Introducción para aplicar GTD® con Things3
Hace unos meses escribí un artículo sobre cómo configurar Things3 para usar como nuestro gestor de listas bajo la metodología GTD®.
Algún tiempo después de publicarlo, lo he releído y he sentido una sensación extraña, alguna pieza del puzle no encajaba. Lo dejé pasar, pero unas semanas después el «asunto» volvía a mi cabeza, así que lo leí una vez más. La sensación de que algo no encajaba seguía ahí. Lo cierto es que aunque al principio no le di mucha importancia, reiterativamente la idea de detectar cual era el problema y darle solución volvía a mi.
Darle una solución es el resumen breve y simple, porque este pendiente a generado un proyecto en toda regla que tiene su fín con la publicación de este artículo, pero cuyo camino hasta llegar aquí ha sido algo largo, llevándome incluso a salir de mi zona de confort.
No es fácil escribir sobre el mejor modo -siempre buscando la objetividad- de configurar una aplicación para algo como es aplicar GTD®.
Se debe encontrar un modo que sea acorde a las reglas de la metodología, lo cual ya puede ser más o menos difícil en función a muchos factores, básicamente cual es el objetivo de desarrollo de la propia aplicación (y a partir de ahí, la destreza del desarrollador para conseguir lo que busca). Pero tras eso, hay muchos otros aspectos importantes; ¿cómo responde la configuración al uso diario?, ¿en qué medida esta configuración induce a error a las personas menos experimentadas?, o al contrario ¿puede estar configuración ser de ayuda a que personas poco experimentadas con la metodología asienten conceptos y flujos de trabajo básicos acertados?
Esta parte práctica me fallaba. He hecho pruebas con Things3, básicamente a nivel de saber qué puede ofrecer el software, pero nunca lo he usado en mi día a día y por tanto no he experimentado de primera mano todas esas sensaciones críticas que aporta el uso continuado.
Así que partiendo de ese punto, he migrado la «parte operativa» de mi sistema (próximas acciones, listas de proyectos) y he utilizado Things3 como sistema principal -y único- durante varias semanas, meses, comenzando con la configuración que ofrece el desarrollador y forzándome a realizar cambios en la misma solamente en fines de semana, tras 7 días de uso continuado, para no hacerlos a la ligera (en base a impresiones rápidas) sinó respaldados por la experiencia de uso.
Casi cada día, al terminar la jornada, me preguntaba mis impresiones sobre su uso y tomaba notas, del tipo «creo que esta función está poco accesible«, «creo que esta otra está muy accesible y sin embargo no la necesito«, o ideas sobre cómo corregir rumbo con todos esos detalles.
A continuación compartiré todas mis conclusiones y cual ha sido la configuración final -óptima a mi parecer- a la que he llegado.

Contras a la configuración inicial de la aplicación
Como he comentado, he comenzado utilizando la configuración que el propio desarrollador ha propuesto cuando la ha presentado al mundo. Yo mismo recomendé esta disposición en su momento.
Esta configuración se basa en utilizar lo que el software denomina «Áreas» para las áreas de enfoque o responsabilidad, lo que denomina «Proyectos» para los proyectos, y lo que denomina «Tareas» para las acciones.
A partir de aquí, puedes filtrar tus próximas acciones por contexto haciendo uso de las etiquetas que implementa la aplicación.
Se trata de una configuración evidente para los recién llegados.
Rápidamente me encontré con un problema. Consultar mis próximas acciones por contexto no era rápido. Al menos no tanto como yo quisiera. Sin embargo cambiar esto no es posible sin hacer un cambio radical de organización que afectará al resto de apartados de la aplicación.
Por otra parte, en los últimos tiempos he detectado que una de las mayores preocupaciones de las personas que tratan de aplicar GTD® es a la vez un «daño» inducido por el software y herencia de nuestras viejas costumbres, convirtiéndose en un escollo que no consiguen (conseguimos) superar fácilmente. Es el concepto de proyecto como «contenedor» de acciones.
Es un error tremendamente común, y yo creo que la comprensión de este punto es una de las grandes ventajas de iniciar tu camino por una vía analógica, con papel y lápiz.
Con una libreta, no puedes jugar con diferentes vistas como puedes hacerlo con una aplicación, no puedes tener un proyecto y alojar bajo el acciones, sinó que tendrás listas y ya está. Listas de proyectos, listas de acciones, listas.
Aprovecho estas líneas para recordar (enfatizar) que nuestra lista de proyectos es una -o varias- listas, y su fin es que podamos tomar consciencia y control sobre todos nuestros frentes abiertos, así como vigilar que todos ellos avancen al ritmo deseado.
La lista puede divirse en varias, por ejemplo para vincular los proyectos a nuestras áreas de enfoque y/o responsabilidad, y poder igualmente revisar nuestro rumbo y celeridad en cada una de ellas.
Y nuestras próximas acciones son, cada una a su modo y si han sido bien definidas, lo que «haremos» y nos ayudará, paso a paso, a avanzar, llegar a dar por concluídos y tachar nuestros proyectos.
Esto quiere decir que un proyecto NO es un contenedor de acciones.
En Things3 los proyectos están pensados como contenedores de acciones (este problema no es exclusivo de Things3, es común a todo o casi todo el software de gestión de listas que yo conozco). Pero esto podremos evitarlo.
Teniendo en cuenta todo lo dicho, afronté un cambio de organización radical en la aplicación buscando mejorar todos estos aspectos.
Al margen de esto pero también de interés, la sección Hoy es propuesta por los desarrolladores como «la vista predeterminada de trabajo«, incluyendo incluso una sub-sección de Esta noche para aplazar acciones a la última hora del día. Planificación en un modo prohibido bajo GTD®, pero también podremos sacar algún partido a esta sección bajo un «cambio de concepto» de qué tipo de material nos será mostrado cada día aquí.
Configuración óptima de Things3 para aplicar GTD®
Tras este tiempo de uso y varios ajustes semana a semana he encontrado el que, bajo mi punto de vista, es el mejor modo de configurar Things3 para su uso con la metodología.
Si lo utilizas como sugerí en mi anterior artículo (o de un modo similar), establecer una configuración como la que ahora te propondré supondrá un cambio importante.
En determinados aspectos te negarás a asumir este cambio, sin embargo te propongo que realices un ejercicio de auto-evaluación sincero, tengas en cuenta todo lo que has aprendido sobre la metodología, y contrastes las posibilidades te propongo y aún no conozcas de primera mano o no tengas del todo claras.
En primer lugar, haremos uso de las áreas de Things3 para crear un árbol raiz con cuatro secciones principales: Hacer por contexto, Hacer por agenda, Listas de proyectos, y Otras listas.

Bajo estos contenedores principales, crearemos otros contenedores para los cuales en este caso haremos uso de los proyectos de Things3.
Bajo la primera Hacer por contexto, crearemos contenedores para nuestros contextos del tipo Email, Ordenador, Recados o cualquiera que tenga sentido para ti.
Bajo la segunda Hacer por agenda, crearemos contenedores para aquellas personas o equipos con los que interaccionamos regularmente, y por tanto susceptibles de vincular acciones a dichos contactos.
Bajo la tercera Listas de proyectos, crearemos contenedores del tipo Lista de proyectos en mi área personal, Lista de proyectos en mi área familiar, y en definitiva uno para cada una de tus áreas de enfoque o responsabilidad, que pueden variar mucho de un usuario a otro.
Puedes tener una sola lista de proyectos, yo utilizo esta subdivisión para establecer vínculos entre área y proyecto, pero puedes hacerlo de otro modo (con etiquetas) o simplemente no hacerlo, si no lo deseas.
Bajo esta misma sección principal, también deberemos crear un mínimo de un contenedor más por cada área, del tipo Lista «algún día / tal vez» en mi área personal, Lista «algún día / tal vez» en mi área familiar, etc., y marcar este segundo grupo de listas (cada una de ellas) con el distintivo «Algún día» que nos ofrece la aplicación, de modo que no serán listas visibles pero podrán ser consultadas/editadas accediendo a través de su apartado correspondiente Algún día.
Bajo la cuarta Otras listas deberíamos incluír, como mínimo, un contenedor para nuestra Lista «a la espera».
Bajo esta misma sección yo también alojo determinadas listas de control del tipo Películas para ver o Libros para leer marcadas como Algún día, de modo que tampoco serán visibles a un primer impacto. Hay personas que este tipo de listas las alojan en un medio externo a sus listas de acciones, si es tu caso puedes obviar la creación de las mismas.

Hecho esto, tenemos nuestros contenedores a punto, pero aún nos restan otras configuraciones que luego nos aportarán algunas ventajas.
Debemos replicar parte de esta estructura en el sistema de etiquetas que nos ofrece Things3. Es decír, crearemos una etiqueta «madre» Hacer por contexto y bajo ella alojaremos nuestros contextos (los mismos que hemos creado anteriormente) como etiquetas «hijas» de la primera. Haremos lo mismo con Hacer por agenda y con Listas de proyectos.
Una vez hecho esto, comenzando por orden nos dirigiremos a los conetendores creados para nuestros contextos y los etiquetaremos del siguiente modo:
- Contexto Email: Lo etiquetaremos como Hacer por contexto y Email.
- Contexto Ordenador: Lo etiquetaremos como Hacer por contexto y Ordenador
- Así sucesivamente con todos ellos.
Con nuestros contenedores en Hacer por agenda haremos los mismo, etiquetando cada contenedor como Hacer por agenda y la etiqueta pertinente para cada persona/colectivo. Y con nuestros contenedores para proyectos lo mismo, la Lista de proyectos en mi área personal será etiquetada como Listas de proyectos y como Personal, y así sucesivamente.
Ahora sí hemos finalizado la confección de toda nuestra estructura.
¿Qué benefícios aporta esta estructura para aplicar GTD® con Things3?
Bajo mi punto de vista, esta estructura es la más adecuada pensando en cumplir con los principios de la metodología (y en interiorizarlos adecuadamente), al tiempo que tratamos de aprovechar las bondades del software y paliar en la medida de lo posible sus carencias o enfoques contrarios a la metodología.
Nuestras listas de contextos se encuentran muy accesibles, lo que facilita el acceso a su contenido en el día a día, a la hora de hacer. Con nuestra lista de proyectos ocurre lo mismo.
Tenemos accesible de un modo rápido lo que necesitaremos en nuestro día a día.
Things3 incorpora además una función que es muy interesante bajo esta configuración: debajo de cada una de nuestras listas de contextos aparecen dos opciones sombreadas que rezan Mostrar X elementos posteriores y Mostrar X elementos archivados (siempre y cuando el número de ítems que alberguen estas secciones no sea cero, en cuyo caso no aparecerían).
Si desplegamos la primera, tendremos acceso a ver una lista de los elementos pertenecientes a dicho contexto pero a los cuales hemos aportado una fecha de inicio que aún es futura, está por llegar.
Si desplegamos la segunda, accederemos a ver los elementos que hemos tachado de dicha lista, visualizando también la fecha en la cual hemos tachado cada uno.
Ambas funciones aparecerán también en nuestras listas de proyectos.
Estas características son tremendamente útiles para nuestras revisiones; podremos acceder también a esta información en la sección Programadas en el primer caso y Registro en el segundo.
Al hilo de la sección Programadas (y Hoy, que no es sinó el caso específico del día actual perteneciente a dicho apartado) hay bastante que decir también en lo que a la metodología se refiere.
Es de extrema importancia que sepamos discernir entre para qué han creado los desarrolladores esta sección, y para qué debemos utilizarla nosotros si deseamos implantar la metodología.
Mientras que en el primer caso los desarrolladores proponen planificar y llevar a cada día las acciones que pensamos hacer dicho día, nosotros debemos tener claro que estos apartados serán nuestro archivo de seguimiento.
Esto quiere decir que las acciones que aparecerán en estos apartados serán las que tienen inicio a partir de la fecha en cuestión (y por tanto pasan a engrosar nuestras listas de próximas acciones), o las que tienen una fecha límite objetiva en la fecha en cuestión. En ningún caso serán acciones que hemos decidido completar en un fecha concreta en base a una planificación subjetiva previa; Este tipo de planificación es contrario a los principios de GTD®, y lo es por un buen motivo.
Por debajo de estas secciones de la aplicación, nos encontraremos En cualquier momento. Mientras que ciñéndonos a la configuración de la aplicación propuesta por los desarrolladores perderemos la casi totalidad de usabilidad sobre esta sección, con la disposición que hemos implementado podremos acceder a visualizar a través de ella la totalidad de ítems que incorporan nuestras listas -excepto el material incubado- ordenado primero por contextos, después por agendas, y finalmente por listas de proyectos.
En Mac, dispondremos además de nuestras secciones «madre» en cabecera para poder filtrar, Hacer por contexto, Hacer por agenda, Listas de proyectos y finalmente Otras listas. Haciendo click sobre cualquiera de ellas un desplegable nos permitirá filtrar con mayor precisión.


Y más abajo se encontrarán los apartados Algún día (donde accederemos a todo el material incubado y las listas de referencia) y el Registro (donde podremos revisar todo lo hecho y evaluar estos datos).
He de decir, siendo fiel a la realidad, que las primeras semanas la revisión semanal se me ha hecho más tediosa. El no tener un vínculo evidente entre cada proyecto y sus acciones (bien en las listas de contextos, a la espera, agendadas, o bien ya tachadas durante la pasada semana) ha motivado que el proceso fuese más largo de lo habitual para mi.
Del mismo modo, he de decir también que tras cuatro o cinco semanas me he adaptado a ese flujo de trabajo y el tiempo se ha reducido (no tanto como en mi rutina anterior, pero sí bastante respecto a las primeras semanas).
Entiendo que con el paso de más tiempo el proceso será más rápido, y en cualquier caso ese es el precio a pagar por los beneficios obtenidos.
Para personas con un alto volúmen de proyectos, mi consejo es que enuncien las acciones adecuadamente (aunque esto suponga enunciados largos) y que luego dejen que Things haga su magia por medio de su buscador integrado, a la hora de establecer/revisar vínculos. Otra opción, es el uso de etiquetas.
Mi opinión analizando este aspecto de la organización de un modo global, es que se trata de un acierto.
Espero que esta pequeña guía os sea de utilidad si pensáis iniciar vuestro camino en GTD® utilizando para ello Things3, se trata de una configuración básica pero plenamente funcional que os ayudará a mantener el sistema alejado de la sobre-organización.
Muy buen artículo y de los que te hacen reflexionar y dan un punto de vista diferente sobre el uso que hacemos de Things. Lo ´que no me queda claro es el concepto de proyecto. Personalmente tengo muchos proyectos con acciones dentro y según avanza el proyecto a veces toca retocar las acciones (si, utilizo los proyectos como contenedores), puedo añadir acciones, o eliminar alguna. Mis proyectos, tal y como están ahora son contenedores y tengo desde proyectos simples que pueden tener 3 o 4 acciones hasta complejos con 20 acciones y checklists.
También en Things tengo una plantilla para proyectos predefinidos.
No veo como puedo adaptar este sistema a los contextos que propones.
Saludos
Hola Jordi,
La consulta es muy interesante y, además, puedo garantizarte que la duda base que la genera está muy extendida. No tiene realmente nada que ver con la aplicación Things3, sino con un correcto entendimiento de determinados aspectos sobre la metodología GTD® (lo cual la hace más interesante, si cabe).
La situación que describes sobre tu modo de organizar los proyectos y sus acciones vinculadas, es lo más frecuente entre usuarios que llevan un control de sus cosas por hacer y que se apoyan en una aplicación para ello; esto es (y lo relato en jerga común, dejando a un lado la terminología de GTD®), proyectos como contenedores o secciones principales, y todo lo que entiendes que debes hacer para dar por finalizados esos proyectos reflejados como tareas o acciones bajo el amparo del proyecto. Si están bien ordenadas, en su orden secuencial si lo hay, etc., mejor.
Lo que ocurre es que bajo la aplicación de GTD®, esa planificación que por costumbre siempre hemos hecho, o no se hace o se hace de un modo diferente (cuando se requiere, o entendemos que así sea por algún motivo), y el reflejo de esa planificación en nuestro sistema también es otro.
Si se examinan los principios productivos sobre los que se asienta GTD®, aparece en uno u otro modo un concepto que es el de planificación adaptativa. Esto quiere decir, a grandes rasgos, que no se considera necesario por lo general hacer una planificación anticipada de todos los pasos a dar durante la vida de un proyecto.
Esto se debe a un motivo (que además comentas): en un entorno cambiante, en la mayoría de ocasiones esa planificación anticipada sufrirá cambios, en ocasiones radicales. La consecuencia es que el trabajo de desarrollar toda esa planificación es inútil, porque habrá que ir adaptándola a las nuevas circunstancias, o eliminarla y confeccionar una totalmente diferente en el peor de los casos.
Lo que GTD® propone es definir qué será lo próximo que deberás hacer, cuando llegues a las puertas de tomar esa decisión realmente; es decir, cuando te sea necesario decidir qué hacer para avanzar. De ese modo, decidirás en el momento adecuado teniendo los datos relevantes adecuados a tu alcance para tomar esa decisión del modo más adecuado posible. Es decir, «he llegado aquí, ¿cuál es el próximo paso para avanzar?»
Si se piensa en este modo, ya no es necesario tener las acciones dentro de los proyectos. Tendrás tu lista de proyectos por un lado (con los resultados que quieres conseguir) y tus listas de acciones por otro (con los pasos definidos para avanzar hacia la consecución de esos resultados).
Todo esto es la operativa «por defecto». Por supuesto, podrás tener plantillas para aquellos proyectos repetitivos o escasamente sujetos a cambios en su ejecución, esto es una buena práctica que te ahorrará pensar una y otra vez en «¿Que va ahora?».
Por otra parte, si te es útil puedes hacer una planificación previa de un proyecto siguiendo el modelo natural que GTD® propone (que no es lo mismo que la planificación que acostumbramos a hacer). En estos casos, el resultado de esta planificación sería material de apoyo al proyecto y no debería estar físicamente mezclado con nuestras listas de recordatorios.
Pero el hacer, y posteriormente pensar y decidir sobre «¿Qué va ahora?» debería ser el modo de funcionamiento por defecto, porque realmente el entorno en que nos movemos hoy en día está sujeto a fuertes y rápidos cambios que nos obligan a variar nuestros planes una y otra vez, y de ahí que sea mucho más efectivo decidir en el momento que no hacerlo por anticipado.
Buenas Tardes Sergio
Seria posible que comentaras un ejemplo practico de como poner una entrada en funcion de…
Ahora intento hacer conforme a lo configurado y no me aclaro , mil gracias.
Hola Guillermo,
Muchas gracias por tu comentario.
Por supuesto, podemos poner algún ejemplo práctico para ver cómo funciona en el plano práctico este tipo de configuración en Things3. Te invito a que tu mismo lo propongas, así iremos más al grano sobre las dudas que puedas tener; formula un ejemplo (o un par de ellos) concreto sobre lo que te presente dudas y lo vemos.
Saludos.
Buenas Sergio
Como sabes en el dia a dia hay que lidiar con las diferentes facetas del trabajo , de la vida familiar y de uno a nivel particular, o por lo menos esa es mi idea.
Sin entrar en el concepto de GTD , (porque eso entiendo que es otro tema aunque siempre se tenga dudas si uno capta bien el mensaje de la metodología), la idea es tenerlo todo lo mejor controlado posible para que nuestra mente no tenga que estar en modo secretario/a y asi poder enfocar en lo fundamental que nos hace avanzar en lo que pretendemos, te pongo varios ejemplos siguiendo la configuración que has comentado en el blog.
1. Me viene una idea de negocio… entra en bandeja de entrada , cuando destino tiempo para procesar la muevo al proyecto ideas con la etiqueta ideas y…. también la pongo la etiqueta contexto — enfocar , por ejemplo? Si luego quiero buscarla por En cualquier momento, las etiquetas suman?
2. Veo contestación tuya del blog y en el móvil añado a Thing3 un enlace para contestarte, cuando toca procesar , la muevo a proyecto GTD en mi área privado y le pongo la etiqueta GTD, pero debo ponerlo solo esa o también alguna de contexto como por ejemplo la que tengo para contestar cuando estoy en etiqueta “fin de semana” porque tengo una para ello en mi configuración.
No se si me explicare bien , pero la configuración de por contexto por agenda y proyectos , no termino de entender si debe estar relacionada porque depende de mi contexto así actuó ……
Muchas gracias.
Hola Guillermo,
El problema fundamental que crea el conflicto entre la configuración propuesta y la que me describes en los ejemplos, es que esa configuración está pensada y diseñada para aplicar la metodología GTD®, y los ejemplos que propones poco o nada tienen que ver con la metodología.
«Ideas» no es un proyecto en GTD®, ni «GTD» tampoco.
Si tienes un proyecto lo añades a tu lista de proyectos, y si tienes siguientes acciones las añades a tus listas de siguientes acciones.
Por ejemplo, «Responder al comentario de Sergio a la entrada de Aplicar GTD con Things3 en el blog de Aprendiendo GTD» sería una siguiente acción en tu contexto @ordenador
Un saludo.
Buenas de nuevo Sergio
Gracias por la pronta respuesta.
Entiendo que me hace falta aprender bien la metodología. Serias tan amable de recomendarme algún curso online o presencial, no me importa el destino siempre que sea España.
Gracias.
Hola Guillermo,
Pues a finales de septiembre tienes un curso abierto en Barcelona, en concreto los días 30 de septiembre y 1 de octubre. Además, aún estás a tiempo de aprovechar los descuentos en inscripción por «early-bird» (quedan pocos días).
Tienes más información sobre el curso aquí: http://formaciongtd.com/formacion-gtd/primer-curso-abierto-de-formacion-gtd-oficial-en-barcelona/
Como alternativa por si no te encaja fecha/lugar, en octubre habrá otro abierto en Madrid pero aún no hay fechas.
Y como alternativa a los cursos presenciales en abierto, existe formación individualizada en ambas variantes, presencial o virtual.
Sobre todas las variantes puedes informarte a través del formulario de la web: http://formaciongtd.com/contacto/
Espero haberte sido de ayuda. Un saludo.