Cómo integrar el correo electrónico con GTD

En este episodio vamos a tratar un tema que aunque ya ha sido comentado a lo largo del tiempo, sigue despertando mucho interés y sigue comentándose con gran regularidad en nuestras comunidades. El tema en cuestión, es cómo integrar de forma idónea el correo electrónico con nuestro sistema GTD.

Lo primero de todo para hacer un uso correcto de nuestro email si aplicamos GTD es comprender que salvo honrosas excepciones (por ejemplo tickets de soporte) se trata de un medio de contacto asíncrono. ¿Qué quiere decir esto? Quiere decir que las personas que nos escriben un email no esperan una respuesta inmediata (y si la esperan, han elegido mal el medio de contacto).

Nuestro correo electrónico es una herramienta que puede cumplir varios cometidos dentro de nuestro sistema GTD.

El primero y más obvio, es que se trata de una bandeja de entrada, que como el resto de nuestras bandejas deberemos aclarar regularmente. Precisamente que sea un medio de contacto asíncrono nos da la tranquilidad de que lo que hayamos recibido estará allí esperándonos cuando regresemos a aclarar. Es importante comprender que los plazos que permitamos que pasen entre un aclarado y otro dependerán es ya una elección personal, que dependerá a su vez de otros muchos factores como cuánto volumen de email recibamos, etc. Pero ese plazo debe existir, no es correcto tener el cliente de correo electrónico ejecutándose en segundo plano y con notificaciones activadas, permitiendo que nos interrumpa cada que vez que un mail llega. Debe estar cerrado.

Aunque su función como bandeja de entrada es la más evidente, hay otras. Si por ejemplo en algún momento te has enviado un email para capturar algo, entonces lo has utilizado como herramienta de captura.

Muchas personas pueden también disponer de carpetas o etiquetas para marcar emails que requieren acción, o que están a la espera, al margen de sus correspondientes recordatorios en sus listas; en este caso, esos emails son utilizados como material de apoyo. Si esos emails son material de apoyo, podríamos precisar revisarlos durante nuestra Revisión Semanal como parte del material de apoyo de resultados en los que estamos trabajando.

El email es también una herramienta que podremos utilizar al ejecutar, cuando nuestra siguiente acción se base en redactar o enviar un email, en reclamar algo atrasado, etc.

Y ya por último, generalmente utilizamos nuestro email como archivo también. Es decir, guardamos emails que entendemos que podrían sernos útiles en el futuro por algún motivo concreto, en cuyo caso deberíamos regresar a nuestra herramienta de email y rescatar.

Esperamos que os haya sido de utilidad a la hora de integrar de un modo correcto vuestro email con el resto de vuestro sistema GTD.

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