El botón de pausa

“Solo te puedes sentir bien sobre lo que no estás haciendo cuando conoces todo lo que no estás haciendo.” —David Allen

Son las 09:00 de la mañana del jueves y como cada día de trabajo a esa hora, Tom revisa los últimos movimientos bancarios frente a la pantalla del ordenador. Está pendiente del reloj, pues en su repaso del calendario de primera hora ha visto el recordatorio de que hoy es el cumpleaños de su madre y espera a que sea un poco más tarde para llamarla. Más temprano que de costumbre, se presenta en la oficina el presidente de la firma que, mientras se dirige al despacho de una directora, pregunta de forma apresurada a Tom si tiene ya «aquello». En un rápido repaso mental, Tom interpreta que se refiere al informe Brown. En la reunión de la semana pasada le había encargado que lo tuviera preparado en la siguiente, prevista para el próximo lunes por la tarde. Nota cómo el corazón se le acelera.

Tom contesta que todavía no lo tiene terminado y añade que habían quedado en que se lo entregaría el lunes. El presidente le pregunta si se ha vuelto loco y le recrimina que hace un mes que se lo ha pedido. Le ordena que se lo dé inmediatamente mientras se aleja de su mesa. Tom pulsa el botón de pausa del mando imaginario que acciona su mente, congela la imagen de lo que antes de la interrupción estaba haciendo y dirige su atención hacia el proyecto que tiene abierto con relación a Brown. Por suerte, a lo largo de la semana ha ido avanzando y tachando algunas tareas del mismo. Así que adopta un enfoque vertical y se dedica de lleno a este proyecto. Ejecuta la siguiente acción y sigue adelante a fin de terminarlo.

   Entretanto, una colaboradora le entrega una orden de pago calificada por el responsable que la firma como urgente. Tom considera que cuestionar si lo es o no le llevaría más tiempo y esfuerzo que emitir la transferencia y enviar el comprobante por mail, lo cual sabe que puede terminar en menos de dos minutos si todos los datos que ve incluidos en el documento son correctos y suficientes. Oprime de nuevo el botón de pausa, captura su situación en la correspondiente acción del proyecto Brown, ejecuta el pago y envía por mail el comprobante a su compañera, a la que escucha que de viva voz le da las gracias.

Retoma la acción actual del informe Brown en el punto capturado. Esta requiere concentración. Debe hacer cálculos y comprobaciones. Se encuentra enfocado. Visto desde fuera se diría que sus movimientos se reproducen a cámara rápida. Sin embargo, en su interior le parece que se mueve a cámara lenta. Realiza las valoraciones y analiza los resultados en una primera pasada. En una segunda, repasa esas cuentas y comprueba los totales. Dos vueltas para asegurarse de que está todo correcto.

Está alerta porque sabe tiene a la persona con mayor rango en la empresa pendiente de él, esperando una respuesta, un resultado sobre un asunto que todavía se encuentra en estado amorfo y del que tiene la responsabilidad de transformar en algo definido e interpretable. Pero se siente calmado porque tiene la certeza de que está haciendo lo que debe hacer y de que, en este momento, no hay nada más importante. Además, tiene la seguridad de que todo lo que ha dejado de hacer está registrado en su sistema de organización y que podrá volver a ello en cuanto supere esta emergencia.

De reojo ve cómo le llega un aviso de que acaba de recibir un nuevo correo electrónico. No lo lee. Es consciente de que, si es algo muy urgente, le llamarán.

   Opina que nadie en su sano juicio avisa de que hay un incendio mediante un mail. Al cabo de unos minutos, suena la notificación de que ha recibido un mensaje nuevo en su teléfono móvil con el tono que ha asignado a Kath, su mujer. Tienen hijos pequeños, pero sabe que si sucede algo importante y que precise una respuesta o acción inmediata por su parte, ella tratará de ponerse en contacto con él de forma síncrona. —Lo siento cariño, pero tengo que seguir con Brown. En unos minutos leeré tu mensaje— piensa, mientras se topa con un escollo en el informe.

La elaboración del documento se complica porque aparece en escena una nueva variable que no tenía prevista y que dificulta los cálculos que tiene que realizar. —De acuerdo, no pasa nada— se tranquiliza. Reconoce que el único problema es que necesitará un poco más de tiempo y energía. Detecta por los movimientos y comentarios que se producen en los pasillos que el presidente tiene ahora mismo una videoconferencia junto con otros colaboradores más. Le alivia pensar que eso le proporcionará un poco más de tiempo. Acciona una vez más el botón de pausa y anota en qué punto se encuentra para volver en unos minutos. Se levanta, hace un par de estiramientos y se dirige al office a fin de prepararse un café, previa parada en el baño. Con este pequeño receso y cambio de escenario pretende hacer un vaciado de memoria, eliminando toda la carga mental que había ido acumulando a medida que ejecutaba las distintas acciones. El aroma del café y el efecto de los primeros sorbos del líquido caliente le proporcionan un aporte de energía y una sensación de renovación que le ayudarán a seguir adelante con su tarea.

Sumergido de nuevo en el dosier, fresco tras el breve descanso, percibe cómo lo que hasta hace un momento le parecía complicado, ahora es capaz resolverlo con una simple fórmula en la hoja de cálculo. El paso en el que se encuentra puede ejecutarlo de forma mecánica, pero le entretiene durante casi una hora. Da por concluida la acción de redactar y revisar el documento y prosigue con la siguiente, enunciada como «Dar formato al informe e imprimir dos ejemplares en color y a doble cara». Recoge las dos copias de la impresora y cuando se dispone a coser el segundo juego, nota como la presión que ejerce al apretar el aparato es mínima. Se ha quedado sin grapas. Sonríe mientras pronuncia para sí —Esto solo puede atribuirse a la famosa ley que empieza por M y termina por Y—. Abre el cajón de su mesa y al ver el contenido se consuela pensando que, aunque no había sido tan extremadamente previsor como para haber comprobado si la grapadora estaba cargada, sí había sido lo suficientemente precavido para tener guardada una caja de grapas en la gaveta.

   A las 11:00 de la mañana Tom se dirige a toda velocidad hacia el despacho del presidente con las dos copias del informe Brown todavía calientes dentro de un portafolios. Su secretaria le corta el paso mostrando las palmas de las manos con los brazos extendidos y le indica que el presidente se acaba de marchar. Tom le pregunta si volverá pronto, a lo que ella le responde que llevaba la bolsa de palos de golf y que se ha despedido hasta el lunes. Añade que le ha convocado para una reunión ese mismo día a las 16:00 horas. —¡Ah!, y ha insistido en que tengas preparado el informe marrón, o algo así— expresa con gesto entre extrañado e interrogativo. Tom cae en la cuenta de lo pertinente que le resulta ese nombre. La secretaria pregunta si quiere que le envíe la convocatoria por correo electrónico. —No es necesario, la tengo agendada en el calendario desde hace una semana— contesta él encogiéndose de hombros.

Regresa de nuevo a su escritorio con las dos copias de Brown bajo el brazo. Comprueba en su herramienta de organización que tiene ya anotada como última acción del proyecto Brown «Entregar el informe en la reunión del próximo lunes a las 16:00 horas». Recuerda los dos avisos de mensaje que mientras estaba concentrado había decidido ignorar. Consulta primero el wasap de Kath: «¿Cómo va la mañana, cariño? Acuérdate de felicitar a Rose por su cumpleaños. Entro a la reunión. Un beso». Tom teclea en el móvil: «Todo bien, Cielo. Llamaré a mamá en un momento. Un beso». Comprueba también que el correo electrónico recibido anteriormente era un comunicado del Departamento de Dirección informando de la próxima visita de un consultor externo organizacional. En el mismo se solicita a todos los empleados y colaboradores que rellenen un formulario con propuestas y comentarios sobre la situación actual de la firma. Tom considera muy oportuna esta noticia y apunta la siguiente idea en su aplicación de notas: «Propuesta para el consultor: mejorar la comunicación interna», recordando la confusión creada con el asunto Brown.

   Tom se encuentra aliviado. A pesar de la intensidad y desconcierto de la mañana, comprende que haber terminado el documento le quita un enorme peso de encima. Falta saber si el resultado será satisfactorio el día de la reunión, pero eso es algo que ahora mismo escapa de su control. Cree ha llegado el momento de acometer un par de asuntos que para él son de verdad importantes y que se estaba reservando hasta cuando estuviera lo suficientemente relajado como para dedicarles toda su atención. Coge el teléfono móvil y presiona el contacto de su madre. Ella responde enseguida. Agradece la llamada y, emocionada, le cuenta la sorpresa que el padre de Tom le ha dado. A Tom le gustaría hablar también con él, pero ella le explica que se encuentra haciendo unos arreglos en la casita del árbol y que tal vez no sería conveniente apresurarlo. Han quedado en verse este fin de semana en su casa y celebrar el cumpleaños con los niños. Garrapatea en un papel la cita que registrará más adelante en el calendario. Tras colgar, quiere interesarse también por Kath: «¿Cómo ha ido la reunión? Johnny y Rose nos han invitado a comer este sábado», le escribe.

   Tras el paréntesis decide continuar con su trabajo y revisa las anotaciones que ha hecho la primera vez que en su imaginación ha pulsado el botón de pausa para así poder retomar el trabajo que estaba haciendo antes de la irrupción del presidente. Accede de nuevo a la página web de uno de los bancos con los que la empresa tiene cuentas y consulta las operaciones más recientes. Cuando se conecta a otra de las entidades, la pantalla le devuelve un mensaje de error de conexión, que en varios idiomas le invita a intentarlo más tarde. —Botón de pausa— piensa Tom.

Banda sonora propuesta para esta lectura.

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