Cuando uno descubre GTD, lo pone en práctica y ve lo bien que le funciona, rápidamente busca la forma de hacer que su equipo de trabajo incorpore la metodología. Lamentablemente, el tiempo evidencia que eso no es posible.

Y es que GTD es un sistema de productividad personal, por lo que su aplicación en equipos, como metodología de trabajo no es posible. Si es posible que todos los miembros del equipo usen GTD y eso crea sinergias, pero bien sabemos todos que eso no es lo habitual.

GTD con el trabajo en equipo

Pero pese a todo esto, hay una parte de los hábitos que propone GTD que repercutirá de forma positiva en el equipo, aportando beneficios y mejorando la productividad general.

Las listas de agendas

Tal vez la mejor herramienta para evitar interrupciones innecesarias. Es muy habitual en las configuraciones de oficina actuales en las que todo el departamento es un espacio único consultar al compañero una duda en cuanto la necesitamos. Nosotros seguiremos avanzando pero hemos interrumpido en su trabajo al otro.

¿Qué podemos hacer?

Acostumbrar a todo el equipo a usar una lista de Agenda con cada compañero y definir unos horarios de consultas a lo largo de la jornada para facilitar que todos tengan sus horas de trabajo y sus horas de interacción entre ellos.

La lista A la Espera

Como persona individual la lista a la espera te ayuda a hacer el seguimiento de todos los temas que tienes a la espera de algo con una persona. Como equipo esta lista ayuda a realizar seguimiento de lo que tiene pendiente de realizar o entregar cada miembro del equipo de trabajo. Aquí hay que coordinar las herramientas oficiales de la empresa, si las hay, con las individuales con las que gestionamos nuestros sistemas.

La revisión semanal

No se trata de que cada uno revise su sistema y ponga al día (que también) sino una puesta en común del estado de los proyectos realizada de forma periódica.

Hemos dicho semanal pero puede ser diaria, mensual o trimestral. Incluso puede combinar varias de ellas, por ejemplo, un pequeño briefing de unos pocos minutos al día combinado con una reunión quincenal de seguimiento. En este caso los plazos de las reuniones dependen en gran medida de la naturaleza del trabajo del equipo.

Why GTD® Matters to Your Organization

Pues hasta aquí cómo hacemos nosotros para compaginar GTD con el trabajo en equipo.

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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman