En este episodio vamos a hablaros sobre el montaje de un sistema GTD con Google Apps, la suite de productividad de Google.
Nota: Es posible que cuando leas este post Google haya decidido cambiarle el nombre al servicio. Son cosas que pasan con Google 😉
Para ello volveremos a responder una pregunta Joan Jané:
¿Es posible implementar GTD usando únicamente las aplicaciones de Google? Me encantaría si es posible un podcast al respecto.
Joan Jané
¿Qué nos ofrece Google apps?
- Google Calendar: Es la aplicación de calendario digital que permite planificar reuniones, compromisos y eventos. Podemos crear eventos individuales o recurrentes, invitar a otros usuarios en tiempo real, sincronizar nuestro calendario con otros dispositivos, así como programar alertas y recordatorios para asegurarnos de no olvidar nuestras citas.
- Google Tasks: Tareas es la aplicación que Google nos ofrece para poder confeccionar listas y anotar recordatorios en cada una de ellas. Permite poner fechas, simples o recurrentes, y se encuentra plenamente integrada con todo su ecosistema incluyendo a Calendar o Gmail.
- Google Drive: Este servicio nos permite almacenar nuestros documentos y trabajos en línea, lo que significa que podemos acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo. Además, nos permite compartir documentos con colegas, clientes o colaboradores externos. Esto es especialmente útil para proyectos donde se requiere trabajo en equipo.
- Como parte de Drive, Google Docs, una herramienta de procesamiento de texto, es la forma en la que podemos crear documentos en línea. La ventaja es que varios usuarios pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo, y ver los cambios en tiempo real. Google Docs también nos permite trabajar offline, colaborar y editar documentos como equipo, y guardar los archivos en diversos formatos.
- Y también Google Sheets, que es la herramienta de hojas de cálculo de Google. Es muy útil para hacer presupuestos, seguimiento de gastos, tener listas de tareas, y mucho más. Permite importar o exportar datos desde otras aplicaciones, crear gráficos y diagramas, y la posibilidad de compartirlo con otros usuarios y trabajar en equipo.
- Google Keep: Keep es la aplicación de notas de Google y, como el resto, se encuentra plenamente integrada en su ecosistema.
- Gmail: Es el más que conocido servicio de correo electrónico de Google y que se integra a la perfección con otros servicios como Calendar y Tasks. Además, en los últimos tiempos Google ha diseñado una integración muy estrecha de este servicio con el de Chat instantáneo, tanto individual como en salas, y con Meet, su servicio de videoconferencias.
Google ofrece muchos más servicios pero con estos entendemos que podríais montar un sistema GTD completo sin ningún tipo de problema.
¿Y cómo os proponemos usar Google Apps para GTD?
- Bandeja de entrada – Correo Electrónico: Gmail
- Calendario: Google Calendar
- Material de Apoyo: Google Drive
- Notas: Google Keep y/o Google Docs
- Listas de Tareas: Google Task
Las grandes ventajas y desventajas que le vemos a Google Task serían:
- Muy sencillo, tal vez demasiado
- Crear listas del sistema (Siguientes acciones, Proyectos, A la Espera, Algún día tal vez…)
- Integración con el resto del sistema
- No dispone de la opción de usarla a pantalla completa, como una app independiente
- No poder agrupar tareas y colapsar listas
Pues hasta aquí este episodio sobre GTD con Google Apps.
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La sintonía del podcast es All the Fixings de Zachariah Hickman
Hola amigos!
Saludos de un colombiano viviendo en São Paulo, Brasil ya hace un rato…
Primero, muchísimas gracias por su ENORME labor, los escucho ya desde hace algún tiempo y los felicito por su blog/podcast que siempre aporta cosas interesantes a nuestro mundo.
Comparto mi experiencia con las APPS de Google para quien pueda interesarse.
Uso como herramienta principal Google Keep. Simple pero poderosa!
Vengo de una app americana que se llama GSDFaster muy buena también, pero sentía falta de poder usarla en el computador.
Eso me hizo migrar a algo que estuviera siempre sincronizado en todos los dispositivos. Y partiendo desde esa necesidad Google Keep es la reina.
Con la funcion de Labels tengo los diferentes procesos de GTD. También los contextos. Personas checklists etc. .
Capturo al instante solo con la función de + del app. Realmente fácil.
En el carro conduciendo, le puedo dictar y me escribe la nota. Que es muy práctico también para mi, que ando mucho por fuera.
Aclaro en el celular o tablet dependiendo de donde esté en el momento.
Organizo, marcando y desmarcando los labels… las notas/cosas van siguiendo el flujo por el sistema, pasando de un label a otro.
Hago uso de la función de archivar las notas entonces solo aparece en la pantalla de inicio lo que falta por aclarar (inbox) y arriba los recordatorios que “saltaron” en el dia.
Normalmente trabajo desde el computador y filtro las tareas por contextos + tiempo disponible (se pueden filtrar varios labels al mismo tiempo entonces segmento muy bien varios contextos)
Y bueno. me da muy buen resultado y es mi herramienta principal hace ya casi 4 años.
Google Keep!
PROS
– Gratis
– Sincroniza instantáneamente y perfecto en cualquier dispositivo. (Por eso termine aquí)
– Puedo referenciar emails o páginas web con un click.
– Gran poder de búsqueda.
– Convierte texto de fotos o cosas que escribí en papel a texto digital automáticamente.
– Funciona offline desde el celular y cuando vuelve al internet se sincroniza.
– Simple y poderosa!
CONTRAS
– Montar todo de cero. No hay nada hecho por default. Se debe construir el sistema.
– A mi no me importa, pero algunos prefieren no compartirle su vida a Google.
– Hay que conocer el método para poder llevar uno mismo el proceso.
Resumiendo mi sistema…
Herramienta principal Google keep
Calendario de Google. (Enviado desde los recordatorios del keep)
Archivo/ referencia Google Drive con links desde keep
Espero haber contribuido!
Saludos un Abrazo!
Pablo Guerrero
Ps: nota escrita desde Google keep. Labels Archivo/referencia y Label GTD aprendiendo GTD cometario
Hola Pablo,
Nos hemos centrado en Google Tasks porque es el servicio ofrecido por Google para crear listas de recordatorios y probablemente la opción elegida por defecto por la mayor parte de personas, pero como dices es perfectamente posible llevar tus listas en Google Keep. ¡Muchas gracias por compartirlo!
P.S.: Bonito lugar donde vives, tengo familia allí y mi mujer e hijo se van el mes que viene a pasar unas semanas.
Hola a todos!
Saludos desde Córdoba (Andalucía)! Yo estuve usando Google Tasks durante bastante tiempo antes de pasarme a Todoist, y existe una extensión en la Chrome Web Store que se llama Full Screen for Google Tasks que facilita bastante la vida a alguien que use el ordenador para revisar sus listas.
Hola Alejandro,
¡Muchas gracias por tu aporte!