La IA aplicada a GTD

En este episodio vamos a hablar de nuestra experiencia intentando utilizar una IA con GTD.

La IA aplicada a GTD

En su momento, ya hicimos un episodio sobre la IA aplicada a GTD que llamamos ChatGTD. Este episodio, que era el número 123, lo publicamos en mayo de 2023 y la IA ha cambiado mucho desde entonces. Las IAs cada vez son más inteligentes, hay más proveedores de IAs: ChatGPT (OpenAI), Claude 3 (Anthropic), Gemini (Google), Microsoft Copilot (Microsoft), Reclaim.ai (Reclaim), Notion AI (Notion), GROK (Elon Mask), etc. En definitiva cada vez están más presente en nuestro entorno. Con esta premisa, vamos a contaros nuestra experiencia intentando utilizar las ventajas de una IA con nuestra App de productividad favorita.

Una de las cosas que más ilusión nos hacía al empezar a probar inteligencia artificial en nuestro sistema GTD era automatizarlo. Pensabamos:

“Imagínate poder dictar algo a ChatGPT, y que automáticamente se convierta en una tarea clara, bien formulada, con su contexto, su proyecto, y aparezca en OmniFocus lista para hacer”.

Suena bien, ¿verdad?

Pues la realidad es que… no es tan sencillo.

Manolo usa OmniFocus, y tiene una lista dentro la app Recordatorios de Apple llamada “Omnifocus”, que sincroniza automáticamente con la bandeja de entrada de OmniFocus. Todo lo que arroja allí dentro, lo coge OmniFocus y lo pone en la Bandeja de entrada. La idea que tenía era clara: construir un atajo que le permitiera decir o escribir una tarea en lenguaje natural, enviarla a una IA como ChatGPT, que la reformulara en formato GTD, y la devolviera lista para colocar en su sistema.

Manolo lo que pretendía, era automatizar el paso de capturar y en lugar de meterlo en la bandeja de entrada de Omnifocus, y luego procesarlas, era decirle a Chat GPT, esa actividad que ya sé dónde va, vuélcala en este proyecto y en este contexto y ponla en OmniFoucs directamente.

Nota: Todo lo que vamos a contar en el episodio está circunscrito dentro del ecosistema con Apple y la app OmniFocus que es lo que Manolo usa. Si utilizáis otra IA, otro Sistema Operativo y otra herramienta de productividad, el procedimiento cambiará pero la esencia es la misma.

Volviendo al tema principal: ¿Qué ha pasado? Que la teoría es muy bonita, pero la práctica se complica.

Los atajos de Apple tienen sus limitaciones. La parte de enviar a la API de ChatGPT funciona bien —aunque hay que pelearse con estructuras JSON y variables mágicas—, pero el paso de devolver eso ya organizado, con contexto, proyecto y fecha, directamente en OmniFocus… ahí empiezan los problemas.

OmniFocus no permite integrar directamente tareas estructuradas vía Shortcuts salvo que uses JavaScript con su sistema de Omni Automation, y eso requiere un nivel de complejidad que no siempre compensa.

Nota: Si hay una forma de hacerlo que es combinando Taskpaper y Variables.

Así que lo que sí ha conseguido Manolo —y esto es importante— es lo siguiente:

Puede dictar o escribir una tarea.
La IA la reformula para que sea accionable.
Y esa tarea se envía a su lista “Omnifocus” en Recordatorios.
Luego, claro, tiene que revisarla, etiquetarla y organizarla dentro del sistema.
Pero el primer paso, que muchas veces es el que más cuesta, ya lo tiene medio resuelto.

Así que, aunque no ha conseguido una automatización completa de los pasos del GTD, sí ha logrado tener un copiloto que le escucha y le devuelve lo que dice… mucho más claro. Y eso, en un sistema basado en claridad, decisiones y acciones concretas, es un avance enorme.

Y todo este proceslo sólo funciona con una tarea a la vez, o ¿funciona si le dictas tres o cuatro tareas de distintos o del mismo proyecto?

Cuando Manolo dictaba varias tareas, aunque perteneciesen al mismo proyecto o al mismo contexto, cuando La IA los vuelca a la carpeta de OmniFocus, el sistema (no sabemos, si la IA u OmniFocus) lo interpreta como una única tarea y le monta un buen follón en el sistema. Al final hay que borrar la tarea entera.

Lo que la IA no entiende de GTD

Hay algo que tenemos cada vez más claro: la IA puede ayudarte, pero no puede pensar por ti.

En GTD, eso es fundamental. Este sistema se basa en tomar decisiones conscientes: ¿qué significa esto?, ¿requiere acción?, ¿cuál es el resultado deseado?, ¿cuál es la siguiente acción?. Y ahí es donde la inteligencia artificial todavía patina.

Por ejemplo, si le dices: “Revisar el tema del seguro del coche”, la IA puede reformularlo como “Contactar con la aseguradora para confirmar condiciones del seguro”. Genial. Pero… ¿y si lo que realmente quieres es compararlo con otra póliza? ¿O si solo querías acordarte que tienes que buscar el recibo anterior?. La IA no sabe qué hay detrás de esa tarea para mí.

Otro ejemplo: hay acciones que no son tareas, sino ideas. A veces anotamos algo solo para pensarlo más tarde, incubarlo o reflexionar. La IA intenta convertirlo en acción, aunque tú no estés listo.

Y luego está el contexto. Todos tenemos contextos muy definidos: @Ordenador, @Oficina, @Casa, @En espera, etc. A veces la IA acierta, pero otras no tiene ni idea de tu flujo real. Por ejemplo, a Manolo le ha pasado que le propone tareas con contexto @Ordenador cuando realmente necesita hacer una llamada.

Tampoco entiende de energía, ni de disponibilidad real. Puede sugerirte hacer tres cosas seguidas que requieren máxima concentración… justo cuando estás al final de la jornada y no tienes energía.

Y una última cosa que nos ha quedado clara: la IA no sabe cuándo algo está completo. Puede generar una lista de pasos para un proyecto, pero no detecta si falta una pieza clave, o si te estás engañando pensando que ya está todo bajo control.

En resumen: La IA no entiende tus prioridades, ni tus miedos, ni tu calendario emocional. Pero si tú se lo explicas… puede devolverte lo que piensas con más claridad. Y ahí, otra vez, es donde su valor es incuestionable.

Bueno y en cosas más rutinarias, ¿Hay posibilidad que te ayude con la revisión semanal?, por ejemplo. No, por el mismo motivo. Tú puedes lanzarle un PDF de todos tus Proyectos, pero no sabe cómo piensas con cada uno, no sabe como necesitas que avance la próxima semana, ni consigue discernir lo que es importante, o lo que no. O lo que simplemente es una idea para la incubadora.

¿Hay alguna cosa relaciona con GTD, que puedas hacer con al IA y que no hayamos comentado?

Sí, bastantes cosas. Por ejemplo te puede crear un checklist y sacártelo en el formato que necesites (word, txt, pdf, etc.). Si usas vencimientos en alguna de tus listas, te puede organizar tareas por vencimientos. Cosas de ese estilo.

Conclusiones sobre IA aplicada a GTD

La inteligencia artificial ha llegado para quedarse. Está en nuestras casas, en nuestros bolsillos y, poco a poco, también en nuestros sistemas de organización.
Pero si algo hemos aprendido integrando IA en nuestro flujo de trabajo con GTD, es que la herramienta no sustituye el criterio.
Puedes automatizar partes del sistema. Puedes dictar, delegar, reformular. Pero no puedes delegar tu atención, ni tu claridad mental.
GTD no necesita ser más rápido. Necesita ser más consciente.
Y si la inteligencia artificial nos ayuda a ver mejor, a pensar más claro, a actuar con más intención… entonces bienvenida sea.
El sistema no funciona porque tú piensas, no por la herramienta.
Así que, usa la IA como apoyo, como catalizador. Pero nunca como excusa para no decidir.
Porque GTD sigue siendo lo que siempre fue: una forma de gestionar con menos ruido y más control.
Y ese control sigue siendo solo tuyo, por mucha IA que tengas.

Y hasta aquí un nuevo episodio de Aprendiendo GTD. Si te ha gustado te agradeceríamos que dejases una reseña en Apple Podcast o en iVoox para dar a conocer el podcast.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman