Reinicio del sistema GTD de Manolo

Como ya sabréis, nuestro compañero Manolo es director de una oficina bancaria. Recientemente le han trasladado a otra sucursal, con lo que se ha encontrado con la necesidad de cerrar y traspasar su sistema GTD actual, mejor dicho la parte profesional de sus sistema actual, e iniciar uno nuevo. Nos ha parecido interesante que comparta su experiencia con todos nosotros y las ventajas y problemas que ha ido encontrando. Vamos a explicar un poco como ha sido todo este proceso para Manolo.

¿Cómo se produce este traslado?

¿Cómo son tus compañeros, el que te sustituyó y al que has suplido en tú nueva Oficina?

¿Los dos utilizan el GTD para organizarse? o bien ¿trabajan de otro modo?

Manolo mensualmente realiza un despacho con su director de zona para repasar la marcha de la oficina y aplicar medidas correctoras en los objetivos que vean más flojos, si esto sucede. Pero en esta ocasión fue algo distinto todo ya que el director de zona vino acompañado de la jefa de recursos humanos. En ese momento le comunican que le cambian de centro de negocio y es cuando se plantean todas las dudas que nos puede pasar a cualquiera de nosotros con un cambio fuerte en nuestro trabajo. Lo primero que Manolo pensó es en dejar cerrados todos los asuntos pendientes, lo cual es imposible por cuestiones obvias, hay temas que se desarrollan a lo largo del tiempo y van a ir allá de su estancia en la oficina, por lo que tiene que ver como los traslada al nuevo director de la mejor manera posible. Lamentablemente tanto el compañero que viene en su lugar como el director de la oficina a la que va (y que le va a tener que pasar a su vez sus asuntos pendientes), no han oído hablar en la vida del GTD, y mucho menos utilizan una herramienta como OmniFocus.

Comenzar con un barrido mental

Lo primero que hizo Manolo fue un barrido mental. Aunque había hecho un barrido hacía relativamente poco tiempo, volvió a hacerlo para hacer dos cosas: la primera asegurarse que no se le olvidaba nada de los temas abiertos (no fuera que tuviera algo sin apuntar en su sistema) y para hacer una lista de cosas a tener en cuenta antes de salir de la oficina del tipo: recoger objetos personales, entregar las llaves de la Oficina, etc. cosas así.

¿Cómo hacer la exportación de tus listas GTD?

Partiendo de la base que Manolo usa Omnifocus (con otras apps sería similar), el primer paso fue crear un contexto llamado @NuevoDirector en el que agrupar todas las tareas pendientes de la Oficina de las que quería informarle. Al tiempo que hizo esto, repasando las tareas una a una, completó y amplió en la sección de notas con información relevante sobre cada proyecto o cliente. Por último imprimió en PDF todas las tareas de ese contexto para repasarlo con su sucesor y que lo tuviese como referencia.

En los dos días que coincidió con el compañero que le sustituyó este documento resultó de gran ayuda para repasar el estado general de la oficina, los clientes y los temas pendientes. Así mismo, gracias al detalle de defunción que tuvo Manolo, el documento resultó de gran utilidad para futuras consultas.

¿Cómo se organizó la llegada a la nueva Oficina?

Se mantuvieron todas las tareas repetitivas de tipo administrativo que hay que hacer en todas las oficinas, del tipo mirar recibos pendientes, o comprobar cuentas contables, etc. ya que aunque cambiaba de oficina el tipo de trabajo a desarrollar era meramente el mismo.

Por otro lado, el director al que ha sustituido, no tenía prácticamente ninguna cosa pendiente, lo delegaba (o más bien, lo encasquetaba) todo. Con ello, lo primero que Manolo hizo fue empezar a construir el nuevo sistema desde cero. Mucho más tranquilo.

La verdad es que ha sido más difícil el traspaso de los asuntos de la anterior oficina que la llegada a la nueva.

Y tu… ¿cómo lo habrías hecho?

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