Tratamiento práctico de las fechas en GTD

En este episodio vamos a tratar, desde dos puntos de vista muy distintos, la integración de las fechas en nuestros sistemas GTD.

Como sabéis, Sergio es usuario de Google Calendar y Google Task, y es más que conocida su recomendación de incluir las fechas que no van a calendario en la redacción de las siguientes acciones.

Por otro lado Francisco es usuario del Calendario de Apple y de Things y, cada vez que se encuentra una fecha objetiva que no va al calendario, la registra en la opción de fecha de inicio o fin que el software le ofrece para cada siguiente acción.

Veamos cómo podemos trabajar estas posibilidades y los pros y contras de cada una de las configuraciones para cada tipo de fecha en GTD.

Tratamiento de las fechas en GTD

Fecha de inicio y fecha de fin (vencimiento), en el mismo día, con hora

Calendario: Sólo eventos (Reuniones, citas médicas) e información.
Things: (Sólo siguientes acciones) con fecha de inicio y fecha de vencimiento. Comienzo de la nomenclatura de la siguiente acción con la hora de inicio.
Ventajas:
- El calendario está muy despejado.
- A la hora de ejecutar comienzo por la vista “Hoy” donde tengo de un vistazo toda la información relevante del calendario, vencimientos y cosas que se “activan” hoy.
- Sólo necesito una herramienta a la hora de ejecutar.
Desventajas:
- Hay que diferenciar entre eventos y siguientes acciones.
- Entran en juego 2 herramientas en el aclarado.

Fecha de inicio y fecha de fin (vencimiento), en el mismo día, sin hora

Calendario: Sólo eventos (cumpleaños) e información.
Things: (Sólo siguientes acciones) con fecha de inicio y fecha de vencimiento.
Ventajas y Desventajas: Mismas ventajas e inconvenientes del caso anterior

Fecha de inicio y fecha de fin (vencimiento), en distintos días

Calendario: Sólo eventos (congreso) e información (vacaciones).
Things: (Sólo siguientes acciones y proyectos) con fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- Al llegar la fecha de inicio (Equivalente al archivo de seguimiento) aparece en la vista “hoy”. Se desmarca, se modifica lo que se tenga que modificar y ya queda en su lista de contexto correspondiente.
- Como tiene fecha de vencimiento, aparece diferenciada al revisar las listas de contextos, en la revisión semanal aparece en el día de su vencimiento en la vista “Programadas”, que Francisco usa como calendario futuro y aparecerá en la vista “Hoy” en la fecha de su vencimiento.
Ventajas y Desventajas: Mismas ventajas e inconvenientes del caso anterior excepto una desventaja más: Puede provocar que, a la hora de ejecutar, se revisen las listas más a la ligera.

Fecha de inicio sin fecha de fin (vencimiento)

Things: (Sólo siguientes acciones y proyectos) con fecha de inicio y fecha de vencimiento.
- Al llegar la fecha de inicio (Equivalente al archivo de seguimiento) aparece en la vista “hoy”. Se desmarca, se modifica lo que se tenga que modificar y ya queda en su lista de contexto correspondiente.
Inconveniente adicional: hay que desmarcar la opción “Hoy” cuando se haya aclarado lo que ha aparecido.

Fecha de fin (vencimiento) sin fecha de inicio

Things: (Siguientes acciones y proyectos) con fecha de inicio y fecha de vencimiento.
Como tiene fecha de vencimiento, aparece diferenciada al revisar las listas de contextos, en la revisión semanal aparece en el día de su vencimiento en la vista “Programadas”.

Hasta aquí el análisis del tratamiento que damos a las fechas en GTD, esperamos que hayáis disfrutado y capturado muchas ideas para vuestros propios sistemas.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman