Caos y organización en tu email

Estos pasados días he comenzado a trabajar con una persona de mi entorno que me ha pedido ayuda para dar solución al tremendo caos organizativo que tiene en todo su sistema de archivo, incluyendo evidentemente su email. Nunca ha seguido ningún tipo de método o estrategia, y con el paso del tiempo su archivo digital ha pasado a autogobernarse del modo más anárquico que ha encontrado. Organización cero.

Dos términos que parecen evitarse, el email y la organización

Cuando nos hemos sentado por primera vez y ha abierto su cliente de correo electrónico –utiliza Gmail en la web– he sentido algo de agobio al verlo. De verdad. Y es que ya casi no recuerdo que hubo un tiempo en que yo hacía lo mismo.

Una bandeja de entrada con casi 18.000 emails, sin organización ni clasificación de ningún tipo. Nada archivado, nada etiquetado, poco eliminado. Lo único que a primera vista se percibe es que algunos correos tienen activada la estrellita de «Destacado», el equivalente de Gmail a las banderitas de colores en otros clientes.

Dar el primer paso cuesta, pero es necesario para abandonar el caos

Es perfectamente comprensible que cuando una persona se enfrenta por primera vez –por ejemplo, cuando inicia su camino en GTD^®– a dejar a cero la bandeja de entrada de su email se sienta agobiada al ser consciente del caos que ha permitido gestarse y madurar durante años, y tenga poca claridad de ideas sobre cómo comenzar a hacerlo.

Existen varios modos de enfrentar esta situación, algunos más radicales que otros. Podrías eliminarlo todo –salvando las últimas semanas– en cuyo caso corres el riesgo de perder material que puedas necesitar en el futuro. Podrías archivarlo todo –seguro que esta opción te gusta más, ya no hay riesgo de perder nada– en cuyo caso tu archivo se convertirá en un vertedero donde encontrar lo que buscas se tornará imposible.

En este caso hemos optado por una solución intermedia. En algo menos de un par de horas hemos reducido esos casi 18.000 emails a unos 2.000 y dejado la bandeja de entrada a cero, sin renunciar a mantener archivada la información que pueda llegar a ser necesaria y sin perder la operatividad del archivo que hubiera implicado mezclar todo lo que sirve con lo que no.

¿Qué proceso hemos seguido para recuperar el control del email?

Primero los emails destacados. Ya que se marcaban los correos electrónicos o cadenas de ellos que incluían contenido relevante, los hemos archivado todos y de paso les hemos quitado la estrellita. Ya están donde deben –en nuestro archivo– y fuera de nuestra bandeja de entrada.

A continuación, hemos usado el buscador para localizar todos los correos electrónicos vinculados a determinadas personas o empresas, remitentes o destinatarias. Clientes, proveedores… dando por válido el supuesto de que todo el email asociado a estas cuentas merece ser conservado en un alto porcentaje de ocasiones. Y lo hemos archivado.

Más tarde hemos hecho uso de nuevo del buscador para filtrar los emails que contienen archivos adjuntos –o determinados tipos de adjuntos–, u otros que contienen palabras clave. Palabras que pueden variar de una persona a otra, ejemplos típicos pueden ser «informe», «factura», «presupuesto», «documentación», etc. En tu caso podrían tener sentido otros. A más concreto el término de búsqueda, más probable que el material que devuelve el buscador sea «de valor» y puedas archivar sin más. Todo ello lo hemos archivado.

En este punto puedes tomar dos caminos

Tras estos pasos habíamos archivado casi todo el material de valor sin dejar que se nos colase material prescindible de forma incontrolada. Al mismo tiempo lo que quedaba en la bandeja de entrada era casi todo basura.

El camino corto consiste en eliminar todo lo que queda en tu bandeja. El largo, en pasar un último filtro por si algo se ha quedado.

Para ello llevamos a cabo un «rastreo visual rápido» de cada página –en Gmail 100 emails por página, lo cual se traduce en pocos segundos– antes de eliminarlos todos en bloque. Revisas página, si encuentras algo de valor lo archivas, y eliminas el resto. Una de las consecuencias de valor añadido de seguir este paso es que siempre te acabas encontrando con algún remitente o palabra clave que has obviado en pasos anteriores. En ese caso, lo ideal sería llevar a cabo la búsqueda pertinente y archivar lo que proceda.

Este paso es el que más tiempo requiere pero a medida que avances por las páginas el potencial valor de lo que te vas encontrando se va reduciendo exponencialmente. Además, siempre puedes optar por hacerlo hasta determinada fecha y eliminar sin pudor de ahí para atrás.

Todo este proceso nos ha llevado sobre un par de horas. Es una inversión que con total seguridad se rentabiliza con creces, y sobre todo es el inicio de una nueva forma de trabajar.

Tras esto, aún queda por  hacer para mantener alejado el caos

Por un lado debes mantener la operatividad de tu email y eso pasa por mantener en el tiempo el resultado que acabas de alcanzar, inbox cero. Tu bandeja de entrada y tu archivo son cosas diferentes, y como tal es necesario que las mantengas en tu día a día. En el caso concreto del email, estas entradas de mi compañero Jordi podrían resultarte muy útiles.

Por otro lado, si tu archivo –en el caso concreto del email– no está muy dimensionado, quizá el propio buscador de tu cliente te aporte toda la operatividad necesaria para encontrar lo que necesites buscar. Para necesidades más exigentes hay opciones que pueden servir de apoyo al buscador, pero ten en cuenta que los buscadores hoy en día son muy potentes y admiten una cantidad enorme de variables de búsqueda. Conocer y saber usar adecuadamente la herramienta que utilizas te será de gran ayuda y te evitará innecesaria sobre-complicación organizativa.

¿Y el resto de archivo digital, al margen del email?

Notas, documentos, libros, películas, música, contactos, enlaces web… tanto que organizar, ¿verdad?

Quizá una serie dedicada a la organización de tu archivo digital podría serte útil. Si es así no dudes en hacérmelo saber, porque la serie sobre el libro Esencialismo está llegando a su fin y ya estoy planteándome sobre qué puede serte útil leer.

Esta es la última entrada de junio y «del curso». Como sabes, durante los meses de julio y agosto suelo detener las publicaciones en el blog y en el podcast para descansar y tomar impulso para el próximo período.

No descarto totalmente publicar algo durante estos meses de verano. Pero ocurra o no, quiero aprovechar antes de despedirme para desearte un feliz y efectivo verano. ¡Que lo disfrutes!

Foto de Kon Karampelas en Unsplash