OmniFocus y GTD®: La perspectiva «Previsión»

Visto un ejemplo de estructura básica creada en la aplicación, ahora iremos viendo en detalle algunas vistas (Perspectivas, según las llama OmniFocus) que yo utilizaba. En esta entrada en concreto me centraré en la perspectiva Previsión en OmniFocus.

Salvo las que trae preinstaladas la aplicación cuando la estrenas, poder crear vistas adicionales es una característica restringida a la versión Pro del software.

Ojo con sobrecomplicar tu sistema

Me he dado cuenta (también he tropezado en esa piedra) de que cuando comienzas a comprender cómo se crean, nuestra tendencia natural es a crear un buen número de este tipo de vistas personalizadas; una para ver los datos de un modo, otra para verlos de otro… mi consejo es que seas prudente y no generes un montón de «ruido» de escasa o nula utilidad en tu sistema. Buscando funcionalidad creamos complejidad innecesaria. Como verás en esta y en las siguientes entradas, yo utilizaba muy pocas (menos, a medida que el tiempo ha ido pasando), y cada una de aquellas que he mantenido representa un plus real en usabilidad para mí.

Esto no significa que utilices las mismas que yo. Quizá con menos cumplas con tus necesidades, o quizá necesites más; busca disponer de las adecuadas.

Según la R.A.E., adecuado/a es «apropiado para alguien o algo». Eso quiere decir que las adecuadas para mi sistema pueden no serlo para el tuyo. E incluso que las adecuadas para tu sistema hoy no sean las mismas que las adecuadas para tu sistema dentro de un año.

Mi consejo es que mantengas tu sistema lo más simple posible a agregues en base a cubrir necesidades concretas.

Perspectiva «Previsión»

Esta vista es una de las incorpora por defecto OmniFocus (por tanto no necesitas la versión Pro), y bastante similar en apariencia a la que incorporan otras aplicaciones para gestionar listas. Es la vista por fechas, y es bastante configurable.

En la versión de escritorio, que es en la que me estoy centrando, dispone de un pequeño calendario en la parte superior de la barra izquierda y el cuerpo de la aplicación muestra la información que le indiquemos en la configuración, siguiendo un formato tipo agenda (esto quiere decir, la información listada por fechas de presente a futuro; otro tipo de software como p.e. Google Calendar se refiere a esta vista como «agenda»).

En la configuración de esta vista podréis marcar o desmarcar algunas opciones interesantes.

Como sabéis, OmniFocus permite establecer dos fechas para cada ítem; a la primera la llama «fecha de aplazamiento» y quiere decir fecha de inicio (fecha hasta la cual ese ítem concreto no estará disponible), y a la segunda la llama «fecha de vencimiento», que como es obvio quiere decir que esa es la fecha en que se ítem concreto vence.

¿Qué información útil nos brinda esta vista?

En esta perspectiva podremos ver los ítems vinculados a ambos tipo de fecha, tanto los que comienzan a estar disponibles (para lo cual debemos marcar la opción »Mostrar ítems aplazados») como los que vencen (en este caso no hay que hacer nada, se muestran por defecto).

Además, podremos ver el contenido de nuestros calendarios (los que marquemos, como ves en la imagen superior).

Esta vista, por tanto, se perfila como una alternativa válida para revisar el estado de tu día (presente, o futuro) sin acudir a la aplicación que utilices como Calendario (ten en cuenta que la aplicación consulta tus calendarios si le das acceso para mostrarte la información, pero no puedes crear nuevos eventos desde aquí).

Yo la he utilizado y es muy cómoda, aunque hacía ya bastante que no la utilizaba. En mi caso, dí de alta un nuevo calendario llamado «Información» en el servicio que utilizo y comencé a anotar allí la disponibilidad de Siguientes Acciones bloqueadas hasta la fecha por el factor externo que sea, así como información relevante a tener en cuenta en esa fecha concreta. También comencé a hacer explícito el dato de las fechas de vencimiento en la redacción de mis Siguientes Acciones o Proyectos, dejando de utilizar el campo de fecha que ofrece la propia aplicación. Y como resultado de ambos cambios, la vista de »Previsión» ya no me mostraba nada más que la información de mi Calendario y sin permitirme hacer cambios o añadir nueva información, por lo que de forma natural fue perdiendo utilidad para mí.

No permitas que los extras de la aplicación condicionen tu libertad de elegir qué haces y cómo lo haces

Aprovecho este pequeño hueco que te has permitido dedicarme en tu apretada agenda para recomendarte la opción que yo he tomado; se trata de una concesión más al necesario «arte» de redactar concreta y detalladamente nuestras acciones y proyectos para quienes utilizamos GTD®, y esto es un «must» que bien vale la pena ejercitar.

No obstante y aunque no formaba parte de mi flujo en los últimos tiempos, he considerado interesante contarte qué puede mostrarte, y cómo puedes configurarla si te es útil en tu flujo de trabajo.