En este episodio vamos a dar algunas pistas sobre qué hacer cuando pierdes el control de tu sistema

¿Tenemos constancia que nuestro sistema se ha descontrolado?

¿Seguimos pensando que tenemos el control e incumplimos sistemáticamente nuestros compromisos (con nosotros mismos y con los demás)? Sí no tenemos claro que hemos perdido el control…

¿Qué señales nos pueden ayudar a identificar que hemos perdido el control de nuestro sistema?

Algunos síntomas de que tú sistema está fuera de control podrían ser:

Tienes demasiadas tareas acumuladas y no las revisas con frecuencia.
Tus listas se encuentran desactualizadas o sobrecargadas.
Sientes que tu sistema no te aporta claridad ni control sobre tus actividades y proyectos.
No confías en tú sistema y evitas usarlo, recurriendo a otro tipo de recordatorios.

En primer lugar, deberíamos analizar por qué se descontrola nuestro sistema:

No revisas regularmente (fallo en la revisión semanal).
Capturas demasiadas cosas sin procesarlas adecuadamente.
Tu sistema es demasiado complejo y difícil de mantener.
Falta de claridad a la hora de priorizar qué hacer.
Herramientas inadecuadas o poco efectivas.

Nota de Manolo: Aunque algunos somos defensores a ultranza de una herramienta determinada (que todos sabéis cuál es), estamos hartos de decir que la herramienta es una ayuda, no es el sistema. Tú sistema tienes que poder utilizarlo en cualquier circunstancia, con una herramienta irá más fluído que con otra, pero el sistema y su infraestructura lo creas tú.

Una vez que ya has identificado que tú sistema no te está ayudando a hacer avanzar tus proyectos e incurres en incumplimientos de tus tareas y tus compromisos,

¿Qué puedes hacer para recuperar el control de tu sistema?

Tienes que hacer un reset. Tienes que volver a evaluar todos los proyectos y todo lo que has decidido hacer y volver a incorporarlos al sistema. Hay acciones y proyectos que decidirás mantener en tu sistema, y otros que no ya no parecerán tan importantes en este momento.

Ahora más que nunca necesitas pensar con claridad y seguir unos pasos sistemáticos para recuperar el control:

1.- Reiniciar el sistema:

Párate un momento y dedica un bloque de tiempo para limpiar y revisar todo.
Procesa tus bandejas de entrada completamente.
Elimina o incuba todo lo que no sea relevante.

2.- Haz una Revisión profunda de tu sistema:

Haz una revisión semanal bien estructurada.
Identifica proyectos atascados y define próximos pasos claros.
Reduce el número de listas/contextos si es necesario.

3.- Simplifica tú sistema:

Ajusta tu flujo de trabajo para que sea más manejable.
Evita la sobreplanificación y enfócate en la acción.
Usa herramientas que realmente te funcionen, no elijas la herramienta más compleja o con la curva de aprendizaje más empinada.

4.- Refuerza los hábitos clave:

Mantén el hábito de la captura efectiva.
Procesa las veces que necesites a lo largo del día. Aplica correctamente la regla de los dos minutos.
Sé disciplinado con la revisión semanal.

Como reflexión final, todos pasamos por momentos en los que GTD parece desbordarnos, pero la clave está en volver a los principios básicos.

Y para acabar lanzamos una llamada de atención a nuestros lectores y oyentes, si piensas que tu sistema está fuera de control, dedica esta semana a reiniciarlo y simplificarlo.

¿Lo tienes todo bajo control?

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman