126 – Cómo gestionamos las interrupciones

Hoy vamos a hablar de un tema que surgió hace poco en el grupo de Telegram. “Cómo gestionamos las interrupciones”. Ya que no hay fórmula mágica y el entorno de cada uno es único, vamos explicar nuestras experiencias.

De hecho lo más os gusta cuando valoráis el podcast es precisamente que nos basamos en cómo lo hacemos nosotros, lo que nos funciona, sin más dogmas. Este tema ya lo tratamos en el capítulo 18 emitido en julio de 2017 .

Cómo gestionamos las interrupciones

Como curiosidad “académica”, hay un estudio de Leroy, S., Schmidt, A. M., & Madjar, N. (2020).

“Interrupciones y transiciones de tareas: comprensión de sus características, procesos y consecuencias”, Interruptions and task transitions: Understanding their characteristics, processes, and consequences. Academy of Management Annals, 14(2), 661-694.

En el que clasifican las interrupciones en 5 categorías:

1. Intrusiones
   1. cara a cara: un jefe que interrumpe a un colaborador concentrado en la redacción de una memoria, para ir a una reunión para la que no había sido convocado
   2. virtuales: el correo electrónico, ya que su lectura nos “invita” a dejar lo que estamos haciendo para realizar una nueva tarea
2. Distracciones
   
   1. tentaciones: mirar el WhatsApp o bien la necesidad de tomar un nuevo café cuando hace poco que hemos tomado uno. En resumen, las tentaciones son distracciones que emergen como apetecibles.
   2. interferencias: estímulos internos o externos (ruido o pensamiento) no necesariamente apetecibles pero que nos alejan de la tarea inicial, representando, según las palabras de los autores, una falla en nuestro sistema de control de la atención.
3. Pausas: pueden ser pautadas o no, cortísimas o muy largas: ir a comer, vacaciones, ir la baño…
4. Sorpresas: estamos cortando el césped, y la propia máquina deja de funcionar, o en la oficina, se para el servidor o internet
5. Multitarea: ir a una reunión de trabajo y contestar correos electrónicos de otro proyecto, o bien estar en clase, haciendo el trabajo de otra asignatura, mientras escuchamos de fondo más o menos al profesor. También podría ser el caso de mirar una serie de televisión en casa, y contestar a los amigos.

Para abordar este tema, decidimos simplificar y  dividir o clasificar las interrupciones en dos grandes grupos:

1. Aquellas sobre las que podemos actuar por tanto controlar o eliminar
2. Aquellas que aparecen por arte de magia y son por tanto imprevistas, además de inoportunas.

Una notificación o una alarma, que ponemos por gusto o por necesidad, aunque nos interrumpa en el momento elegido, tiene una finalidad, está cumpliendo una función.

Hay notificaciones “beneficiosas”. Si sabemos que una alarma me recordará que tengo que darle la vuelta al cordero dentro de 40 min, me permitirá concentrarme plenamente en otra tarea, me va a permitir aprovechar mejor el tiempo… y cuando llegue el momento, bendita sea la interrupción.

Al final vamos a comentar también otro “ladrón de tiempo” que son las distracciones, que quizá se podrían llamar “interrupciones internas”.

Pero hablamos primero de las interrupciones que podemos controlar y cómo las tratamos nosotros,

• RRSS
• Mail
• Llamadas de teléfono

Y respecto a las interrupciones no controlables e imprevistas, también vamos a ver que en muchos casos se pueden mitigar sus efectos. Diferencia entre interrupciones (sin sentido) y trabajo según surge, aunque hay que protegerse de ambas.

• Como norma general: tener a mano dónde apuntar qué estamos haciendo
• Algo del Jefe (llamada, grito, telefonazo…)
• Compañeros de trabajo, el entorno, la oficina
• Clientes

Una cosa que quería comentar es que tan importante es mantener las interrupciones a raya, como evitar las distracciones (las interrupciones internas)  en la medida de lo posible, intentando  crear un ambiente que favorezca la concentración.

Estrategias para prevenir distracciones

1. Apagar el móvil si lo considero oportuno o eliminar las notificaciones y ponerlo boca  abajo.
2. Poner música (incluso auriculares si estoy en la oficina) porque me ayuda a concentrarme.
3. Cuidar si puedo la iluminación,  una buena luz permite trabajar más relajad.
4. Preparar los materiales necesarios y tenerlos a mano porque evita tener que levantarnos o rebuscar y por tanto distraernos.
5. Pausas con micro paseo cada 15-30 minutos.
6. Tener una herramienta de captura muy a mano.
7. Ser realista.

Pues esto ha sido este episodio de Aprendiendo GTD que complementa lo que vimos en el capítulo 18 (hace más de 100 episodios). Seguro que en algo hemos cambiado.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman