Aplicar GTD® con Things3

Introducción para aplicar GTD® con Things3

Hace unos meses escribí un artículo sobre cómo configurar Things3 para usar como nuestro gestor de listas bajo la metodología GTD®.

Algún tiempo después de publicarlo, lo he releído y he sentido una sensación extraña, alguna pieza del puzle no encajaba. Lo dejé pasar, pero unas semanas después el «asunto» volvía a mi cabeza, así que lo leí una vez más. La sensación de que algo no encajaba seguía ahí. Lo cierto es que aunque al principio no le di mucha importancia, reiterativamente la idea de detectar cual era el problema y darle solución volvía a mi.

Darle una solución es el resumen breve y simple, porque este pendiente a generado un proyecto en toda regla que tiene su fín con la publicación de este artículo, pero cuyo camino hasta llegar aquí ha sido algo largo, llevándome incluso a salir de mi zona de confort.

No es fácil escribir sobre el mejor modo -siempre buscando la objetividad- de configurar una aplicación para algo como es aplicar GTD®.

Se debe encontrar un modo que sea acorde a las reglas de la metodología, lo cual ya puede ser más o menos difícil en función a muchos factores, básicamente cual es el objetivo de desarrollo de la propia aplicación (y a partir de ahí, la destreza del desarrollador para conseguir lo que busca). Pero tras eso, hay muchos otros aspectos importantes; ¿cómo responde la configuración al uso diario?, ¿en qué medida esta configuración induce a error a las personas menos experimentadas?, o al contrario ¿puede estar configuración ser de ayuda a que personas poco experimentadas con la metodología asienten conceptos y flujos de trabajo básicos acertados?

Esta parte práctica me fallaba. He hecho pruebas con Things3, básicamente a nivel de saber qué puede ofrecer el software, pero nunca lo he usado en mi día a día y por tanto no he experimentado de primera mano todas esas sensaciones críticas que aporta el uso continuado.

Así que partiendo de ese punto, he migrado la «parte operativa» de mi sistema (próximas acciones, listas de proyectos) y he utilizado Things3 como sistema principal -y único- durante varias semanas, meses, comenzando con la configuración que ofrece el desarrollador y forzándome a realizar cambios en la misma solamente en fines de semana, tras 7 días de uso continuado, para no hacerlos a la ligera (en base a impresiones rápidas) sinó respaldados por la experiencia de uso.

Casi cada día, al terminar la jornada, me preguntaba mis impresiones sobre su uso y tomaba notas, del tipo «creo que esta función está poco accesible«, «creo que esta otra está muy accesible y sin embargo no la necesito«, o ideas sobre cómo corregir rumbo con todos esos detalles.

A continuación compartiré todas mis conclusiones y cual ha sido la configuración final -óptima a mi parecer- a la que he llegado.

Contras a la configuración inicial de la aplicación

Como he comentado, he comenzado utilizando la configuración que el propio desarrollador ha propuesto cuando la ha presentado al mundo. Yo mismo recomendé esta disposición en su momento.

Esta configuración se basa en utilizar lo que el software denomina «Áreas» para las áreas de enfoque o responsabilidad, lo que denomina «Proyectos» para los proyectos, y lo que denomina «Tareas» para las acciones.

A partir de aquí, puedes filtrar tus próximas acciones por contexto haciendo uso de las etiquetas que implementa la aplicación.

Se trata de una configuración evidente para los recién llegados.

Rápidamente me encontré con un problema. Consultar mis próximas acciones por contexto no era rápido. Al menos no tanto como yo quisiera. Sin embargo cambiar esto no es posible sin hacer un cambio radical de organización que afectará al resto de apartados de la aplicación.

Por otra parte, en los últimos tiempos he detectado que una de las mayores preocupaciones de las personas que tratan de aplicar GTD® es a la vez un «daño» inducido por el software y herencia de nuestras viejas costumbres, convirtiéndose en un escollo que no consiguen (conseguimos) superar fácilmente. Es el concepto de proyecto como «contenedor» de acciones.

Es un error tremendamente común, y yo creo que la comprensión de este punto es una de las grandes ventajas de iniciar tu camino por una vía analógica, con papel y lápiz.

Con una libreta, no puedes jugar con diferentes vistas como puedes hacerlo con una aplicación, no puedes tener un proyecto y alojar bajo el acciones, sinó que tendrás listas y ya está. Listas de proyectos, listas de acciones, listas.

Aprovecho estas líneas para recordar (enfatizar) que nuestra lista de proyectos es una -o varias- listas, y su fin es que podamos tomar consciencia y control sobre todos nuestros frentes abiertos, así como vigilar que todos ellos avancen al ritmo deseado.

La lista puede divirse en varias, por ejemplo para vincular los proyectos a nuestras áreas de enfoque y/o responsabilidad, y poder igualmente revisar nuestro rumbo y celeridad en cada una de ellas.

Y nuestras próximas acciones son, cada una a su modo y si han sido bien definidas, lo que «haremos» y nos ayudará, paso a paso, a avanzar, llegar a dar por concluídos y tachar nuestros proyectos.

Esto quiere decir que un proyecto NO es un contenedor de acciones.

En Things3 los proyectos están pensados como contenedores de acciones (este problema no es exclusivo de Things3, es común a todo o casi todo el software de gestión de listas que yo conozco). Pero esto podremos evitarlo.

Teniendo en cuenta todo lo dicho, afronté un cambio de organización radical en la aplicación buscando mejorar todos estos aspectos.

Al margen de esto pero también de interés, la sección Hoy es propuesta por los desarrolladores como «la vista predeterminada de trabajo«, incluyendo incluso una sub-sección de Esta noche para aplazar acciones a la última hora del día. Planificación en un modo prohibido bajo GTD®, pero también podremos sacar algún partido a esta sección bajo un «cambio de concepto» de qué tipo de material nos será mostrado cada día aquí.

Configuración óptima de Things3 para aplicar GTD®

Tras este tiempo de uso y varios ajustes semana a semana he encontrado el que, bajo mi punto de vista, es el mejor modo de configurar Things3 para su uso con la metodología.

Si lo utilizas como sugerí en mi anterior artículo (o de un modo similar), establecer una configuración como la que ahora te propondré supondrá un cambio importante.

En determinados aspectos te negarás a asumir este cambio, sin embargo te propongo que realices un ejercicio de auto-evaluación sincero, tengas en cuenta todo lo que has aprendido sobre la metodología, y contrastes las posibilidades te propongo y aún no conozcas de primera mano o no tengas del todo claras.

En primer lugar, haremos uso de las áreas de Things3 para crear un árbol raiz con cuatro secciones principales: Hacer por contexto, Hacer por agenda, Listas de proyectos, y Otras listas.

Bajo estos contenedores principales, crearemos otros contenedores para los cuales en este caso haremos uso de los proyectos de Things3.

Bajo la primera Hacer por contexto, crearemos contenedores para nuestros contextos del tipo Email, Ordenador, Recados o cualquiera que tenga sentido para ti.

Bajo la segunda Hacer por agenda, crearemos contenedores para aquellas personas o equipos con los que interaccionamos regularmente, y por tanto susceptibles de vincular acciones a dichos contactos.

Bajo la tercera Listas de proyectos, crearemos contenedores del tipo Lista de proyectos en mi área personal, Lista de proyectos en mi área familiar, y en definitiva uno para cada una de tus áreas de enfoque o responsabilidad, que pueden variar mucho de un usuario a otro.

Puedes tener una sola lista de proyectos, yo utilizo esta subdivisión para establecer vínculos entre área y proyecto, pero puedes hacerlo de otro modo (con etiquetas) o simplemente no hacerlo, si no lo deseas.

Bajo esta misma sección principal, también deberemos crear un mínimo de un contenedor más por cada área, del tipo Lista «algún día / tal vez» en mi área personal, Lista «algún día / tal vez» en mi área familiar, etc., y marcar este segundo grupo de listas (cada una de ellas) con el distintivo «Algún día» que nos ofrece la aplicación, de modo que no serán listas visibles pero podrán ser consultadas/editadas accediendo a través de su apartado correspondiente Algún día.

Bajo la cuarta Otras listas deberíamos incluír, como mínimo, un contenedor para nuestra Lista «a la espera».

Bajo esta misma sección yo también alojo determinadas listas de control del tipo Películas para ver o Libros para leer marcadas como Algún día, de modo que tampoco serán visibles a un primer impacto. Hay personas que este tipo de listas las alojan en un medio externo a sus listas de acciones, si es tu caso puedes obviar la creación de las mismas.

Hecho esto, tenemos nuestros contenedores a punto, pero aún nos restan otras configuraciones que luego nos aportarán algunas ventajas.

Debemos replicar parte de esta estructura en el sistema de etiquetas que nos ofrece Things3. Es decír, crearemos una etiqueta «madre» Hacer por contexto y bajo ella alojaremos nuestros contextos (los mismos que hemos creado anteriormente) como etiquetas «hijas» de la primera. Haremos lo mismo con Hacer por agenda y con Listas de proyectos.

Una vez hecho esto, comenzando por orden nos dirigiremos a los conetendores creados para nuestros contextos y los etiquetaremos del siguiente modo:

• Contexto Email: Lo etiquetaremos como Hacer por contexto y Email.
• Contexto Ordenador: Lo etiquetaremos como Hacer por contexto y Ordenador
• Así sucesivamente con todos ellos.

Con nuestros contenedores en Hacer por agenda haremos los mismo, etiquetando cada contenedor como Hacer por agenda y la etiqueta pertinente para cada persona/colectivo. Y con nuestros contenedores para proyectos lo mismo, la Lista de proyectos en mi área personal será etiquetada como Listas de proyectos y como Personal, y así sucesivamente.

Ahora sí hemos finalizado la confección de toda nuestra estructura.

¿Qué benefícios aporta esta estructura para aplicar GTD® con Things3?

Bajo mi punto de vista, esta estructura es la más adecuada pensando en cumplir con los principios de la metodología (y en interiorizarlos adecuadamente), al tiempo que tratamos de aprovechar las bondades del software y paliar en la medida de lo posible sus carencias o enfoques contrarios a la metodología.

Nuestras listas de contextos se encuentran muy accesibles, lo que facilita el acceso a su contenido en el día a día, a la hora de hacer. Con nuestra lista de proyectos ocurre lo mismo.

Tenemos accesible de un modo rápido lo que necesitaremos en nuestro día a día.

Things3 incorpora además una función que es muy interesante bajo esta configuración: debajo de cada una de nuestras listas de contextos aparecen dos opciones sombreadas que rezan Mostrar X elementos posteriores y Mostrar X elementos archivados (siempre y cuando el número de ítems que alberguen estas secciones no sea cero, en cuyo caso no aparecerían).

Si desplegamos la primera, tendremos acceso a ver una lista de los elementos pertenecientes a dicho contexto pero a los cuales hemos aportado una fecha de inicio que aún es futura, está por llegar.

Si desplegamos la segunda, accederemos a ver los elementos que hemos tachado de dicha lista, visualizando también la fecha en la cual hemos tachado cada uno.

Ambas funciones aparecerán también en nuestras listas de proyectos.

Estas características son tremendamente útiles para nuestras revisiones; podremos acceder también a esta información en la sección Programadas en el primer caso y Registro en el segundo.

Al hilo de la sección Programadas (y Hoy, que no es sinó el caso específico del día actual perteneciente a dicho apartado) hay bastante que decir también en lo que a la metodología se refiere.

Es de extrema importancia que sepamos discernir entre para qué han creado los desarrolladores esta sección, y para qué debemos utilizarla nosotros si deseamos implantar la metodología.

Mientras que en el primer caso los desarrolladores proponen planificar y llevar a cada día las acciones que pensamos hacer dicho día, nosotros debemos tener claro que estos apartados serán nuestro archivo de seguimiento.

Esto quiere decir que las acciones que aparecerán en estos apartados serán las que tienen inicio a partir de la fecha en cuestión (y por tanto pasan a engrosar nuestras listas de próximas acciones), o las que tienen una fecha límite objetiva en la fecha en cuestión. En ningún caso serán acciones que hemos decidido completar en un fecha concreta en base a una planificación subjetiva previa; Este tipo de planificación es contrario a los principios de GTD®, y lo es por un buen motivo.

Por debajo de estas secciones de la aplicación, nos encontraremos En cualquier momento. Mientras que ciñéndonos a la configuración de la aplicación propuesta por los desarrolladores perderemos la casi totalidad de usabilidad sobre esta sección, con la disposición que hemos implementado podremos acceder a visualizar a través de ella la totalidad de ítems que incorporan nuestras listas -excepto el material incubado- ordenado primero por contextos, después por agendas, y finalmente por listas de proyectos.

En Mac, dispondremos además de nuestras secciones «madre» en cabecera para poder filtrar, Hacer por contexto, Hacer por agenda, Listas de proyectos y finalmente Otras listas. Haciendo click sobre cualquiera de ellas un desplegable nos permitirá filtrar con mayor precisión.

Y más abajo se encontrarán los apartados Algún día (donde accederemos a todo el material incubado y las listas de referencia) y el Registro (donde podremos revisar todo lo hecho y evaluar estos datos).

He de decir, siendo fiel a la realidad, que las primeras semanas la revisión semanal se me ha hecho más tediosa. El no tener un vínculo evidente entre cada proyecto y sus acciones (bien en las listas de contextos, a la espera, agendadas, o bien ya tachadas durante la pasada semana) ha motivado que el proceso fuese más largo de lo habitual para mi.

Del mismo modo, he de decir también que tras cuatro o cinco semanas me he adaptado a ese flujo de trabajo y el tiempo se ha reducido (no tanto como en mi rutina anterior, pero sí bastante respecto a las primeras semanas).

Entiendo que con el paso de más tiempo el proceso será más rápido, y en cualquier caso ese es el precio a pagar por los beneficios obtenidos.

Para personas con un alto volúmen de proyectos, mi consejo es que enuncien las acciones adecuadamente (aunque esto suponga enunciados largos) y que luego dejen que Things haga su magia por medio de su buscador integrado, a la hora de establecer/revisar vínculos. Otra opción, es el uso de etiquetas.

Mi opinión analizando este aspecto de la organización de un modo global, es que se trata de un acierto.

Espero que esta pequeña guía os sea de utilidad si pensáis iniciar vuestro camino en GTD® utilizando para ello Things3, se trata de una configuración básica pero plenamente funcional que os ayudará a mantener el sistema alejado de la sobre-organización.