar saturado de tareas importantes y urgentes te lleva a estar estrenado y con la clásica sensación de estar apagando fuegos.

Cuadrante 2 (Arriba – Derecha) – Importante + No Urgente – Planifica

Estas tareas que son importantes pero no urgentes por lo que mejor que puedes hacer es pasarlas a tu calendarios, bloquear un tiempo para hacerlas y decidir en qué momento te interesa hacerlas antes de que pasen a ser urgentes. Estas tareas se deben hacer si o si. Este cuadrante tampoco debe estar lleno de acciones, porque si todas las tareas son importantes para ti probablemente nunca pases a la acción porque no sepas por cual decantarte.

Cuadrante 3 (Abajo – Izquierda) – No Importante + Urgente – Delega

Estas tareas que son urgentes pero no son importantes lo mejor que podemos hacer es buscar a la persona idónea y delegarlas. Eso no quiere decir que no se haga, ya que debemos poner esa tarea en seguimiento, sino que ese tiempo podemos dedicarla a una tarea del cuadrante 2.

Cuadrante 4 (Abajo – Derecha) – No Importante + No Urgente – Descarta

Estas tareas son las típicas tareas que vas acumulando y que nunca haces. Es por ejemplo la lista de “Algún día” Aquí hay que ser realistas, revisar este cuadrante de vez en cuando y eliminar aquellas que sabes que no vas a terminar haciendo. En esta revisión es posible que alguna tarea salte a alguno de los otros cuadrantes porque ya te has decidido a hacerla.

¿Cómo te ayuda la matriz de Eisenhower para mejorar tu productividad?

La matriz de Eisenhower te permite tener una visión general de tu sistema, fácil de entender, permitiéndote valorar la importancia de tus tareas, mantener el foco en lo importante evitando que pase a ser urgente. Al ser una herramienta de planificación a futuro muy potente, y sencilla de elaborar, nos puede resultar muy práctica para la revisión semanal de nuestro sistema.

Opiniones sobre la matriz de Eisenhower

Muchas personas opinan que la matriz de Eisenhower ayuda a mejorar nuestra productividad y a trabajar de forma más eficiente, pero otras personas consideran que este sistema ya está incorporado en el paso de procesar en GTD, incluso se piensa que está incorporado a lo largo de todos los pasos del sistema de GTD que plantea David Allen.

Otras opiniones son que la matriz de Eisenhower no termina de funcionar ya que incita a realizar las acciones a corto plazo, impactando a la larga en las acciones a largo plazo. El hecho principal de esto es que vivimos en una sociedad en la que la velocidad del día a día ha subido y las urgencias (importantes o no) demandan mucho de nosotros.

Enlaces de interés:

• http://adriansanchez.es/como-mejorar-tu-productividad-con-la-matriz-eisenhower/
• http://profesionaleson.eu/la-matriz-eisenhower-como-trabajar-de-forma-mas-eficiente/
• https://canasto.es/blog/2013/02/gtd-y-la-matriz-eisenhower
• http://www.cronomaquia.com/la-matriz-eisenhower-ha-muerto/

Preguntas de los oyentes:

“Hola chicos, hace poco que he aterrizado a vuestro podcast y me encanta, llevo practicando gtd desde hace años y no me canso de intentar mejorar la técnica. 

Quería saber qué opináis acerca de usar un cliente de correo de escritorio o webmail. 

En mi caso tengo que atender 3 cuentas de correo y son todas Gmail, cada cierto tiempo cambio a un cliente de correo electrónico de escritorio como Spark pero hay temporadas que prefiero usar todas las funciones del gmail nativo y la portabilidad que me da disponer de la web de gmail, pero claro, tengo que saltar de bandeja de entrada en bandeja de entrada, no termino de saber cual es el modo más optimo.

Me gustaría conocer vuestros hábitos al respecto y qué pensáis sobre esta decisión.”

Aitor Brazaola

Sorteo licencias MindNode:

Al final del episodio anunciamos los dos ganadores de las licencias de MindNode que sorteamos. ¡Enhorabuena!.

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es