En este episodio vamos a tratar un asunto del que se habla poco, parece que no genera dudas y sin embargo es la mejor herramienta de la que disponemos para hacer más en menos tiempo. Seguro que cuando habeis leido “herramienta”, os imagináis “aplicación” y os saltan las alarmas. No se ha equivocado, es correcto, se refiere a otro tipo de herramienta del que pensáis, uno que está de facto en el sistema.
En qué consiste / Qué es delegar para cada uno de nosotros
Dar [una persona o un organismo] un poder, una función o una responsabilidad a alguien para que los ejerza en su lugar o para obrar en representación suya.
Qué se puede delegar y qué no (qué es buena idea y qué no)
- Se puede delegar TODO si sabes a quién.
- Se puede delegar una siguiente acción
- Se puede delegar un proyecto
- Se delega la tarea o el proyecto, pero mantenemos la responsabilidad sobre el mismo
En quién se delega
“Pregúntese si es usted la persona adecuada para llevarla a cabo. Si la respuesta es no, deléguela a la entidad apropiada”
David Allen en Organízate con eficacia
En quién sea capaz o deba / tenga que llevar a cabo la acción o proyecto Un familiar, un jefe, un subordinado.
“En GTD, delegar tiene un enfoque esférico: delegas en cualquier dirección ya que quedas a la espera de que alguien haga algo o complete un resultado independientemente del cargo, la posición o responsabilidad de esa persona. Este enfoque además permite que ese «delegar» sea eficiente pues delegas hacia la persona mejor preparada, según las circunstancias, para realizar esa acción.”
Cuándo decidimos delegar (en el flujo, pero en qué punto)
- ¿Cuál es la siguiente acción? – Una vez definida, ¿es MEJOR que la haga otra persona?
- ¿Me lleva menos tiempo delegarlo que organizarlo? (aplica regla de los 2 minutos)
- 1º regla 2 minutos.
- 2º recordatorio de la acción de delegar a la lista correspondiente del sistema
Dónde lo ponemos (en qué lista va)
En GTD está la lista “@A la espera”, dónde van las tareas delegadas.
Ejemplo de qué poner «a la espera» – Un cliente del que necesito documentación para completar un presupuesto / oferta me dice: Voy a pedir las facturas a administración y creo que te las pueda hacer llegar esta semana.
La acción de delegar va en un sitio y el seguimiento de lo delegado en otro. La lista @a la espera facilita ser proactivo a la hora de ayudar a los demás a cumplir sus compromisos.
Cómo lo redactamos
Hay una serie de datos que no deben faltar para identificar correctamente:
- Qué delegamos: describir claramente. Recuerda que puede ser una acción o un resultado (proyecto)
- A quién delegamos: la persona
- Para qué delegamos puede estar bien también
- Fechas de cuándo delegamos y cuándo necesitamos recibirlo
Todo esto puede hacerse en la redacción, pero tener una taxonomía / método propio nos puede ayudar a ser más ágiles en las revisiones
Cuándo lo reviso / Qué hacemos para que no se nos olvide
“Lo que no revisas en GTD no tiene utilidad”
David Sánchez
- Según el volumen lista diaria, semanal, mensual… la experiencia va dictando cómo segmentar.
- Revisión como generadora de capturas para contactar al sujeto.
Hasta aquí nuestra forma de entender lo que es delegar y cómo lo aplicamos. Esperamos que te haya resultado de utilidad y nos gustaría que nos contactaras para compartir tus impresiones al respecto.
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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman
Buenos días:
Como a veces sois muy rigurosos con los pasos de GTD, hasta tal punto de darle caña a Pablo por sus famosas banderitas azules, yo también me he puesto riguroso con vuestro sinóptico de flujo de trabajo de GTD. Y tomando como base vuestro extraordinario trabajo, le he dado una vuelta, por si os gusta y queréis utilizarlo, no me deja pegarlo aquí…me podríais indicar cómo hacéroslo llegar???
Muchas gracias y un saludo
Hola Eumenio
Como te he indicado en respuesta al correo electrónico que nos remites con tu versión del flujo de trabajo, contiene errores.
Pero lo revisaremos cuando tengamos oportunidad y, por supuesto, te agradecemos mucho tu iniciativa y trabajo.
Un saludo.