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Pues después del episodio anterior que dió comienzo a la temporada, hemos elegido un tema, quizá no demasiado sesudo, pero que sí genera muchas dudas y controversia en nuestra comunidad. Cuando nos vamos de vacaciones, ¿dejamos de aplicar GTD?, ¿cerramos nuestra APP y dejamos de recopilar, aclarar, etc.?
Nuestro uso del GTD durante las vacaciones
Antes de hablar de aplicar GTD durante las vacaciones, queremos ver qué pasa con GTD antes de irnos de vacaciones. ¿Hacemos algo especial antes de empezar las merecidas vacaciones?
Generalmente a todos se nos quedan muchos proyectos abiertos en el trabajo que tienen que continuar nuestros compañeros, por lo que tenemos que asegurarnos que se quedan activos y que continuarán avanzando mientras no estamos. Una buena práctica es hacer una revisión muy completa de nuestro sistema una o dos semanas antes para ver todo lo que necesitamos que avance en nuestra ausencia e ir preparando lo necesario para delegarlo.
Y después de esta introducción, ¿seguimos aplicando cada uno de los cinco pasos del GTD?
- Capturar: Seguimos capturando con regularidad, los dispositivos y herramientas que contamos nos permiten seguir con nuestro nivel de captura habitual. No obstante, el tipo de estímulos que capturamos cambian, porque reducimos las capturas de temas de trabajo.
- Aclarar: Aclaramos bastante menos, pero no lo dejamos. El que puede intenta no tocar el ordenador del trabajo. Utilizamos un momento a lo largo del día para aclarar que no interfiera con los planes de la familia. Por ejemplo Manolo se despierta antes que los demás y aprovecha ese momento.
- Organizar: Cómo Aclarar y Organizar suelen hacerse al mismo tiempo, hacemos lo mismo que en el caso anterior. Disminuye la frecuencia con la que organizamos y buscamos un momento compatible con los planes de la familia.
- Reflexionar: Las revisiones tienden a ser las grandes damnificadas durante el verano, principalmente porque si estamos fuera de casa nos faltan muchos de nuestros elementos habituales. Revisamos menos pero si nos aseguramos de hacer una revisión profunda a la vuelta de vacaciones para poner todo en orden. Manolo incluso un poco antes de incorporarse revisa el mail del trabajo para ir preparado.
- Ejecutar: Principalmente seguimos ejecutando según nuestras listas. La ejecución de tareas en vacaciones va en función de las tareas de dichas vacaciones. Nada tiene que ver con el trabajo habitual (hacer la compra, efectuar alguna reparación en casa, etc. Casi podríamos decir que se trata de “trabajo según surge”). También es una época en la que hacer avazar esos proyectos personales o familiares para los que no encontramos tiempo a lo largo del año.
Durante (y previo a) las vacaciones otra cosa en la que nos apoyamos mucho son checklist y mapas mentales. Checklist del tipo: Preparación de equipaje, planificación del viaje…
Por ejemplo Manolo la planificación de un viaje, la suele empezar en la incubadora. Tiene anotado un destino que quiere conocer, cuando ya ha decidido que este año va a hacer ese viaje, lo saca de la incubadora y empieza a planificarla. Inicialmente hace un mapa mental del destino con el nombre del viaje y ramificaciones del tipo: Etapas del viaje, comidas/restaurantes, visitas a monumentos. Ese mapa mental se queda como referencia pero se transforma en diversos proyectos y/o acciones (comprar billetes, reservar hoteles, etc.) que se reflejan en su sistema.
¿Qué haces tu con tu sistema durante las vacaciones?
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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman
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