026 – Formación oficial sobre Getting Things Done® con José Miguel Bolívar

Este episodio es especial por dos motivos.

Por un lado, trataremos uno de los temas sobre el que han existido consultas reincidentes a lo largo del tiempo en nuestro (ahora primitivo) canal de Telegram, y también en nuestra recién estrenada comunidad en Slack. El tema en cuestión es… ¿Qué posibilidades existen para mi, que no soy un alto ejecutivo, como usuario individual y que no formo parte de una gran empresa, si deseo formarme sobre el método Getting Things Done®?. Con formación nos referiremos en todo momento a la formación oficial, la formación supervisada y autorizada por la David Allen Company.

Este dato es importante si buscamos rigor en los conocimientos adquiridos. Un profesional “no autorizado” podría formarnos bien, pero también hacerlo mal. Sin embargo, recibir formación por parte de un profesional “autorizado” por la David Allen Company supone la garantía de que esa persona ha sido evaluada positivamente como formador su parte

Por otro lado, hoy nos acompaña un invitado muy especial, José Miguel Bolívar. Es dificil referirse al método Getting Things Done® en habla hispana sin referenciar su nombre y su blog. Es además, ahora, Certified Master Trainer y distribuidor en exclusiva de formación oficial GTD para España de la David Allen Company.

José Miguel Bolívar es Licenciado en Psicología Social y Análisis Político por la Universidad Complutense de Madrid, dispone de una amplia experiencia profesional como directivo en entornos profesionales internacionales altamente competitivos, autor del blog optimainfinito.com desde 2008 y usuario de GTD desde 2005.

Además de todo ello, José Miguel forma parte de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas, junto a, Paz Garde, David Sánchez, Jordi Fortuny y Cruz Guijarro.

OPTIMA LAB es el único distribuidor avalado por la David Allen Company para impartir los programas y módulos de formación oficial de GTD® en España; por este motivo, si decidís recibir formación en nuestro País deberéis saber que una o varias de estas personas serán las responsables de vuestra formación.

Además, como aquellos que formáis parte de nuestra comunidad sabéis, José Miguel nos está brindando una inestimable ayuda con todas nuestras dudas, ayudándonos a mejorar y a identificar todos esos errores que cometemos a diario.

Formación oficial sobre GTD en España

Hablaremos en general sobre la formación oficial en GTD y nos centraremos, por el momento, en el Nivel 1. De este modo podremos ofreceros otros episodios en el futuro según otros niveles superiores vayan estando disponibles, y pudiendo de este modo tratarlos más en detalle.

En general, cada nivel de formación oficial se compone de un curso presencial, y dos módulos añadidos, de carácter obligatorio para superar el nivel el primero de ellos, y de carácter opcional el segundo.

Nivel 1: G1F – Programa «GTD^® Fundamentals & Implementation Lab»

El programa «GTD^® Fundamentals & Implementation Lab», abreviado como «G1F», aborda la implementación inicial de la metodología GTD^® y explica las características clave de los cinco pasos para dominar el flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar, profundizando en los siguientes aspectos:

• Capturar en herramientas a prueba de fugas todo aquello que requiere una decisión.
• Decidir la naturaleza de cada elemento capturado y qué se necesita hacer con él.
• Crear categorías organizativas adecuadas para hacer seguimiento de proyectos, acciones y material de referencia.
• Desarrollar procesos de apoyo para estar al día y mantener la claridad de forma regular.
• Decidir y ejecutar con confianza las opciones elegidas, dejando a un lado la procrastinación, y gestionando las prioridades de forma adecuada.
• Aplicación y práctica de todo lo anterior.

La excelencia en este nivel inicial de implementación de GTD^® conlleva la adopción de hábitos que permiten mantener la sensación de control día a día:

• Capturar las «cosas» en contenedores externos.
• Procesar regularmente las bandejas de entrada hasta vaciarlas.
• Aplicar la «regla de los dos minutos».
• Decidir las siguientes acciones cuando las cosas aparecen por primera vez en lugar de cuando «explotan».
• Hacer seguimiento de las acciones, agrupándolas por contexto en lugar de en inmanejables listas de tareas diarias.
• Mantener el email bajo control.
• Delegar, y hacer seguimiento de lo delegado, de forma adecuada.
• Utilizar un archivo de referencia que sea funcional.
• Ser conscientes de la existencia de los seis niveles de enfoque.

El programa «G1F» tiene una duración de doce horas y se imparte únicamente de forma presencial. Su formato habitual es de una jornada completa de ocho horas seguida de media jornada de cuatro horas. De forma excepcional, el programa «G1F» puede hacerse también en formato de dos medias jornadas de seis horas o de tres medias jornadas de cuatro horas. Para la participación en el programa «G1F» es indispensable que todos los participantes dispongan de acceso a la herramienta elegida durante la mañana de la segunda jornada.

Nivel 1 Módulo 1: G1P – Módulo «GTD® Practitioneer Implementation Lab»

El módulo «GTD^® Practitioner Implementation Lab», abreviado como «G1P», es un complemento opcional avanzado al programa «G1F» y ha sido concebido como herramienta de apoyo en la consolidación de los hábitos clave para la implementación inicial de GTD^®. Es, además, un módulo requerido para poder acceder al programa de Nivel 2 «GTD^® Projects & Priorities».

El módulo comienza con una revisión de mejores prácticas – desde la perspectiva GTD^® – aplicables a la gestión diaria del email y del calendario – siempre a partir de la experiencia real en el uso de la metodología adquirida por los participantes durante las semanas previas al módulo – para continuar con una Revisión Semanal^® completa del sistema, guiada paso a paso por el formador. Durante este ejercicio, que abarca el hábito central de la metodología, se van aclarando dudas y conceptos en tiempo real.

El módulo «G1P» tiene una duración de cuatro horas, en formato de media jornada, y se puede impartir de forma tanto presencial como remota. Para la participación en el módulo «G1P» es necesario haber completado previamente el programa «G1F» en su totalidad, contar con al menos un mes de práctica continuada con la metodología GTD^® y superar una prueba de nivel supervisada por un «GTD^® Certified Trainer». Para la participación en el módulo «G1P» es indispensable que todos los participantes dispongan de acceso completo a su sistema GTD^® durante la totalidad del mismo.

Nivel 1 Módulo 2 (Opcional): G1T – Módulo «GTD® Tool Implemantation Lab»

 El módulo «GTD^® Tool Implementation Lab», abreviado como «G1T», es un complemento opcional al programa «G1F» y ha sido concebido como herramienta de refuerzo y apoyo en el proceso de implementación inicial de GTD^®.

En el módulo se explica de manera 100% práctica, guiada paso a paso por el formador, cómo implementar y aplicar la metodología con una herramienta concreta a elección del cliente y diferente de la utilizada durante el programa «GTD^® Fundamentals & Implementation Lab».

El módulo comienza con un ejercicio de Barrido Mental^® guiado, cuyo resultado se utiliza posteriormente como material de trabajo para la implementación y puesta en práctica de la metodología GTD^® con la herramienta elegida.

Las herramientas disponibles actualmente para este módulo son las siguientes:

• Outlook
• OneNote
• Lotus Notes
• Google Apps
• Evernote
• Wunderlist
• Omnifocus

El módulo «G1T» tiene una duración de cuatro horas, en formato de media jornada, y se puede impartir de forma tanto presencial como remota. Para la participación en el módulo «G1T» es necesario haber completado previamente el programa «G1F» en su totalidad. Para la participación en el módulo «G1T» es indispensable que todos los participantes dispongan de acceso completo a su sistema GTD^® durante la totalidad del mismo.

Ha sido para nosotros un absoluto placer contar con José Miguel para aportarnos toda esta información, de indudable utilidad para todos aquellos que estemos pensando en disfrutar de la oportunidad que nos brindan para adquirir y afianzar conocimientos. Si todo avanza a su ritmo, en unos meses regresaremos sobre este tema para tratar el Nivel 2 de formación oficial.

Recordad que podréis contactar directamente a José Miguel en Twitter o en su blog optimainfinito.com, y tanto a el como al resto de sus compañeros/as de OPTIMA LAB a través de la página oficial de formación GTD^® en España formaciongtd.com

Recordad además que en nuestra comunidad en Slack disponéis de una sala dedicada en exclusiva a la formación oficial en GTD^®, por lo que si tenéis dudas qué mejor momento para uniros y satisfacerlas por este medio también.

Por último, recomendamos una vez más el libro “Productividad Personal” de José Miguel Bolívar

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La sintonía del podcast es Jealously de Lilly Wolf y está disponible en jamendo.es