Si utilizas esta aplicación para tus listas y sigues sin encontrar el punto en que el uso de checklists te sea cómodo con ella, estás de suerte. Hoy te explicaré un modo sencillo de crear checklists autoregenerativos en Todoist.
Los checklists
Tanto en los grupos Mastermind, como en las comunidades de Aprendiendo GTD, hemos hablado en profundidad sobre los checklists. Su utilidad y su forma de uso, queda generalmente clara para todos. Es más frecuente que surjan dudas en cuanto a cuál es la mejor forma de implementarlos en el Sistema.
¿Sería mejor tener cada ítem del checklist en nuestro Sistema? ¿Es mejor tenerlos fuera, en otra aplicación? ¿Reescribimos la lista cada vez que necesitamos volver a utilizarla?
No voy a dar respuesta a esas dudas, que cada cuál decida qué es lo mejor para si.
Voy a pasar muy por encima por 2 de los métodos más utilizados, y voy a proponer otro, más automático y a indicar los pasos para implementarlo en Todoist. Vamos allá.
Plantillas
Modo 1: Todoist ofrece la posibilidad de crear “Plantillas”.
Básicamente consisten en un “Proyecto” que podemos exportar (como archivo .csv o en formato .html) y después importarlo tantas veces como deseemos.
De esta manera, al completar un checklist, bastaría con importar de nuevo el proyecto y tendríamos todos los ítem de nuestro checklist listos para utilizar de nuevo.
Nota: las plantillas, aunque aquí las nombro para checklist, son utilizables en cualquier otro tipo de proyecto que necesite repetir pasos.
Notas externas
Modo 2: enlace a notas externas.
En este caso, en nuestro Sistema, sólo tendríamos un ítem apuntando al checklist y éste estaría en otro archivo, por ejemplo un excel, una Nota de Apple, etc.
En este caso, cada vez que marcamos un ítem como realizado, en el momento de querer reutilizar la lista, deberemos desmarcar (volver a ponerlos como disponibles) todos los elementos de la lista
En ambos casos, hay que llevar a cabo un proceso manual, tedioso, que poco aporta.
Checklist autoregenerativos
Modo 3: checklists “autoregenerativos”.
La idea de partida
La propuesta es (1) por un lado, tener todos los ítem de checklist en el Sistema, (2) automatizar la regeneración del listado cuando se completa un ítem, y (3) tener siempre a la vista qué ítem hemos hecho y cuáles no quedan por hacer.
La puesta en práctica
(1) Creamos un proyecto por cada checklist o creamos un proyecto con una sección por cada checklist.
Yo opté para esta prueba por la segunda opción, porque así tengo a la vista tanto los ítem del checklist diario, como los ítem del checklist semanal, como los del mensual.
(2) A cada ítem del checklist diario le programamos fecha futura (muy futura) para que no aparezca en la vista HOY y repetición diaria para que nos genere una nueva iteración cada vez que la completemos. A tu elección dejo si quieres incluir los fines de semana o no.
Si quieres sólo los días “de diario”, utiliza “30 junio 2030 cada día de semana”.
Si quieres excluir los fines de semana, utiliza “ 30 junio 2030 cada día”
Asegúrate de que Todoist lo entendió bien, te debería mostrar esto justo antes de que pulses “Enter”, en función de lo que hayas escogido:
A continuación, cuando lo veas todo ok, marca que el proyecto se ordene por fecha de vencimiento:
Como el ítem tiene fecha futura, no aparecerá en HOY.
Sin embargo al marcarlo como realizado, generará una iteración para el día siguiente.
(3) Añade un separador, de forma que sepas qué ítem están ya realizados.
En mi caso, utilicé una tarea FIN, de forma que cuando tache un ítem y pase al final de la lista, el FIN quede inmóvil, por lo que cualquier ítem se colocará necesariamente debajo (o detrás).
En mi caso le puse fecha de un día antes y hora 09:00 (no es imprescindible, de hecho me obliga a hacer 2 click para que el ítem vaya se coloque al final de la lista, pero sólo la primera vez) para asegurarme que quede siempre colocado el primera posición, por lo que cualquier otro ítem , al tacharlo, quedará detrás del FIN, cumpliendo así su labor de “separador” entre lo realizado y lo pendiente.
Si el ítem tachado es el FIN, éste se colocará al final de la lista, dejando la lista despejada para empezar a trabajar con ella.
Una vez acabo, queda algo así:
No sé porqué, pero los ítem, mantienen el orden.
Da igual qué taches primero que después.
Los ítem siguen siendo editables, por lo que puedes reorganizar totalmente a tu gusto teniendo en cuenta que:
(1) es imprescindible quitar temporalmente el orden automático para reorganizar ítems.
(2) se puede poner fecha 30 junio 2030 cada día (u otra cualquiera) a todo un bloque de ítem al mismo tiempo (seleccionándolos salteados, con Command / Cmd (CTRL en Windows) o en grupo con Shift.
Dejo enlace a Todoist Help en español al artículo donde lo explica con más detalle.
Esta idea es original de Daniel V (@DaniEngineer) que en su momento la dejó caer, como si nada, en el grupo de Telegram de Todoist acompañada de un par de videos.
Capturé la idea, y quedó en Algún día/Tal vez. Y ya ves qué utilidad tiene la incubadora: 6 meses después sacamos un post al respecto.
Parece que tiene un potencial tremendo.
Gracias Daniel.
Espero que te haya gustado, que enredes y que compartas experiencias en los grupos de Telegram.
¡Nos vemos!
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