023 – Gestión del correo electrónico

Como habéis escuchado en la intro contamos de nuevo con Sergio en el podcast que ha venido para quedarse de forma regular como uno más del equipo. Esperamos que un tercer enfoque de los temas que tratamos sea bienvenido por vuestra parte.

En el episodio de hoy volvemos a tratar un tema que si no está 100% relacionado con la productividad o el GTD si nos consume muchísimo tiempo de nuestra jornada, la gestión del correo electrónico.

Procesar como método de gestión del correo electrónico 

Es importante cambiar la mentalidad a la hora de enfrentarnos a nuestro email y decidir que no lo vamos a leer, sino que lo vamos a procesar. Aquello que requiera una acción lo mandaremos a nuestra aplicación de tareas, lo que sean datos para archivar lo archivaremos, los mail que requieran respuesta se responderán… pero debemos procesarlos y tener muy en mente la regla de los dos minutos que tratamos en el episodio 14. Plantearse objetivos como el inbox cero es un buen método de operar con el correo.

Es importante fijarse unos momentos en los que procesar el correo, dedicarle el tiempo que necesitemos y después cerrar el correo para centrarnos en trabajar sin distracciones. Si hemos procesado correctamente el correo dispondremos ya de las tareas necesarias para comenzar a trabajar.

¿Aplicación web o de escritorio?

Realmente no debería existir diferencia y cada uno debería usar la interface que mejor se adapte a el y que tenga las funcionalidades que necesita.

La aplicación web por excelencia de correo es gmail y al ser web tiene la ventaja de ser multiplataforma. Además tiene una serie de plugins que le aportan muchas funcionalidad extra.

Por otro lado las aplicaciones de escritorio te permiten tener una copia de los mail a nivel local y gestionar desde un solo lugar todas tus cuentas de correo. También tienen la opción, en función de la app, de añadirle funciones.

Principales aplicaciones de correo electrónico

Aplicaciones del sistema

• Mail
• Outlook

Aplicaciones externas

• Airmail
• Spark
• Dispatch
• Newton
• Mailbox – cerrada el 26/02/2016

La gran ventaja que tienen estas apps son la integración con servicios de terceros como Evernote, Omnifocus o Todoist.

Funcionalidades de los gestores de correo

Hemos dicho que podemos añadir muchas funcionalidad a nuestro gestor, ya sea mediante plugins o porque estén incorporadas. Algunas de estas funcionalidades extras son:

• Notificación de lectura del mail
• Postponer un correo un tiempo determinado
• Integración con otros servicios
• Retrasar el envío de los correos en el tiempo

Es buena idea por ejemplo retrasar el envío de todos nuestros mails de respuesta para no recibir contestaciones a emails mientras seguimos procesando el correo, o para que un cliente no vea que le estamos respondiendo un día festivo. También retrasar un correo, quitarlo de la vista y que vuelva a nosotros en otro momento que podamos atenderlo.

Algunos plugins interesantes para el correo

Gmail

• Rapportive – Muestra datos del contacto
• Boomerang – Programar envío mails
• Mailtrack – Notificaciones lectura

Mail de Apple

• Mailbuttler – Asistente personal
• OMiC – Gestiona archivos Winmail.dat
• Clip-O-Tron – Envia tareas a Omnifocus con link de vuelta al mail

Reglas de gestión de correo

Crear reglas para clasificar el correo de recibimos puede ser de gran utilidad, nos ayudan a organizar aquellos mails repetitivos y poder prestar la atención nuestra bandeja de entrada en función del tiempo que disponemos a la hora de procesarla. Por ejemplo podemos agrupar los newsletter o notificaciones bajo una etiqueta que nos permita una revisión rápida de los mismos, incluso su borrado rápido. También podemos establecer reenvíos directos a nuestra app de productividad o incluso a nuestro archivo personal.

Es importante diferenciar si las reglas se aplican a nivel local en nuestra app o a nivel de servidor. Ambos métodos tienes sus ventajas e inconvenientes.

Por ejemplo, a nivel de servidor conseguiremos que las reglas se apliquen en todos nuestros dispositivos, porque ya se entregan correctamente etiquetados y ordenados. Aquí dependen de si la aplicación que utilizamos entiende y soporta esas etiquetas.

La otra opción es las reglas en local en la app. Tendremos que configurarla (o tenerla sincronizada) en cada uno de nuestros dispositivos, pero tiene la ventaja que una misma regla podemos aplicarla en serie a todas nuestras cuentas de correo.

¿Es bueno tener varias cuentas de email?

¿Cuándo y porqué puede ser útil?

Ni necesitamos un email para cada acción de nuestra vida ni podemos gestionar en una única cuenta todo nuestro correo. Me sigue sorprendiendo las personas que para pedir un presupuesto de un tema personal o para registrase en una red social usan el mail de su empresa.

Una buena medida es tener tus emails distintos. Uno para el trabajo, uno personal y un tercero personal para temas menores, como newsletters, tiendas… esas veces que nos solicitan el email pero sabemos que lo que nos envían será de poca importancia. Esto se puede hacer también usando alias del correo.

Notificaciones del correo

Como hemos comentado antes solo tenemos abierto el correo en el momento en el que lo estamos procesando, de esta forma evitamos molestas notificaciones. Por ello parece lógico que recomendemos desactivar las notificaciones de todos los correos. Comentamos que incluso tenemos desactivado el modo push del correo para que solo se actualice de forma manual. Si esto te da miedo, al menos desactiva todas notificaciones salvo algunos contactos VIP que selecciones.

Alternativas o añadidos al correo electrónico

• Slack
• Whatsapp
• Telegram
• Herramientas de comunicación corporativas

Todas estas herramientas de comunicación, usadas con cabeza y criterio, pueden ahorrarnos una buena cantidad de mails y sus respectivas respuestas. Su principal ventaja, la inmediatez, se convierte en su principal desventaja, porque en muchas ocasiones mantenemos conversaciones instantáneas que serían mucho más rápidas y efectivas por teléfono. Por otro lado nos permiten crear grupos, enviar adjuntos y tener un ligero registro de las conversaciones con fecha y hora de cada mensaje.

Enlaces de interés:

• La regla de los dos minutos
• 20 Extensiones de Chrome para Gmail
• 10 Plugins para Gmail que todos los profesionales del marketing deben usar
• Recomendaciones de addons para Mail
• Cómo mejorar el funcionamiento de Mail

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es