Tu herramienta de gestión de listas para GTD®, ¿qué necesitas?

Antes de meternos de lleno en una aplicación concreta como es OmniFocus, y aún sabiendo que much@s aguardáis las siguientes entradas como lluvia de mayo, os debo una reflexión necesaria muy en la línea de la anterior entrada de la serie y con el objetivo de complementarla, ya que quizá en ella no fui lo suficiente explícito a este respecto. ¿Cómo elegir tu herramienta de gestión de listas para GTD®?

Me he pensado bastante durante esta pasada semana si incluir esta entrada, aunque sí tenía claro que de incluirla, el momento era este y no otro.

El motivo de pensármelo tanto es que soy consciente de que alguna persona (no se si muchas o pocas, pero me consta que alguna seguro) está esperando con ansia que avance la serie para tener en cuenta (en mayor o menor medida) mi criterio a la hora de configurar su aplicación para su uso acorde a los principios que propone GTD®.

Sin embargo, también puede que haya personas que leyendo esta serie de entradas, ahora o en el futuro, tomen una decisión poco acertada si obvio hacer algunas aclaraciones previas.

¿Qué necesitas?

La fundamental es obvia, sin embargo en ocasiones actuamos como si no lo fuera tanto. ¿Qué necesitas? Con que es fundamental no me refiero a la pregunta (que por supuesto lo es), sino a dar una respuesta sincera y realista a la misma. Si das una respuesta sincera a esta cuestión, tienes el 90% del trabajo duro hecho en lo que se refiere a elegir y configurar tu herramienta. Si no necesitas más que una libreta y un bolígrafo, y además te gusta escribir a mano y tu trabajo se aleja de estar todo el día frente a un ordenador, ¿Para qué te complicas?. Una libreta y un bolígrafo es una herramienta excelente. Si, por otra parte, sí que pasas buena parte de tu jornada frente a un ordenador y te es más cómoda una herramienta digital, ¿Qué necesitas?.

¿Necesitas que sea multiplataforma, porque te mueves entre diferentes sistemas? ¿Que esté traducida al castellano porque tu nivel de inglés es muy básico o incluso nulo? ¿Que funcione sin acceso a Internet porque buena parte de tu día te mueves en lugares con mala o nula cobertura? ¿Trabajas en un lugar al que no puedes acceder (o hacer uso) de dispositivos electrónicos? Plantéate estas y otras cuestiones y dales una respuesta sincera, acota tus necesidades reales, y tendrás casi todo el trabajo hecho.

Que tenga más colores, no es una necesidad. Que sea la más cara, o la más «Pro», que sea la herramienta de moda o que su icono quede más resultón en la pantalla de inicio de tu móvil no son necesidades. Son fundamentalmente factores estéticos (y perecederos) que poco o nada aportan al terreno práctico. Es importante que seamos sinceros con nosotros mismos, y admitamos la practicidad como factor diferenciador, reduciendo al mínimo el resto. Al fín y al cabo, buscamos mejorar nuestra efectividad, ¿no?

Y con esa respuesta…

En mi caso, precisamente dar una respuesta sincera a esta pregunta es lo que me ha alejado de OmniFocus. 

En este momento concreto de mi camino, cambiar de aplicación para la gestión de mis listas ha sido la respuesta lógica a mi necesidad de poder consultar mis listas en todo momento y lugar, cuando hoy en día alterno mi trabajo entre diferentes plataformas como pueden ser Mac y Windows. Podría hacer uso de mi iPad mientras trabajo bajo Windows. O suscribirme a una versión web «poco usable» de OmniFocus. Pero la respuesta sincera a si esas alternativas eran la mejor de mis opciones ha sido no. Son parches para evitar una decisión necesaria.

Otra cuestión que considero importante tratar es la de la «potencia» de la herramienta. Y es que parece que tener una herramienta que pueda hacer «de todo», filtrar los datos de mil y una maneras, y ofrecernos mil y una vistas diferentes de nuestros datos clasificándolos por cualquier criterio que se nos pueda ocurrir, es casi un equivalente a que haga las cosas por nosotros.

Sí, lo sé, no hace las cosas por nosotros pero ayuda mucho… o no. Yo he pensado así durante mucho tiempo, pero hoy ya no. Me he dado cuenta que nada sale gratis. ¿Qué quiero decir con esto?

Nada sale gratis

Con esto quiero decir que, si quieres que tu herramienta pueda filtrar todo tu contenido por Áreas de Responsabilidad, deberás indicarle esas Áreas por cada ítem que introduzcas en tu sistema. Si quieres que filtre por tiempo, o por energía, deberás aportarle también ese dato. Una herramienta «potente» te ofrecerá muchas opciones, siempre y cuando la mantengas aportándole toda la información que necesita para ejecutar esas consultas, porque no piensa por sí misma. ¿Te compensa aportar toda esa información a cambio de lo que recibes? El trabajo duro no lo hará.

Mi experiencia a lo largo de los últimos años me dice que, salvo a un porcentaje insignificante de usuarios hablando en términos globales, no compensa. Es decir, trabajas para ahorrar trabajo, pero trabajas más para ahorrar menos. Como decía mi compañera Marta con otras palabras, identifica qué necesitas y olvida lo que puedas necesitar en un futuro lejano, por el momento.

Con todo esto, llego al momento de ponerme a tirar piedras contra mi propio tejado. Yo, que voy a publicar una serie sobre OmniFocus, te pregunto: ¿Necesitas realmente una herramienta como OmniFocus? ¿Estás decidiendo de forma racional y tratando de maximizar tu propio beneficio realmente, aún teniendo en cuenta su coste, sus limitaciones (que también tiene), o su pronunciada curva de aprendizaje? ¿O estás eligiendo de manera impulsiva, emocional, guiándote por aquello que (sin sentido alguno) representa en determinados círculos?

Buenas opciones hay muchas, pero tus necesidades pueden ser concretas

Con esta entrada, en absoluto he querido decir que OmniFocus no sea una buena opción. Lo es sin duda alguna. Lo que he querido transmitirte es que si te encuentras en la situación de decidirte por tu primer gestor de listas, o si como en mi caso, ha llegado el momento de hacer un cambio, evalúes de forma racional qué necesitas y para qué lo necesitas, y busques cubrir tu necesidad del modo más simple posible dejando a un lado modas o apariencias. El gestor que elijas te acompañará en un largo camino, y te arrepentirás si tomas esa elección en base a criterios superfluos.

Si estas palabras han sido útiles para que reconsideres tu decisión me alegraré, sea para hacer cambios o para reafirmarte en tu postura. Reconsiderar, cuestionarse a uno/a mismo/a, siempre es saludable.

Y sea como sea, te prometo que la semana que viene sí, entraremos en materia «de verdad» con OmniFocus. Entretanto, recuerda, GTD® es 99% hábitos y 1% herramienta…