Reuniones efectivas con GTD

Hoy vamos a tratar un tema que quizá no se le dé mucha importancia en nuestro día a día, pero que cumpliendo unas pocas normas o recomendaciones, podemos rentabilizar nuestras reuniones y aprovechar de forma productiva el tiempo que invertimos en la reunión.

Reuniones efectivas

En primer lugar sabemos que hay cientos de tipos de reuniones, pero en nuestra opinión, se pueden resumir en dos principalmente (en el ámbito laboral):

Reuniones de ventas con clientes
Reuniones de trabajo con nuestros equipos

Hacer una reunión productiva requiere hacer una serie de preparativos o trabajo previo para asegurar el éxito de la reunión.

Lugar para la reunión

En primer lugar el organizador de la Reunión, tiene que asegurarse de contar con un lugar apropiado para llevarla a cabo. Una sala con suficiente espacio para los asistentes, material audiovisual para el desarrollo de la misma. valorar si hay que dotarles de algún material para asistir, o si se va a celebrar a la hora de la comida d, si tendríamos que encargar a un tentempié, etc., digamos que hay que el organizador deberá ocuparse de la logística de la Reunión.

No obstante, esto está evolucionando con los nuevos modos de teletrabajo, pero en cualquier caso, tendrías que asegurarte que todos los asistentes cuentan con acceso para asistir virtualmente a la reunión. Que puedan acceder sin problemas al programa de vídeo o audio conferencia que se vaya a utilizar, etc.

Orden del día previa a la reunión

En segundo lugar, es importante que se envíe a los asistentes un orden del día con los puntos a tratar, la duración de la reunión y el día, hora y lugar de celebración. Incluso indicar si van a tener que preparar alguna información relevante previa a la misma. Es importante ceñirse al horario y no prolongarla, ya que a partir de cierto tiempo, los asistentes darán síntomas de cansancio, impaciencia o desconectarán su atención.

Resumen final de la reunión

Por último, es conveniente hacer un resumen final de la Reunión, repasando los puntos tratados, concretando objetivos si los hubiere y hacérselo llegar a los asistentes tras haber finalizado el evento. Marcar fechas de seguimiento, objetivos, etc. Y por supuesto incorporar a nuestro sistema GTD, las tareas y proyectos que hayan surgido durante la Reunión y que requieren alguna actuación por nuestra parte.

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