Una vuelta a los orígenes: nuevos contextos para nuevos tiempos

Hay momentos en los que la vida cambia de forma silenciosa. No ocurre de golpe. No hay un gran acontecimiento que marque un antes y un después. Simplemente, las responsabilidades aumentan, aparecen nuevas exigencias y, poco a poco, nos damos cuenta de que aquello que antes funcionaba ya no encaja del todo con nuestra realidad actual.

En este episodio queremos reflexionar sobre una situación que probablemente muchos usuarios de GTD han experimentado alguna vez: cuando el sistema sigue funcionando técnicamente, pero ha dejado de ayudarnos a decidir.

Cuando ya no cabe todo

El punto de partida de esta reflexión surge de una circunstancia muy concreta. Por una parte, un incremento importante de las responsabilidades profesionales. Por otra, una mayor necesidad de dedicación consciente al ámbito familiar.

Ante esta situación apareció una conclusión incómoda pero inevitable: no cabía todo.

No era posible mantener el mismo nivel de compromiso con todas las áreas, proyectos e intereses que durante años habían formado parte de la vida cotidiana. Algunas actividades relacionadas con la divulgación, el podcasting, la cultura o determinadas aficiones tuvieron que pasar a un segundo plano.

No porque dejaran de ser importantes.

No porque hubieran perdido valor.

Simplemente porque había llegado el momento de concentrar la energía disponible en aquello que resultaba verdaderamente esencial.

En este caso, tres pilares pasaron a ocupar el centro de atención:

• La familia.
• El trabajo.
• La espiritualidad.

Aunque esta última no se entiende como una responsabilidad más, sino como aquello que aporta sentido, dirección y criterio a las demás áreas de la vida.

Simplificar las áreas para recuperar claridad

Cuando reducimos el foco de atención a lo realmente importante, inevitablemente aparecen preguntas sobre nuestro propio sistema de organización. Al revisar las áreas de responsabilidad surgió una constatación inesperada: el sistema GTD seguía existiendo, pero ya no estaba desempeñando el papel que debería.

• Las listas estaban ahí.
• Los proyectos seguían actualizados.
• Las revisiones continuaban realizándose.

Sin embargo, gran parte de las decisiones diarias venían determinadas por el calendario, las urgencias y las demandas externas. El sistema se había convertido en un lugar donde registrar información, pero no en una herramienta para decidir qué hacer.

Y eso llevó a una pregunta fundamental: ¿Sigue ayudándome mi sistema a elegir la siguiente acción adecuada?

Redescubriendo el verdadero sentido de los contextos

La respuesta comenzó a aparecer al volver sobre una cuestión clásica de GTD: los contextos.

Durante años se habían utilizado contextos habituales como:

• Comunicaciones.
• En casa.
• Fuera de casa.
• Mac.

Aparentemente tenían sentido. Estaban ordenados y eran fáciles de entender. Pero al analizarlos con detenimiento apareció un problema importante: no ayudaban a decidir. Simplemente clasificaban.

Pensemos en el contexto “Comunicaciones”. Dentro de él podían convivir correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes o cualquier otro tipo de interacción con personas. Sin embargo, cuando llegaba el momento de ejecutar una acción, seguía siendo necesario tomar una decisión adicional.

• ¿Desde dónde hago esto?
• ¿Desde el iPhone?
• ¿Desde el iPad?
• ¿Desde el Mac?

Todos esos dispositivos permiten realizar prácticamente las mismas tareas. Por tanto, el contexto ya no estaba reflejando una restricción real. Y si un contexto no refleja una restricción real, deja de cumplir su función.

Un contexto que no limita no ayuda

Esta idea puede parecer sencilla, pero tiene implicaciones profundas. Los contextos nacieron para reducir opciones. Su objetivo es filtrar el universo de acciones disponibles y mostrar únicamente aquellas que realmente podemos ejecutar en una situación concreta. Cuando dejan de hacerlo, se convierten en simples categorías. Y las categorías ordenan. Los contextos ayudan a decidir. La diferencia es importante.

Porque un sistema organizado no siempre es un sistema útil.

Identificando el verdadero cuello de botella

La reflexión llevó entonces a una nueva pregunta: ¿Cuál es hoy mi recurso más escaso?

La respuesta no estaba en las herramientas. Tampoco en los dispositivos. Ni siquiera en la ubicación física. La respuesta era mucho más evidente.

• Tiempo de calidad.
• Momentos de concentración profunda.
• Espacios de atención sostenida.
• Capacidad real para pensar sin interrupciones.

Ese era el auténtico factor limitante. Y a partir de ahí surgió una reorganización completa de los contextos.

Nuevos contextos para una nueva realidad

La nueva estructura se construyó alrededor de las condiciones necesarias para ejecutar el trabajo, no alrededor de la herramienta utilizada.

Enfocado

Agrupa acciones que requieren:

• Tener el Mac disponible.
• Disponer de al menos una hora y media de trabajo de calidad.
• Capacidad de concentración profunda.

Aquí aparecen tareas como:

• Redacción.
• Análisis.
• Planificación.
• Pensamiento estratégico.
• Trabajo creativo.

Trámite

Incluye acciones que también requieren el ordenador, pero cuya exigencia cognitiva es menor. Basta con disponer de entre treinta minutos y una hora de atención razonablemente tranquila.

Por ejemplo:

• Gestiones administrativas.
• Correos sencillos.
• Revisiones rápidas.
• Tareas de mantenimiento.

Teléfono

Se mantiene como contexto específico para llamadas y conversaciones telefónicas. La diferencia es que ahora la clasificación se realiza durante el aclarado, evaluando las condiciones necesarias para completar la acción.

• Un correo complejo puede acabar en “Enfocado”.
• Un correo sencillo puede convertirse en un “Trámite”.

La clasificación ya no depende del formato de la acción. Depende de los recursos necesarios para ejecutarla correctamente.

Los contextos evolucionan con la vida

Probablemente estos contextos no serán definitivos. Y eso es perfectamente normal. La vida cambia. Las responsabilidades evolucionan. Los recursos disponibles se transforman. Lo que hoy representa una limitación relevante puede dejar de serlo dentro de unos años.

Por eso los contextos no deberían entenderse como una estructura fija e inmutable. Son una representación de nuestra realidad actual. Y deben evolucionar cuando esa realidad cambia.

Volver a los principios

Quizá la enseñanza más importante de esta experiencia sea que muchas veces la solución no consiste en añadir más complejidad al sistema. Consiste en volver a los fundamentos.

Preguntarnos para qué existe cada elemento de GTD. Cuál es su propósito original. Y si realmente sigue cumpliendo esa función. Cuando un contexto deja de ayudar a elegir, merece ser revisado. Cuando una lista deja de servir para tomar decisiones, merece ser cuestionada.

Y cuando sentimos que el sistema ya no nos acompaña, quizá no necesitemos reconstruirlo por completo. Tal vez sólo necesitemos volver a los orígenes. No para recuperar el sistema que teníamos. Sino para construir el sistema que nuestra realidad actual necesita.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman