Reajustar tu sistema GTD

A raíz de leer un artículo de David Sánchez en su blog Control y Perspectiva y como continuación de nuestro episodio 30, en el que hablábamos sobre el reset total que Manolo tuvo que hacer de sus sistema, hemos decidido hablar este episodio sobre cómo reajustar tu sistema GTD después de un parón como unas vacaciones o tras un cambio importante.

¿Qué nos puede llevar a necesitar reajustar nuestro sistema GTD?

Hay varias opciones que nos pueden llevar a necesitar reajustar nuestro sistema productivo. Desde un parón por unas vacaciones en el que hemos descuidado el mantenimiento del mismo hasta un cambio de trabajo pasando por el nacimiento de un hijo o cualquier otro cambio importante en nuestra vida.

¿Qué es lo primero que debes hacer?

A estas alturas todos lo deberíamos tener claro… un barrido mental. Ya lo comenta David en su post y lo comentábamos en el episodio 28. Aunque tengamos abandonado nuestro sistema GTD, o no hayamos capturado todo, haciendo el barrido mental nos aseguramos que todo lo que tenemos en la cabeza, todo aquello que consciente o inconscientemente intentamos retener, acabará inevitablemente en nuestro sistema GTD (en alguna de nuestras bandejas de entrada) y ya seguirá su curso.

Recopila todo lo que tengas pendiente

Recorre una a una tus bandejas de entrada y aclararlas. Busca recibos, cartas, mensajes, emails, notas a mano, grabaciones en el móvil… cualquier cosa que junto con los items del barrido mental estén pendientes de ser aclaradas. En este momento estará por un lado más tranquilo porque lo tienes todo controlado y por otro lado abrumado por la cantidad de cosas que has recopilado y aclarado.

Revisa tus listas de “siguientes acciones»

Es el momento de actualizar tus listas de siguientes acciones. Comienza por eliminar todas las tareas que ya has hecho, aquellas que ya no tiene sentido hacer, revisa aquellas acciones que quedan activas e incorpora todas aquellas que veas necesarias.

Revisa el calendario pasado y futuro

Como harías en una revisión semanal, revisa tu calendario a futuro y sobre todo revisa tu calendario hacia atrás. Recuerda que si hemos tenido desatendido nuestro sistema GTD es posible que se nos haya pasado algo por alto y debamos tomar medidas.

Revisa la lista “A la espera”

Probablemente después del parón que has tenido ha llegado tal vez el momento de incorporar ciertas tareas a tu sistema, incluso algunos que ya ves que no tienen sentido (por ejemplo por un cambio de trabajo) y es el momento de eliminarlo.

Resumen para poner al día tu sistema GTD, la revisión

Básicamente se trata de hacer una revisión semanal exhaustiva, añadiendo un barrido mental extenso nada más comenzar y asegurando que aclaramos todas y cada una de nuestras bandejas de entrada. Es además fundamental prestar atención especial al periodo en el que hemos desatendido nuestro sistema para estar seguros de que no se queda nada pendiente de incorporar al sistema.

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